医院电子档案备份策略

黄莹妍, 郑 川

(1.湖南妇女儿童医院，湖南 长沙 410205； 2.中南大学 档案技术研究所，湖南 长沙 410004)

随着增量电子化、存量数字化的推进，档案电子化程度越来越高，而电子档案备份工作成为了档案工作的重中之中。笔者对当前数据备份的技术现状做了分析，并结合医院电子档案的特点，参考有关原则，思考建立一套整体的备份方案：对档案系统、电子档案文件及其元数据和电子档案目录数据进行完全备份加差异备份，本地配置一套磁盘阵列在线备份系统和一套蓝光光盘离线备份系统，符合条件的异地建立热备中心并保存一套磁带库备份。

1 医院电子档案备份的背景和意义

当前社会信息技术迅猛发展，数字化医院逐步成形，医院档案馆所藏电子档案越来越多，而电子档案由于其易复制、易被篡改、存储介质易损坏等特点，在日常管理利用和长期保存的过程中，容易遭受各种因素的破坏。一是地震、洪水、火山爆发、海啸等自然灾害和不可抗力因素的破坏，如2008年汶川地震中，103个档案馆受到不同程度破坏，249万卷档案受损，相关电子档案的服务器和存储设备也被破坏殆尽。二是软战争、恐怖袭击、病毒攻击等人为因素对电子档案的破坏，如2001年美国 “9·11”袭击事件中数以万计档案孤本瞬间被毁。三是电子档案日常保管利用中的软硬件故障、信息技术更迭等意外因素对其的破坏，如光盘损坏、系统崩溃、软件版本淘汰等造成电子档案意外丢失。

做好电子档案的备份工作，是保障电子档案安全和保存的重要一环。根据GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等国家标准和相关文件要求，医院档案馆应结合本院电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略。

2 医院电子档案现状和备份技术现状

2.1 医院电子档案现状

医院档案馆主要管理医疗、教学、科研、管理等活动形成的档案，与国家综合档案馆相比，医院档案馆馆藏体量较小、经费投入有限，档案信息化建设相对落后，电子档案建设普遍采用“存量数字化，增量电子化”的方案。原有馆藏纸质档案，按照国家相关标准进行扫描加工、目录信息录入处理得到对应电子档案，新归档档案实行前端过程控制，尽量通过系统对接直接实行电子档案归档，或纸质档案与对应电子档案同步归档，譬如多数医院的公文通过档案系统与OA系统对接进行电子公文归档。医院电子档案主要有OFD或PDF版式文件、照片、音频、视频、数据等形式，存储上常用数据原文加目录数据库的方案。

2.2 电子档案备份技术现状

电子档案的存储介质有多种，按类型可分为传统介质(纸质打印、胶片等)、光介质(CD、VCD、DVD、BD等)、磁介质(磁带、硬盘等)。传统介质无法存储音视频和数据文件，也不适应当前信息化环境，目前常用的存储介质有磁盘、光盘和磁带。磁盘访问速度快，可靠性高，可扩展性好，建设成本适中，但数据容易受损，适用于小规模数据的存储与备份。光盘数据安全性高，可靠性好，建设成本低，但访问速度慢，单张容量小，存在刻录不连续等问题，适用于离线数据备份。磁带存储容量高，建设成本低，可扩展性好，占用空间小，适合各种规模数据的长期保存。

电子档案常用备份方案有完全备份，增量备份，差异备份。完全备份是将整个数据存储拷贝到另一套存储系统中，利于灾难恢复，但当原存储中某个文件发生改变时，重新进行完全备份会造成大量的重复与资源浪费。增量备份只备份上次完全备份以来新产生的数据，操作时间短、占用空间小，但时间恢复相对麻烦，一般与完全备份结合使用。差异备份是只备份上次完全备份之后有变化的数据，与完全备份结合使用，既节约资源又便于数据恢复。

电子档案的备份位置有本地备份和异地备份。本地备份通常用于应对系统运行软硬件故障、数据操作错误等突发事件，但对于自然灾害等不可抗力因素无能为力。异地备份一般选择300 km以外不同流域、不同地震带、不同气候类型的地理远缘城市，通过综合因素评估满足电子档案备份安全需要。

电子档案备份方案按是否对现有应用产生影响，可分为在线备份和离线备份。在线备份提供全年24*7的持续备份服务，用户和应用对档案数据的操作可以实时更新备份，其缺点是难保证数据的完整性。离线备份很好地解决了数据备份完整性问题，同时可以防止病毒攻击、操作失误等意外事件对备份数据的损害，但无法做到实时更新，存在“备份窗口期”。

3 医院电子档案备份策略

3.1 灾难备份分级与医院电子档案备份系统建设原则

国际标准SHARE78把灾难恢复方案从低到高分为七级：

0级：无异地备份。仅在本地备份，不具备真正的灾难恢复能力。

1级：实现异地备份。把离线备份存储介质人工送往异地保存。

2级：异地热备中心。灾难发生时可使用异地热备中心直接恢复数据。

3级：在线数据恢复。备份数据通过网络传送至异地热备中心。

4级：定时数据备份。使用自动备份软件给异地热备中心在线备份。

5级：实时数据备份。使用特定的软硬件技术给异地热备中心在线实时备份，灾难发生时仅有小部分数据丢失。

6级：零数据丢失。通过专用存储网络实时同步更新本地和异地的备份数据，灾难发生时异地热备中心可自动接管本地系统和数据。

医院电子档案备份系统的建设可参考SHARE78分级体系，并综合考虑投资规模、电子档案重要程度、网络条件、医院业务系统规划等各种因素，遵循可靠、可扩展、易维护等原则设计执行。

3.2 医院电子档案备份策略

根据当前不同备份技术的特点，结合医院电子档案的现状，依照数据备份系统建设原则，制定医院电子档案备份策略：备份内容上对电子档案系统、电子档案文件及其元数据和电子档案目录数据同时进行备份，存储介质上采用磁盘阵列、蓝光光盘和磁带库的多介质备份，备份方案上采取完全备份加差异备份，备份位置上设置本地备份加异地备份并在异地建立热备中心，备份操作实行在线备份加离线备份，策略实施上根据医院实际情况选择有保障的数据备份服务外包或自建备份系统的模式。具体实施方案如下。

本地备份设置两套：一套磁盘阵列备份系统执行在线备份任务，保持备份数据与电子档案系统数据同步，用于保障档案系统日常运行，防止网络攻击、操作失误等意外事件导致系统宕机；一套蓝光光盘(BD)备份系统执行完全备份加差异备份的离线备份任务，完全备份按长周期定期执行，差异备份按短周期每日执行，蓝光光盘备份用于满足电子档案的多介质备份需求，设置在本地拥有快速恢复档案数据系统的能力。

异地备份设置一套：使用磁带库备份系统执行完全备份加差异备份的离线备份任务，完全备份按长周期定期执行，差异备份按短周期执行。备份磁带库保存于满足异地备份地理条件的其他城市，可以与兄弟医院结成异地互备联盟，也可以与其他电子档案数据备份中心签署合作协议。异地备份的磁带库应定期更新，尽量保持与现行电子档案系统中的数据一致，尽量缩短备份窗口期。在异地建立热备中心，灾难发生时可使用异地热备中心直接恢复数据。

做好医院电子档案备份工作的日常运维管理，如定期检查备份系统软硬件的运行情况和备份作业的完成情况，及时处理报警和出错的记录，保障备份存储介质的保存环境适宜、稳定。定期对备份系统的磁盘阵列、蓝光光盘和磁带库进行数据读写检查和校验，及时排除备份系统的潜在故障。定期进行电子档案备份系统恢复测试和灾难恢复演练，提高医院档案馆管理人员对系统恢复的熟悉程度以应对不时之需。此外，还应根据电子档案管理系统的迭代更新和数据量增长情况及时调整备份策略以适应医院档案工作的长远发展。

3.3 多方位协同做好电子档案备份工作

做好医院电子档案的备份工作，除备份系统软硬件建设和日常运维管理之外，还应从顶层设计、人力物力投入、制度流程设计等多方面协同作用。如在医院档案信息化建设总体规划时充分考虑电子档案备份和灾难恢复问题，注重相关专业技术人才的培养和持续的经费投入，制定电子档案备份制度、流程和灾难应急预案，关注备份技术发展动态等。根据医院档案馆实际情况，条件许可时，下一步可建立通过专用网络和自动备份软件实施的电子档案定时数据备份系统，进一步提高医院电子档案管理系统的安全防护能力。