物联网在高校档案管理中的应用探索

王 娟， 郑 川

(1.湖南铁道职业技术学院，湖南 株洲 412001； 2.中南大学 档案技术研究所，湖南 长沙 410083)

对多数高校档案馆来说，档案管理全面完成“存量数字化、增量电子化”尚有难度，实体档案管理在今后较长一段时间内仍是重要任务。实物档案的传统管理方式存在管理利用效率低、安全保障能力弱等问题，而物联网能将实体档案接入互联网的技术特点可以解决这些问题。

1 高校档案管理现状与面临的问题

1.1 纸质档案管理仍是重要任务

我国高校档案馆于1989年国家教育委员会6号令发布后陆续开始建立，经过90年代的高等教育管理体制改革，大量高校重组合并之后，高校档案馆才逐渐趋于稳定。相比于各级各类国家综合档案馆，高校档案馆发展相对落后。根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》发展目标，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化。

对多数高校而言，实现这一目标存在一定难度：一方面存量纸质档案数字化加工需要大量经费投入，对经费有限的高校档案馆来说，无法在短时间内完成，部分档案也不便于数字化加工，如实物档案等；另一方面增量电子化需要档案系统的建设与校内其他部门业务系统的建设协同进行，对学校信息化顶层设计和推进的要求较高，大多数高校目前难以全面实现电子档案归档，前期电子档案归档尝试基本以OA公文归档和教学档案归档为主。即便全面实现档案资源存量数字化和增量电子化以后，原有历史实体档案也需妥善保管，因此，在将来较长一段时间内，纸质档案管理仍是高校档案馆的重要工作。

1.2 高校实体档案管理面临的问题

在存量纸质档案未全部完全数字化加工时，必然会对实体档案进行出入库利用，传统的人工档案管理和利用存在一些问题：

(1)档案管理效率低。人工管理实物档案模式下，档案工作人员出入库房记录、档案出入库记录和档案库房温湿度检查记录等工作耗时耗力，直接拉低了整个档案利用工作的效率。

(2)错位档案定位查找困难。纸质档案一般按固定的档号规则放置，长期管理利用过程中难免出现错放等情况，一旦在原位置无法找到原档案，查找定位工作将非常困难。

(3)馆藏库存顺架盘点麻烦。馆藏库存盘点是高校档案馆的常规工作，传统的人工盘点模式不仅耗费大量时间与人力资源，盘库的准确度也难以保证。另外由于归档量难以准确预估，需要定期对档案进行顺架也非常麻烦。

(4)档案安全保障存在短板。无论是内部管理不当还是外部入侵造成的档案丢失等安全问题都难以及时发现，待进行库存盘点时发现则为时已晚，难以追踪被盗档案的踪迹。

2 物联网的技术原理和特点

2.1 物联网技术的概念和发展

美国麻省理工学院(MIT)的自动识别中心(Auto-ID Labs)在1999年提出“把所有物品通过射频识别(Radio Frequency Identification,RFID)等信息传感设备与互联网连接起来，实现智能化识别和管理”，产生了最初的物联网(Internet of Things,IoT)概念。2005年国际电信联盟(ITU)发布《ITU 互联网报告2005：物联网》正式确定了物联网的概念，指出物联网将可以使我们在任何时间、任何地点连接到任何物品。

物联网的本质在于物联和感知，通过传感器、通信、自动控制、信息等多种技术把“物体”接入互联网，实现人到物体和物体到物体的连接和通讯，它是互联网的扩展和延伸，可实现对物品的智能化识别、定位、跟踪和管理。世界发达国家和地区非常重视物联网的战略地位，美国、欧盟、日本等国不断通过政策和经济措施推进物联网基础设施建设，我国政府也高度重视物联网产业的发展。目前物联网典型应用领域有安全管理、商业零售、物流管理、医药医疗等。

2.2 RFID技术和WSN技术的原理和特点

档案行业应用物联网技术的关键技术是RFID和无线传感器网络(Wireless Sensor Networks,WSN)。

典型的RFID系统硬件由电子标签、天线、读写器组成，当电子标签通过天线接收到读写器的无线射频信号后获得感应电流，驱动读取芯片中的数据通过天线返回相关信号，读写器再通过软件做出相应处理。RFID的技术特点非常适合档案管理运用：

(1)非接触式读写。电子标签所用的射频信号可以穿透塑料、木材、各种纸张等不透明非金属材质，不同频率的射频信号通信距离范围在几厘米到十几米之间，这一特性便于在不搬动档案的情况下对其进行读写操作。

(2)快速识别。读写器可以同时识别有效通信区域内的多个电子标签，并且识别速度快、正确率高，便于对档案进行批量操作，提高工作效率。

(3)可移动识别。读写器可以识别有效通信区域内处于移动状态的电子标签，便于档案出入库的检测与档案位置的跟踪监测。

(4)使用寿命长。电子标签的信息存储在封装好的芯片中，有防水、防磁、防高温、防污染、抗干扰等优势，可以长期使用。

(5)可反复擦写。电子标签内存储的信息可以反复擦写和修改，便于更新记录档案相关信息和更改档案存储状态。

无线传感器网络由许多微型传感器节点构成，这些节点能协作实时检测、感知和采集网络分布区域内的监测对象信息，并对这些信息进行处理，以供上层应用利用。使用无线传感器网络技术可对档案所处环境和档案信息进行实时的感知、采集、传输、控制和处理。

3 物联网在高校档案管理中的应用

3.1 基于物联网的高校档案库房环境管理

库房温湿度管理。在档案库房安装分布式温湿度传感器网络，实时测量库房温度和湿度并定时自动记录，提高档案工作效率。温湿度监测网络与空调和除湿机联动进行闭环控制，可实现档案库房温湿度自动调节功能。

火警监测与消防联动。在档案库房安装烟感器监测火警情况，发生火灾时自动报警。火警信号与RFID门禁系统联动，在气体灭火设备启动之前提示库房内是否有人，避免使用气体灭火设备造成库房内人员伤亡。

库房光照监测。在档案柜内安装光照传感器实时监测档案所处环境的光照情况，若光照长时间超标或发生其他异常情况，向档案工作人员发出提醒，避免忘记关窗关灯等意外对档案造成破坏。

库房空气检测。在档案库房内安装空气检测传感器，检测粉尘、硫化物和氮化物等酸性有害气体，与空气净化器和新风设备联动可自动改善档案库房内空气质量。

3.2 基于物联网的高校实体档案管理

虚拟三维库房。在档案柜、柜内层架上粘贴RFID标签并写入其对应的位置信息，与纸质档案上的电子标签进行位置匹配，通过软件生成虚拟三维库房，查阅档案时可直观地看到待查档案的具体三维位置信息，实现对每一卷档案的精确定位。

档案出入库管理。在档案上粘贴RFID电子标签，库房出入口设置通道式读写器，对档案的出入库情况进行规范化的自动记录。系统与门禁系统联动可记录出入的人员和携带的档案信息；与档案系统联动可简化档案出入库流程，对档案系统授权出入库的档案自动放行，监测到档案非法出库时发出报警并联动摄像头抓拍。

档案盘点统计。使用集成大功率读写器的RFID盘点车对馆藏档案逐柜扫描盘点，可快速掌握馆藏案卷数、错位档案、丢失档案等情况，自动生成报表简化人工操作。

无序存放有序管理。电子标签的引入为实体档案数据化管理创造了条件，在档案柜内覆盖读写器信号网络，通过软件实时更新档案所处位置。

3.3 基于物联网的高校档案安全保障

门禁系统。为档案工作人员配备射频门禁卡，通过刷卡出入各档案库房大门，既可保障库房出入安全，又能自动生成报表规范出入库记录。

监控安防报警。使用网络摄像头对重要区域进行24小时监控录像，在出入通道口和窗户等部位安装红外线探测器，通过图像分析和红外报警提示非法闯入信息，提升档案馆安全系数。

实物档案跟踪。对于价值较高的贵重档案，在其整个存放区域覆盖读写器信号网络，可以实时监控跟踪每一件贵重档案的位置和移动轨迹，提高贵重档案安全等级。

4 总结

随着物联网技术的不断成熟和普及应用，RFID系统已有很多成熟的商业产品和解决方案，电子标签的性能不断提升，价格逐步下降，为档案行业应用物联网技术创造了条件。国内一些综合档案馆已经采用RFID系统进行档案管理，如深圳市档案馆、青岛市档案馆，一些高校档案馆也完成了档案RFID系统的建设，如同济大学档案馆。实体档案通过RFID接入信息网络后，在云计算、大数据、人工智能等技术的融合和协同作用下，高校档案管理将朝着智慧化的方向发展。