虚拟团队管理在咨询公司中的应用研究

【摘要】科技的进步解决了项目团队管理中跨时空交流协作的难题，助力了虚拟团队在咨询公司中的广泛应用。通常虚拟团队的成员都是各个领域较有建树的专家并扮演着诸如项目顾问的角色，而PTA兼职项目助理则是咨询公司虚拟团队的一种特殊表现和组成形式：成员是在校生和应届毕业生，成果交付形式也多为基础调研数据，分析报告和文书整理等。通过访谈和数据分析结果可知PTA对于咨询公司在项目团队效率提升以及人力成本控制方面的贡献可圈可点，值得其他同样以提供专业服务为输出的组织借鉴。

【关键字】虚拟团队管理，PTA，兼职项目助理，咨询公司，项目管理

1虚拟团队和PTA的定义

虚拟团队是一种灵活高效的人力资源管理模式和组织方式，由分散在不同区域的成员借助现代信息技术和通讯系统，为达成一定期限内的特定目标而构成，成员多具有极高专业知识水平并能相互协作解决工作中的问题。

PTA（part-time assistant）即兼职项目助理是咨询公司为解决项目紧急用人需求并甄选优秀学生作为Summer Intern暑期实习和Campus Recruitment校园招聘候选人而开展的一项特殊的实习生项目。最初招募对象是高校毕业年级的学生，后为能在更广范围高效配置人力资源获得竞争优势，咨询公司相继将低年级学生和即将读研的应届本科毕业生纳入选拔范围。而当项目组要异地调研时，涵盖调研国家或者城市当地的学生和中国留学生的跨国团队应运而生。项目参与形式也从最初的进入公司与项目组或者某一固定的顾问实地工作;逐渐演化为项目开始时要参加启动会议，任务清楚分配后灵活办公;到项目启动会议都可以远程线上视频参加的虚拟团队形式。PTA成员多从事基础的资料搜集、整理、访谈和项目文书的翻译等，而这类工作即便不在咨询公司实地进行也可以借助诸如Outlook、Skype、Zoom、微信视频等成熟的数字媒体通讯工具进行沟通。

2 PTA现状

咨询公司的常规实习项目有两个路径：Daily Intern日常实习和SummerIntern暑期实习;日常实习不但名额稀有条件苛刻，还需要每周至少三天的出勤。而由于多数在校生课程紧凑、课业负担繁重，很难深度融入团队和参与细致的项目实施，咨询顾问容易丧失培训学生的动力和热情，同时学生却常抱怨自己沦为廉价劳动力得不到提升。但如果学生以请假或者逃课的方式达成出勤率不仅影响对于实习工作的专注，更背离了企业提供实习岗位的初衷。虽然暑假期间学生看似可以全勤实习，可咨询公司各类项目的需求周期并非与学生的空档期一致而且暑期实习名额稀少选拔程序繁琐耗时，远不能满足项目对于人力的需求。此時项目组若依赖暑期实习生不光流程耗时赶不上项目进度，也会增加不必要的财务支出。

PTA的出现化解了双方的尴尬：对于学生而言平日学业紧张分身无术，暑期千军万马拼抢优质实习僧多粥少，PTA不光给予学生时间上的便利更提供了参与真实商业项目的机会;对于咨询公司来说PTA让项目组在应对突然的人力资源需求时能灵活应对，不但节约了成本而且让顾问能够抽出时间专注更加贴近核心业务的任务的工作。因此多数咨询公司每年会定期发布PTA招募信息，筛选有潜力的学生进入Talent Pool，当项目有需求时便迅速从库中选拔学生参与到项目中。

3 PTA特点

组织要在全球信息化急剧发展的今天取得商业成功，离不开在恰当的时刻有合适的人出现在需要的地点去解决业务难题。而PTA模式则能够利用组织分布在不同区域的项目成员来推动目标的达成，特别当需要搜集或者调研某地的产品，消费者和竞争对手等情况时，雇佣生活、求学于在当地的学生组建PTA小组必然比派遣全职员工出差要更节约成本和便捷的获取精确信息。

3.1临时性

PTA成员的招募皆因业务需求而起，即便是有着成熟管理制度和固定招募期的公司仍旧会因为业务负荷的突然增加而临时发布PTA需求。当项目需要额外人手支援时，已建有PTA Talent Pool兼职项目助理人才库的公司会直接从库中挑选专业背景，实践经历和服务时段符合的学生加入;没有常备人才库的公司或者人才库中无合适人选时，项目组则临时对外招募。此时不光人力资源部，项目经理和其他顾问都会参与招募信息的扩散和候选人面试筛选的流程中。不论何种情形，过往参加过本公司或者其他同类咨询公司PTA项目并有良好记录的同学会被优先录用。

3.2灵活性

PTA的灵活性可见于成员相互之间的工作方式。首先，PTA是根据项目实际需要来组建团队并有灵活的进入和退出机制。一旦项目完成交付或被终止，团队即解散。其次，成员不用像传统团队一样必须在固定时间和地点办公，而是借助互联网为载体的多媒体技术和移动设备跨时区跨地域交流。即时沟通并非是PTA项目不可或缺的要素，虽然时差的存在会导致通讯间歇中断，但只要项目经理、全职顾问和PTA成员事先明确好项目进度，里程碑节点和各阶段要交付的成果，项目依旧会正常推进。

灵活性同时体现在PTA项目周期上。与常规实习生项目不低于三个月或者暑期不低于两个月全勤的要求和有相对固定的起止时间相比，PTA短仅数天，长可半年。但有时也会因项目的突然终止而解散，这也是常被PTA学生诟病的一点。

3.3多样性

PTA项目成员来源丰富且存在文化背景差异。除了咨询公司本身所在地学生会被选拔进项目，一些跨国项目还会招募目标区域的本土学生和当地中国留学生。多样的成员组成考验着PTA团队跨地域和跨时空协作机制是否健全，同时对成员间跨文化交流的效率和异议处理规则也提出了挑战。语言障碍的影响已随着成员外语能力的提升和各类翻译工具的普及而减弱，但由于成长环境有着不用的文化背景，成员在思维方式和行为习惯方面存在差异依旧是制约虚拟团队项目能够顺利推进的重要因素之一。例如成员间对于是否要表达和如何表达自己的观点有着不同的解读与表现，甚至是在小组讨论中沉默的含义也不尽相同。

3.4成本优势

虚拟团队增加了咨询公司可调用的资源范围，动态地集聚和利用分布于全球的人力资源。PTA敏捷的运作模式和灵活的人员进出机制缩短了人才招聘周期，使得项目不会因为部分岗位人手的紧缺而影响整体进度。财务层面PTA不但仅支付金额上等同于实习生补贴的费用给学生，还解决了临时项目雇佣正式全职员工，项目交付或被迫解散后全职人员的妥善安置以及经济赔偿问题。

4 PTA團队管理中的问题及解决建议

沟通、信任和跨文化管理与个人绩效和虚拟团队的整体绩效息息相关。高效的团队沟通是信任桥梁的搭建不可或缺的基础，但虚拟团队的成员不光跨越时空还存在着诸如上文提及的背景、思维方式、工作习惯等先天的差异，更难形成统一的愿景和使命感。

4.1组织线下交流并设置固定的日程和反馈周期

虚拟团队面对面交流环节时常缺位，虽然诸如Skype，Zoom和微信等使用会不断加强成员之间的联系，但PTA成员在团队组建之初的线下互动对信任关系的养成不可或缺，特别是看似与项目本身无关的信息却为日后的融洽沟通奠定了基调。因此项目经理要为成员创造交往机会和搭建沟通平台，例如咨询行业可以在每年固定扩充完PTA人才库后组织线下集中培训或者其他交流活动;也有咨询公司将PTA选拔环节打造成线下训练营的形式，选择一个周末让成员间尽可能的深度互动以加深了解。

4.2建立和执行合理的奖惩机制

虚拟团队信任的建立还应配备与目标协调一致的奖惩机制，并确保成员都清楚知晓规则。激励理论指出激励在绝对报酬和相对报酬的双重影响发挥功效，因而在强调分配结果公平的同时还应注意分配程序的公平。因而在管理PTA团队时要有机结合短期与长期激励，同时搭配竞争和择优规则，对于表现出色或者长期服务的PTA可酌情给予Summer Intern名额或者年度校园招聘的Quick Pass直通卡等;对于参与度低且贡献度极其有限的成员要及时的提醒、督促、调换项目组直至终止当下PTA资格和拒绝日后再次加入本公司的PTA项目等。

4.3建立冲突管理机制

任何类型的团队冲突发生后的补救远不及事前的预防和事中的调整更为节约资源和维持团队的完整性。PTA虚拟团队可考虑两类预防措施：一是项目负责人选择合适的项目类型交由PTA团队执行;二是在组员挑选环节制定适宜的标准以期降低冲突发生的概率。

通常适合虚拟团队完成是常规的，多以提供数据报告产出为主要交付和不要求成员之间过多依赖和即时回应的任务。以下标准可供咨询公司项目经理在PTA成员筛选环节参考：第一，具有灵活应用现代通讯技术，特别是互联网平台工具的意愿和能力;第二，有能力且主动在团队协作中表达自己的观点;第三，不随意评判和诋毁他人且有意愿与来自不同国家和文化背景的成员共事;第四，较强的时间管理和Muti-Task多任务管理的能力。

此外PTA项目可以设置冲突调解员来预防与调解成员间甚至PTA成员与项目经理间的摩擦。理论上扮演者可以是PTA组员、项目经理或者公司人事，但实际访谈发现成员更倾向于选择在前期会面中较为活跃并给成员们留下良好印象的队友而非是在职级上资深的员工。因为前者对项目和其他成员表现出更深厚的情感，因而收获了更多的信任，让其担任冲突调解员可以更好的凝聚团队。在某公益咨询公司项目实施中项目经理会邀请往届PTA表现优秀的学生以观察员身份加入工作群组和线下讨论会，效果显著。

PTA在帮助咨询公司最大化人力资源优势和提升项目效能方面有着独特的贡献，同时也为在校生近距离感触真实职场提供了新的途径和方式。但该用工形式潜在的风险也应引起企业重视，例如尽管大部分咨询公司会支付补贴给学生，但依旧有部分咨询顾问私自招募的PTA在交付了约定的成果后却没有相应的酬劳，是否会触及到劳动法相关条款，并将公司牵扯进劳动纠纷;如何提升PTA成员道德意识来预防诸如虚报调研信息等弄虚作假行为，都是后期的研究中可以关注的方向。

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【作者简介】

李想，男，汉族，江苏泗洪人。英国爱丁堡大学培训与发展管理专业硕士研究生。现就职于奥美整合行销传播集团人才资源中心，香港中文大学（深圳）校外导师，研究方向：人力资源管理、组织行为学和文化创意产业人才培养等。