学生档案管理系统设计与创新

张婧雯

（北华大学计算机科学技术学院，吉林省吉林市 132000）

从《档案室管理员岗位职责》可知，档案管理的基本性质是集管理性、政治性及服务性为一体的工作，并且具有相对的社会独立性。一方面，各个人员的档案管理，服务于社会企业或学校，最终服从于政治，因此具有政治性。随着AI技术的不断升级，学生档案管理系统也将在高科技的发展下，不断进行设计的革新流变及数据完善。

1 新课改视域下学生档案管理系统

1.1 学生档案管理系统的基本性质

学生档案管理模式的系统化及管理过程的服务意识，又决定了其服务性及管理性特征。学生档案管理系统的基本性质与档案管理相同，其从对社会大众的针对性管理缩小到学生，具有推进人文教育及维持校园秩序的基本作用。另一方面，档案管理系统中的工作人员或系统设计自身，具有相对的独立性，其无法被档案管理人员自身进行利用，仅能服务于管理者。因此，作为独立于学校与学生的第三方，档案管理系统的设计需根据其性质，朝着安全性、监察性及公正性的管理方向开展。

1.2 学生档案管理系统的发展现状

不同于社会企业的档案管理系统，学生的档案管理系统作为连接学生入校前及出校后的桥梁，具有流动性。目前，大部分学校依旧采取传统纸质档案入库、人工档案记录的形式进行系统管理，无法负载大批量的学生档案工作。2008《高等学校档案管理办法》明确了档案管理的重要性及必要措施，为其他各阶段学校的档案管理发展提供范例参考。基于此，我国学生档案管理系统开始升级，但仍存在升级不统一的现象。因地域性（一线、二线、三线等不同城市）及学校性质（私立、公立、义务教育、民办）等不同，各个学校的档案部门使用的计算机型号规格也不同，学校档案管理软件无法互相使用调整，信息编辑过程滞缓，阻碍电子档案系统的发展。

1.3 学生档案管理系统的价值意义

一方面，从短期价值来看学生档案管理系统具有维持校园人员秩序、规划校园活动运作的具体作用。除在学校进行班级划分、寝室管理等，根据学生档案中对学生品行的考察记载及学生自身的特长所在，校园在举办重大赛事活动时，档案的调动及梳理具有参考价值。学生的档案系统，对于学生自身成长及校园运作具有重要推动作用。另一方面，从长远来看档案的证据性及情报性价值，在宣传教育素材、记录文化创造的过程中具有重要的历史价值。综上，由学生档案管理系统的价值可知，学生档案管理系统设计创新的研究，具有重要的现实意义。

2 学生档案管理系统的设计探究

2.1 数据录入存储模式探究

随着计算机技术的发展，现代化的学生档案管理系统，多以人工手动机器录入、自动上传存储作为档案管理及存储的基本方式。一方面，手动机器输入，能够节约纸质记录中字迹不清晰、纸质老化等问题，增强信息记录的准确性。针对机器中录入错误的档案信息，线上可直接实时修改。但随着学生基数的增大，信息录入工作对档案管理人员的要求加大，手动输入的错误率较以往有所上升。另一方面，目前各个学校的档案存储管理系统，在自动上传后没有细化分类的层级设计，仅以区域或年级作为学生档案划分的依据。并且，许多学校以磁盘或光盘作为文件资料的最终存储方法，这类与智能系统分离的非一体化管理模式，不利于学校档案智能存储、自动上传后的设计细化。

2.2 档案价值鉴定系统设计

在学生档案管理分类及录入时，档案价值鉴定是鉴别档案重要性、处理档案存毁去向的重要步骤。目前，对于档案价值鉴定系统的设计，依旧以人工鉴定下的双保险系统为主。针对已经超过学校馆藏保管期限的档案，由学校领导及鉴定委员会或相关机关人员进行可视化鉴定工作。面对需要继续保存的档案直接保存，对于需要重视且重点保存的学生卷宗需由专家组委会进行批准，而针对需要销毁或转移的档案，则需以“双人监销制度”进行核查销毁，保障档案卷宗的正常去留。学校的档案价值鉴定系统十分严谨，但机构冗杂、经手人员较多，档案鉴定及核查效率慢。在档案价值鉴定中，经常出现核查专家主观意见不一的情况，档案的去留问题探讨时间反复、系统臃肿。

2.3 拓展类档案分系统探究

目前，学校对学生档案管理的系统录入，大多仅录入学生的基本信息。例如学生的基本身体信息、学习就业信息、基本家庭信息及学习情况等。现阶段已经有学校开始通过家访及实地调查的形式，调查学生的实际家庭关系及交友关系，以便更好的了解学生个体、辅助学生人格得以健康成长。我国《关于加强心理健康服务的指导意见》明确指出要加强青少年的心理健康教育，针对学生的心理建档方面，还需学校的档案系统进行更新升级，添加非基础信息的拓展类档案。

3 学生档案管理系统的创新设计路径

3.1 人工智能演算存储

针对自动化存储系统的功能单一性，以AI技术融入学生档案管理系统，实现系统设计上的智能化升级。在系统档案录入时添加智能扫描技术，省去大量的人工录入时间，并提高信息录入的精准度。智能扫描技术下的机械复检功能，在检查信息的同时可更正信息时效性，保障学生信息录入及信息存储的实时性。信息录入后的人工智能演算存储系统，根据不同年龄阶段及不同班级的学生进行信息分类，根据不同兴趣爱好及成绩进行二次细化分类，自动划分各个学生的档案走向，为学生选择专业、走向社会时的档案查找及规划提供范例。鉴于此，学生档案管理系统得以在人工智能的自动演算下，进行层级细化，便于学校对于档案的组织管理与筛查。

3.2 人工复检档案宗群

为解决学校学生档案价值鉴定的繁杂工作，以智能系统融入档案监察工作，以人工复检作为人文再检的保险手段，并设置特殊文件存储系统，作为重要档案的系统分支。首先，划分档案价值评估标准，并将标准录入智能档案系统中，由智能系统进行初步的筛选核查。智能核查后需要销毁后重点存放的档案，进行单独入库处理。其次，鉴于智能系统的人文性缺失，学生的档案去留需由人工复检判断，而非单一由机器进行处理。对于部分具有校园历史文化价值的档案，进行档案宗群建设，重点存储在校园档案管理系统中。最后，基于“高龄档案卷宗应当受到尊重”的标准，部分建校时间较长的学生档案，在进行价值鉴别时还需先进行档案修复，以免漏缺重要学生人物的基础档案。

3.3 心理档案建设平台

为契合我国教育部对现代学生心理健康教育的重视程度，及现代青少年心理障碍及行为事故的增多，必须拓展基础档案种类，建设心理档案系统，实时关心及监测青少年的心理状况，对于进入社会后的青少年，心理档案入库可方便企业进行人员考察。一方面，针对学生进行统一的基础心理测试，并收录学生的具体心理构成指标列表。其作为基础的心理档案平台建设方式，能够初步判定及核查学生的心理健康状况。另一方面，对于在校园中产生特殊心理表现的学生及行为进行档案入库，并对学生档案进行重点标记，便于教师引导教育。

4 结束语

通过智能建档存储设计、人工复检鉴定系统及心理档案建设平台等多元路径，学生档案管理系统设计的广度及深度都有所完善。学生档案系统不仅朝着科技化的创新方向发展，还将学校的人文教育性考量其中，添加心理建档系统，推进学校素质教育发展下的档案管理系统基础。随着AI技术的不断升级，学生档案管理系统也将在高科技的发展下，不断进行设计的革新流变及数据完善。