浅谈食品检验仪器设备档案管理

□ 陈晓旭 阜新市检验检测认证中心

随着各方面的发展和进步，食品检验越来越受到大家的重视。食品检验仪器设备的档案管理有利于检验仪器的维护和实验的顺利进行，因此科学地管理仪器设备档案是做好检验工作的重要程序。

仪器设备是质量检验机构开展工作的重要工具，它在各单位的档案管理中扮演一个重要的角色。为了保证实验室质量管理体系正常运行，需要将仪器设备档案科学化，使其在实际食品检验中发挥重大的作用。

仪器设备档案科学管理的必要性

设备档案在食品检验工作中的必要性主要体现在：一是可以记录仪器的使用过程；二是可以为检验仪器提供技术基础；三是可以保障检验仪器高效利用性；四是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。设备档案管理有利于掌握检验仪器的运行状况，有利于仪器资料保管的完整性，有利于为检验仪器的维修提供依据。

设备档案影响着科研的过程和实验的结果。仪器设备档案还可以通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。检验仪器设备档案的资料包含其使用过程中所产生的数据信息。新时代发展需要拥有与自身功能业务相适应的检验仪器设备，但是对于如何管理好，使用好仪器设备，有效提高仪器设备的使用率，减少仪器设备突发故障，则需要查阅较为全面的仪器设备档案，尤其是仪器设备的使用记录。

检验仪器设备档案管理中出现的问题

信息资料收集不及时、不全面

仪器设备应由所在检验部门的仪器管理员组织部门仪器负责人建立仪器档案。对于大型仪器，独立建立档案交档案室统一保管，小型仪器或辅助设备可按类别集中建立档案。在开始建立档案时和使用后都会出现一些漏洞，每一个仪器设备都有自己的资料信息。如果对这些材料收集时延误时间、材料内容片面，并且在仪器购置时，就对这些仪器设备的一些使用说明书、安装调试文件和设备维修文件等最初资料不重视，就会在保存中存在失误，从而影响仪器设备后期使用。检验仪器设备能否正常使用是需要许多数据资料在背后支撑的。在后期使用时，会不定期产生数据信息，这些信息数据如果不能及时整理，档案资料也会不完整，有缺失。在日常工作中，检验仪器设备档案信息的缺失会对仪器设备在使用中造成一定的影响。在目前的检验仪器档案管理中，缺乏科学的有效管理，应该不断完善档案管理程序。

传统档案管理方式整理不规范

大多数的检验仪器设备档案管理都是采用传统的方式，在使用过程中，会有越来越多的仪器设备，随着开发和使用，设备开始增多，那么设备档案也会变得更复杂。过去对档案的管理方式不科学，这种旧的管理方式已经没有办法适应新的仪器设备的档案管理。传统的设备档案管理中，主要依靠人工先对仪器设备信息开始收集，然后再进行分类整理，最后采用纸质的形式装盒对档案进行保存。这种落后的管理方式既费时又费力，而且纸质的信息资料很容易被损坏或者丢失，对文档资料的保存性能比较弱。这样这些仪器设备档案就会很容易出现差错。在人员交替更换和衔接的过程中较容易出现资料脱节、信息不完整的情况。

科学有效管理仪器设备档案

健全组织机构，完善档案体系

科学有效地管理食品检验仪器的设备档案，一是要注重专业性，让更多的专业人才加入进来；二是提升个人素质能力，让档案管理人员有素质、有能力；三是要精准地了解检验仪器方方面面的内容，多与实验人员沟通，掌握仪器设备的相关资料，在实践中获取经验，为提升自身专业水平而努力；四是要单位做好自己的角色，明白食品检验的重要性，那么仪器设备档案管理也是重中之重，要实时监督仪器设备的使用情况，定期安排专人对仪器进行维护。当然，及时核对档案资料信息也是职责所在。

在食品检验中，检验的仪器设备是主要工具。在实际工作过程中，查看阅览仪器档案信息是可以快速了解仪器的简要方法。所以，健全组织机构、完善档案体系是科学有效管理仪器设备档案的主要对策。

引进计算机技术对设备档案进行现代化管理

去除传统档案管理方式中的不足，使用新方式对档案进行管理。现如今，比较方便的方式就是建立信息化的管理平台。这种新型方式就是使用计算机和网络技术，进行实时更新与录入。这样就可以快速查找自己需要的信息，并且准确性也高。而档案管理员只需要对计算机进行维护就可以有效保存档案。另外，可以利用计算机系统及数据库技术对设备的使用状况、运行状态、维护情况进行查询。这种现代化档案管理模式，既减少了工作量，也提高了准确性，方便快捷。

结语

食品检验仪器设备档案管理是仪器设备管理中的基础，也是一个重要组成部分，同时也是一种信息资源，具有不可低估的作用。管理员要高度重视仪器设备的档案管理，使其发挥潜在功能，多策并举，让仪器设备在食品检验管理中发挥应有的作用。