分析企业档案管理发展趋势及措施
2019-01-04何月
何月
摘要:企业档案管理主要是对企业生产经营活动的原始记录进行保存和管理,企业档案承载企业发展历史,为企业未来发展战略规划提供数据,为国家经济发展提供参考依据,由此可见,企业档案管理在企业管理中具有非常重要的地位。做好企业档案归档工作,能提高档案利用效率,帮助提升公司绩效,加快企业健康发展。随着信息化管理对企业管理的渗透,企业办公效率越来越高,但传统的档案管理明显跟不上节奏,为了紧跟企业的发展步伐,档案管理改革势在必行。为了做到有的放矢,实地观察企业档案管理,发现部分企业档案管理工作中仍存在一些问题,严重影响到企业档案管理的质量。因此,加强对企业档案管理发展趋势及措施的研究,对于企业的发展是非常具有现实意义的。
关键词:企业档案管理;创新;措施
1企业档案的特点
1.1综合性
为社会提供服务和产品活动的记录是各种经济因素的综合应用,也是各种活动公司形成的所有档案的总和。从长远来看,记录了企业发展的过程,并为企业领导者和企业合作伙伴提供可靠的信息,如企业产品,开发,技术,经济等。横向,它可以反映公司的综合管理信息,是一种书面材料,承载着基础设施,生产,管理,财务,设备等各种活动。
1.2现实性
企业文件是企业发展和生存的信息资源。它通过企业生产,技术开发,市场拓展和运营管理逐步形成,并在企业管理中发挥着不断的作用。有必要详细记录公司的活动轨迹,不能与公司在社会经济学中的密切活动分开。另一方面,企业文件是具有非常重要的使用意义的营销文件,表明企业的真正利益,例如企业文件市场活动的重要武器,技术文件是企业的材料。这也是进行生产的必要因素。另一方面,企业档案是企业产品的研发,与企业的生产和销售有着密切的关系,如果与企业档案分离,相当长期的使用价值和重要作用拥有,企业生产无法正常运作。公司档案创造了更好的运营模式,为公司创造了更多价值,包括生产和管理,技术改进,权益保护,生产和管理,技术改进,权利和利益。因此,在企业的各个方面都具有重要的保护作用。
1.3知识性
企业档案内容丰富,反映了管理者对客观现象的看法,记录了企业的时间活动。企业档案是创始人的智慧和行动的总结。企业的现状可以反映企业的历史进程,当前企业的时代决定着企业的未来发展,企业可以生产,经营,管理,开发等。如果您没有参与各种经济活动,例如公司的档案将包含公司需要的信息,公司将通过历史摘要获益以获得经验有必要学习和使用各种条件,使公司的经济。营员为公司的成长和发展提供了有效的条件。
1.4经济属性
公司档案的制作,实施,开发和开发涉及一系列经济活动,如生产,管理,销售,预算。企业的特殊属性是企业的经济属性。企业的经济属性决定了企业活力,经济价值和保值的价值。其经济属性在企业档案中体现,企业的经济效益越来越接近,企业档案是公司特殊财产的两个方面。企业档案与企业的经济利益密切相关,企业工业档案属于公司有形资产中存在的特殊资产,是公司实物资产的重要组成部分。善用公司档案可以为企业发展提供刺激,并为企业发展提供动力。帮助业务运营商扩展业务领域。
2新时代企业档案管理中存在的问题
2.1对档案工作认识和重视不够
一是部分企业对档案应有的重要性认识不足,认为档案工作对主营业务的不直接作用,不直接产生经济效益,认为档案工作只是档案管理员的事,不投入或少投入人力物力,因此存在档案工作管理和规划严重滞后的现象。二是部分企业只重视人事档案、文书档案、项目档案等,对其它种类的档案如照片、声像等档案的重要性认识不足,未认识到照片、声像类档案记载了公司重大事件的发生瞬间,珍贵且不可复制,为公司发展史编制提供依据,为对公司的企业文化建设提供素材。另外,还存在档案材料收集不及时、不齐全、不规范,业务部门对应归档资料内容和范围不明确等问题。
2.2档案管理队伍素质有待提高
一是档案人员的专业化水平不高,部分企业档案人员素质还停留在传统档案的管理水平,展现出的专业水平不符合新时代档案工作的新要求,不具备互联网时代先进的信息化档案管理能力;二是档案人员变动频繁,档案人才队伍储备不足,导致档案工作交接不到位,且持续性得不到保证。
2.3档案管理环境条件有限
目前大部分企业单位档案室还是以储藏柜为主的配置,完全没有与信息化相配套的先进设施。还有部分档案室环境不合格,存在着湿度过大、温度不均、灰尘过多等环境问题。
2.4档案安全跟不上时代要求
随着互联网时代的到来,档案信息安全是新时代档案管理工作面临的一个重要安全因素。然而部分企业和档案管理人员受传统管理理念影响,认为档案安全管理就是对实际档案安全保管,对如何保障档案信息不流失、不泄密、保障档案信息网络安全认识不够,重视不足,很多企业的档案室网络安全设备也跟不上时代要求。
2.5相关档案管理体制机制不完善
一是档案管理流程不规范不健全,对档案工作者的责任和义务不明确;二是部分档案管理制度和法规,对于信息时代档案管理工作缺乏指导性的纲领,没有完善的档案管理法规从法律层面对档案管理工作给予制约和保护。
3档案管理工作创新发展的途径
3.1创新管理理念,树立档案意识
企业领导应当起到示范作用,转变思想观念,重视起内部档案的管理工作,准确认识档案资料所起的重要作用,支持引入信息化技术,创新工作方式,大力支持档案部门的工作;档案管理人员,应当热爱自己的本职工作,遵守国家和企业制定的各项法律规范和制度规定,努力进行档案宣传工作,争取促进全体人员自觉树立档案意识,全心全意为企业服务。
3.2创新管理手段,提高工作效率
科技是第一生产力,只有緊跟时代发展的步伐,创新管理手段,才能从根本上提高工作效率。我们要增加计算机及相应的档案软件在档案管理工作中的应用,提高信息化档案管理水平,建立电子信息库,帮助企业管理者准确地掌握各项信息,准确高效的查找所需档案。科学先进的档案管理办法能够有效促进档案管理工作的开展,档案管理部门要在实践过程中摸索经验积极主动创新档案管理办法。例如,尤其对档案根据类别和性质进行实体和电子档案管理,平时一般查阅只用电子档案,不仅保护了纸质档案,又提高了工作效率;档案软件的运用,在查找信息模糊的情况下,用关键字检索,能准确高效完成任务;管理部门的管理人员不仅要准备电子目录,还要打印纸质目录留存,在没有电的情况下也能查找档案,此举有利于增加工作的灵活性。
3.3创新业务技能,提高服务水平
对于档案管理者自身来讲,也要对自己的工作重视起来,正确认识自己岗位所起的作用,积极学习专业管理知识,努力做好每一个工作细节。档案管理者的业务技能水平关系着档案整理的科学性、档案利用的高效性,所以档案管理员必须努力提升自身的专业水平,学习有关档案的法律法规,加强计算机操作,加快档案软件的运用,拓宽业务知识,加深档案开发利用。部门领导也要根据科室情况合理分配岗位职责,配合激励机制,争取达到“尽其才,尽其能”的目标。为了保证档案管理工作的先进性,企业应每年定期招聘新职工,让年轻人的青春热情感染到在岗职工,充分提升整体的活力,从而使工作效率得到提升。另外,要对档案部门人员定期开展培训教育,邀请专业水平高、管理技术强的讲师来分享经验,交流心得,从而使员工通过这种方式专业素养得到提高。
4结语
新时代有新要求,档案管理工作作为企业管理的重要组成部分,必须要与时俱进、开拓创新,不断拓宽管理思路,强化责任担当,充分利用现代新技术新手段,加快档案信息化进程,提升档案资源的利用质量和效率,充分发挥其社会功能,提供更加便捷优质的档案信息服务,促进档案工作的持续健康稳定发展。
参考文献:
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