高校工程图纸类基建档案管理存在的问题与对策

欧阳琳， 曹 虹

(1.邵阳学院 档案馆，湖南 邵阳 422004； 2.湖南农业大学 档案馆，湖南 长沙410000)

工程图纸是基建档案的核心，基本建设项目从最开始的立项报建到最终目标实现都是依据工程图纸来实施的。可以说没有工程图纸，基本建设就无从谈起。笔者根据多年来实际工作经验，分析工程图纸整理归档存在的问题；针对这些问题，提出相应对策，为高校基建档案的科学管理提供参考。

1 工程图纸类基建档案的问题提出

高校基建档案资料包括：(1)文字资料(如立项、报建、可行性研究、审批文件、各类合同、预决算报告等文本档案资料)。(2)图表(如初步设计方案、桩基础探溶、地质勘察设计、建筑施工图、各种设计修改及变更、备案资料、竣工图等)。(3)数据图纸和音像资料(如工程概况、项目隐蔽工程、地下管网线及有关的视频、录像、照片等)。在以上档案中，最重要、数量最大的当属工程图纸档案。它是实施高校基本建设项目管理的保障性因素。笔者查阅搜索《中国知网》有关于高校基建档案工程图纸管理的论文和资料，几乎是空白。目前的状况是：具体实践工作“人人心中有”；理论研究总结：“个个笔下无”。

在每一个独立的基建项目中，贯穿始终的是工程图纸。而工程图纸种类繁杂，数量较多。有用于各个职能部门办理报建手续的(如建筑平面图、消防水电布置安装图、防震防雷设施图、规划红线图等)；有用于项目建设施工的(如桩基础图、结施图、建施图、水电图、消防配置图等)；有用于建筑设计变更及修改的(如建施修、结施修、消防水电修改变更等)；有用于预决算的(如竣工图等)。这样一批数量庞大的工程图纸如何按照《高等学校档案工作规范》的要求，同时又符合《建筑工程档案管理条例》的相关制度来管理，是高校基建档案管理亟待解决的问题。

2 工程图纸类基建档案管理的现状分析

(1)工程图纸收集不齐全，动态管理不及时。工程图纸种类繁多，归档周期长，涉及单位、收集环节多。每一个基建项目从规划立项报建到最后竣工验收使用，时间跨度从几个月到数年不等。从报建申请→可行性研究→立项审批→项目计划书→地勘探溶桩基础报告→设计图文件审核意见书→工程规划红线图→消防审核意见→设计修改变更、竣工验收等建设中的各个环节，各个阶段，工程图纸贯穿始终，因此同步收集齐全成套、规范、准确的工程图纸资料尤为重要。但很多高校档案馆收集的工程项目的基建图纸要么只有施工图，要么只有竣工图，基建图纸收集不完整。另外，工程图纸档案不仅具有专业性、成套性、现实性、实用性，周期性长的特点；而且全过程又具动态性特点；随着工程进度的变化，随时产生设计修改及变更；前期所收集的工程图纸资料很可能被后期新产生工程图纸的资料所替代，如消防通道，隐蔽工程，地下管网线路的更改，高校档案馆对发生更改的基建图纸收集不全，不能完整、准确、成套地收集整个基建项目的图纸资料。

(2)各环节收集和移交的工程图纸不规范。①施工图纸在绘制过程中不按规范操作。各类施工图纸在绘制过程中，从绘图、标记、编制、审核等环节都有严格的程序和规章，尤其是各责任人审核确认后加盖的印章和签字必不可少。特别是竣工图，要求施工方、监理方、设计方、建设方、四方都要签字盖章，就容易产生缺漏，所以要格外仔细认真。②归档的图纸损坏和污染严重。有些图纸原件被施工人员带到施工现场，没有加以爱护使用，造成图纸缺页少码和折叠破损，因而无法准确依图施工，并且真实反映基建工程的实际情况。③归档材料没有符合要求，各种图纸上任意用铅笔或圆珠笔进行书写和标注。如设计变更图就容易忽视图纸编制的规范。还有的部分归档图纸，没有进行原图保存，某些图纸上印章模糊不清或漏盖等等。

(3)现在高校基建的类型已发展成了多元化投资及管理的模式，从而无法保证工程图纸的管理规范。高校基本建设资金来源多样化：有国家指令性的计划拨款投资；有高校和地方政府共筹投资；有引进资金的社会化投资；有爱心公益的捐资；有冠名众筹按比例投资；有教职工集资等。因此，基建档案由于涉及方方面面太多，管理难度愈趋复杂。可是，高校基建处经常面临任务重、时间紧，建设项目多，项目地点又分散，人手紧。点多、线长、面广，根本就无法做到专人专职集中精力来收集和整理档案资料；因涉及的各环节、各阶段、各部门的资料管理制度不规范，职责没有落实到人，并且对资料的收集、鉴别、整理的认识、标准不一，重视程度不等，因而无法保证的资料的标准、规范、齐全、成套、完整。

3 如何加强工程图纸类基建档案管理

在具体实践工作中，遇到以上问题如何解决，同时反思它；以便提高工作效能，避免失误，降低管理成本，从而更好地指导实践工作。笔者认为，需从以下四个方面予以考虑：

(1)加强领导管理和重视：保障人员岗位设置、经费的配置到位，组织实施人员培训，提高业务素质。

工程图纸的档案管理具有特殊性。各类工程图纸的识别，分类，鉴别，收集、归档既需要具备建筑专业基本的识图技能、制图常识；又要具备高校档案管理立卷规范操作技能；还要熟悉项目建设各阶段、各环节的业务流程，同步跟进各类资料的收集、汇编和分类。这些综合工作技能要求各高校必须把基建档案管理工作纳入学校整体发展规划，加强对档案管理工作的领导和管理。主管领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。加强对高校基建档案管理人员的培训工作，通过各种途径教育和培训手段来提高现有档案人员的综合素质；增强档案管理人员的现代化管理能力。高校应该把档案管理人员的培训工作列入每年的考核目标，有计划地实施，使之制度化和规范化。

(2)建立完善科学的管理方法，完善基建档案管理制度。工程图纸的管理和利用涉及学校的全局建设。仅靠档案工作人员是不可能的。必须得到院领导的高度重视和各部门的积极配合。要建立健全、严谨、科学、完善配套的基建档案工作管理制度，是有序开展基建档案工作的可靠保证。高校基建处应建立收集整理，检查核对，鉴别归档，保管保密，转递移交等环节管理制度。做到“三个同步”，即：基建项目从报建开始就与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累，整编、审定、归档工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

(3)同步跟进，及时补救，确保工程图纸的完整成套准确。档案管理人员在移交档案时，应对各部门各阶段各环节的工程图纸进行仔细地核对，及时发现不合规范和要求的资料，同时进行清理登记、统计汇总，并马上采取补救措施，亡羊补牢。尤其是竣工验收的工程图纸的收集，必须对缺失部分逐一进行追补，确保工程图纸的成套性和完整性，使工程图纸管理高效、便捷服务于基建档案管理。

(4)应用科学技术和现代化设备进行管理。随着各类科技信息技术在工程设计中的全面普及，建设投资方从立项报建起就应该要求设计单位提供工程图纸电子设计成果；就可以在后续的档案汇编中节省大量的人力和物力，也方便工程图纸今后调用和可重复利用。如我校的学生公寓B15#B17#、41#42#、47#48#。教工集资建房一期25#26#27#28#、29#30#31#32#。教工集资建房二期33#34#、36#37#。多栋建筑物的设计方案和图纸套用，这样节约大量的报建、设计的成本，也避免大量的重复的工程图纸和资料，有利于全校的基本建设。随着档案资料实现数字化、信息化管理，尤其是高科技的3D打印机的逐步推广运用，能满足各类个性化需求。既不用把原图打印或借出，又避免磨损，做到低成本，高效率。高科技的精密设备的应用，拓展了施工图档案管理的高效和智能的无限可能。让档案为历史作证，为现实服务，替未来作想，更好地服务社会，满足个性化需求。让“资料”成为“资源”。逐步实现从“经验管理”到“智能管理”。充分发挥施工图在基建档案中的作用，促进基建档案工作的持续发展，实现高效低耗智能化服务。