“微模式”在城建档案工作中 的应用策略研究

王艳明 郑情愿 陈红梅

[关键词] “微模式”;城建档案工作;即时通讯;社交媒体;智能终端;移动APP

[中图分类号] G273.5  [文献标识码] A  [文章编号] 1002-8129（2019）01-0081-14

城市基本建设档案（简称城建档案）是在城市规划、设计、建设、管理与维护等活动中形成的直接记录。以管理城建档案为主体的城市建设档案馆（简称城建档案馆）是我国数量最多、馆藏总量最大的专业档案馆，它不仅基本覆盖了全国地（市）级以上城市，甚至在经济发达地区的县（市）都建有城建档案馆。城建档案是一种门类复杂、数量巨大，对城市规划、调度、治理与管理具有直接的依据和凭证价值的信息资源。城建档案工作是城市管理与维护的重要基础性工作，直接服务于城市的规划与管理，对于提升城建管理水平、提升市民居住质量与水平、提升城市信息化水平、促进城市文化与文明建设、保障城市经济与交通发展具有重要的意义与作用。

城建档案工作也是一项涉及面广、技术难度大的专业工作，它具有专业性强、综合性强、工作环境复杂、场所流动、外业资料量大等特点。与此同时，城市管理及其他社会工作对城建档案的需求规模、需求方式又在不断发展变化，呈现出新的特点。几十年来，虽然城建档案工作者不断探索新的工作方法与工作手段，不断升级城建档案信息资源开发及利用模式，使其既满足城建档案工作业务发展的需求，又适应城市管理及其他社会工作对城建档案工作的信息诉求，但是城建档案工作效率的提升与效果的改善始终滞后于发展的需要，城建信息资源的开发与利用难以达到预期的目标和要求。因此，城建档案工作需要创新管理手段与技术模式，全面促进和提升城建档案工作的效率与水平，创新城建档案信息资源的开放、开发手段，使其适应、匹配城市发展与管理及其他社会工作对城建档案信息的需求。

近年来，迅速崛起与发展的基于移动互联的即时通讯、社交媒体、智能终端等新媒体技术及移动应用（APP）服务让城建档案工作看到了新的曙光[1] 78-82 [2] 45-49。在我国，基于移动互联的微信、微博、移动APP、移动视频终端等新技术正逐步被应用到档案工作中来，极大地改变了档案工作的面貌，也实现了许多档案工作方式的创新，同时也拓展了档案工作的管理思维与工作范畴。目前，基于移动互联的新媒体技术及移动应用服务在档案工作中的应用已渐成趋势，利用新媒体技术建构新的档案工作模式已成为移动互联时代档案工作新的发展方向。在我国一些地区和行业，利用新媒体及移动应用技术建构新的档案工作模式已经取得一些成功的经验，已具备全面推广及应用的可能性。

事实上，城建档案工作作为我国档案工作的重要领域，不可能对新媒体技术发展趋势视而不见。近年来我国许多城建档案馆也开始探索利用新媒体及移动应用技术来构建城建档案工作的新模式、创新城建档案信息资源开放开发的新手段，使其既满足城建档案工作的现实需求，提升城建档案工作的水平与效率，又开创城建档案信息资源开发利用的新局面，助力文明城市、智慧城市建设。

在此技术背景和社会诉求中，一种基于新媒体技术及移动应用服务的城建档案工作模式——“微模式”应运而生，它作为一种基于全新理念及技术实现方式的城建档案业务模式，将弥补和丰富城建档案工作手段，提升城建档案工作的效率与水平，并适应移动互联时代社会各项工作及城市公众对城建档案信息的需求。

         一、“微模式”的概念、特点及技术类型

为了清晰了解“微模式”在城建档案工作中的应用，首先必须准确界定“微模式”的概念，把握其技术特点，并明确其技术类型及应用差异。

（一）“微模式”的概念

簡言之，“微模式”是利用基于移动互联的即时通讯、社交媒体、智能终端及移动应用服务等技术形式所开发的档案业务实现方式以及档案信息交互的实现手段。

要准确把握“微模式” 的涵义必须廓清以下几个问题：

1. “微模式”的界定与比较。既已提出“微模式”，在事理上必然就相应有一个“大模式”或者“主模式”。这里的“大”“主”与“微”的意义，就是建立档案工作两种工作模式的区别，或者说就是建立本文所定义的档案工作模式与原有档案工作模式的区别。

上世纪80年代末以来，计算机及网络技术已经在档案工作中得到快速的应用和发展，各种基于传统互联网技术及PC平台的档案管理应用软件得到全面开发，并在各种类型的档案馆（室）的档案业务及信息服务中得到应用与普及。大约在本世纪初，我国档案工作基本进入以传统PC为应用平台的技术时代，其档案工作模式可以称之为“计算机档案管理模式”或者简称为“PC模式”，其业务工作的实现及档案信息资源的发布与利用是通过个人电脑来实现的。

因此，我们可以将已经建立起的基于传统互联网及PC平台的档案工作模式称之为“大模式”或者“主模式”。

这种“大模式”“主模式”的档案工作模式，涵盖全流程、全业务范围、全部档案数据管理、整体安全控制的档案业务，是所有的档案馆（室）的核心业务工作系统。

基于此，本文所界定的“微模式”是指基于移动互联技术（WEB2.0）及智能终端平台（手机、平板、无人机等），利用即时通讯技术、社交媒体技术及移动应用开发技术，以完成部分业务流程、实现特定信息功能为目标所建构的档案工作模式。

“微模式”一般是在手机、平板、无人机等智能移动终端上实现。限于其平台规模、业务工作特点及数据处理能力，其工作范围、业务功能及数据管理与基于传统互联网及PC平台的档案工作“主模式”相比，不仅平台规模小，而且平台功能也相对较少。因此，相对于城建档案工作的“大模式”“主模式”，本研究所定义的城建档案工作“微模式”，实质上是一个微型的局部功能性平台，或者说是城建档案工作的“辅助模式”，对城建档案工作“主模式”起到补充、加强和辅助性作用。

目前，综合或者独立运用即时通讯、社交媒体、智能终端及移动应用开发而建构的档案“微平台”已有成型的案例。从既有案例及发展趋势看，档案“微平台”实质就是一种档案业务处理或者信息交互平台，不过它仅以实现特定的档案业务、专题的工作研究、移动的信息交互为己任，注重方便快捷的业务实现和用户体验。

2. “微模式”的技术实现方式。首先，“微模式”是在移动智能终端上集成与实现的技术模式。移动智能终端从目前来看主要是智能手机、平板电脑、无人机等，它们也是本文所研究的三大移动智能终端，未来也可以拓展到智能机器人、无人驾驶汽车等其他智能终端上。

其次，“微模式”是运用即时通讯技术、社交媒体、移动应用程序开发等技术实现的。

即时通信是指能够即时发送和接收互联网消息的软件，它分为PC端和移动端，本文所讨论的是移动端的即时通讯软件平台。随着互联网技术的进步及功能的不断拓展，现在的即时通信软件不再是一个单纯的聊天工具，它已经发展成集交流、资讯、娱乐、搜索、电子商务、办公协作和企业客户服务等为一体的综合化信息平台。无论是世界范围内还是在我国，移动即时通讯软件都很多，从世界范围看，依据用户数量，全球三大即时通讯软件分别是中国的“微信”、美国的WhatsApp、日本的Line。

社交媒体是指互联网上基于用户关系供人们彼此之间分享意见、见解、经验和观点的网络平台，现阶段主要包括社交网站、博客、微博、论坛、播客等等。比如像美国总统特朗普惯常使用的“推特”（Twitter），还有我国的微博均属此类。

从技术发展的趋势看，即时通讯工具与社交媒体的许多功能都交叉重叠，区别越来越小，因此现在也被泛称为“新媒体”。

移动应用开发是为手机、掌上电脑（PDA）、UMPC等便携智能终端设备编写软件流程和程序的集合。现在移动应用开发在我国应用最为成熟的就是基于手机和平板电脑的应用开发。

此外，本研究在此亦将基于移动应用（APP）控制的移动智能设备——无人机纳入该范畴，因为无人机也属于一种移动智能终端，通过技术手段，可以将其集成到档案APP或者“主模式” 上，利用无人机来实时采集有关图像及视频信息，以满足诸如实时档案信息采集及档案执法检查等特定档案业务的需要。

（二）“微模式”的特点

鉴于上述概念的界定与分析，结合本文所建构微模式的主旨，这里所定义的“微模式”应具有如下特点。

第一，“微模式”是档案工作“大模式”或者“主模式”的补充，不是替代，它是在特定移动条件下开展档案业务是的辅助手段，特定环境下档案信息资源发布与开发的补充方式。

换言之，档案工作的基本方式依然是“主模式”，“微模式”只是一种辅助和补充，不具备、或者说至少现有技术条件下不具备替代“主模式”的可能，当然不排除在特定环境、特定条件下可以作为业务处理、信息交互的主要渠道。

第二，“微模式”只能处理特定的部分档案业务，尚不具备处理全生命周期、全流程的文件及档案业务的可能。

第三，“微模式”是集成在移动智能终端上，适用于移动环境下的档案业务处置及档案信息发布与交互，具有“主模式”不可比拟的方便、灵活、快捷、高效的特点。

第四，“微模式”扩展了档案工作、档案信息发布与利用、档案文化传播的时空边界，作为“主模式”的业务延伸，基于智能移动终端的“微模式”更像是档案工作及信息平台的神经末梢，实现了档案业务、档案信息交互的全域（地域、空域、时域）覆盖，与“主模式”一起，共同构建了全域档案工作模式。

第五，“微模式”不是封闭和独立的档案业务及档案信息平台，而是植根于或者整合在“主模式”的档案管理系统之中，其业务是“主模式”的延伸，业务操作、数据处理、安全控制亦在“主模式”整体架构的规划与设计之中。“微模式”中发布与推送的数据源于“主模式”，其档案业务数据及业务办理所产生的数据最终也须传输至“主模式”的数据库及服务器上。从系统的拓扑结构看，“微模式”也可以看作是“主模式”的移动终端或者子系统。

第六，“微模式”更加注重客户体验及交互性。与“主模式”不同，“微模式”更多表现在客户端，这里的客户主要指非专业、非专职的档案工作者，泛指档案部门之外所有公众。既包括文件形成、处置、归档的机构与人员，也指一切档案用户甚至所有的档案信息受众。这些人员所拥有的智能移动终端（如手机、平板）上都可以依据自己的业务及信息需求关注（微信公众号）或者安装（档案APP）“微模式”平台，从而处理相应的档案业务或者享受档案信息服务。

因此，考量即时档案业务处理、全民档案信息采集、高效档案信息服务、良好档案文化传播的档案“微模式”平台，必须充分考虑用户的体验效果，注重用户的交互性，从而充分发挥“微模式”的优势与特点。

（三）“微模式”的类型

从理论与技术的角度看，可供“微模式”实现的技术手段很多，本研究仅采用国内目前最为流行、用户数量最为丰富、用户体验较为良好的微信及手机APP两种形式，同时将移动智能终端无人机集成在档案APP上，构建微视频平台。换言之，本研究所建构的“微模式”仅指城建档案微信公众号[3] 41-47、城建档案APP、城建微视频三种类型。

二、“微模式”应用在城建档案工作中的意义与作用

城建档案工作与其他类型的档案工作虽然在档案业务的基本流程上具有一定的相似性，但是其文件的形成与流转、文件的归档与验收受到城市建设工作的规范与影响，在业务内容及操作方式上与其他类型的档案工作存在较大的差异。城建档案及城建工作的特殊性导致城建档案工作的“主模式”存在许多无法合理解决的问题，进而也影响到了城建档案工作的质量与效率。而基于移动互联的“微模式”，作为城建档案工作“主模式”的重要辅助与必要补充，必将全面改变城建档案工作的面貌，提升城建档案工作的水平與效率，创新城建档案信息的开放与利用。

（一）城市建设的发展及城建档案的特点对城建档案工作的挑战

为了更好地分析和掌握“微模式”在城建档案工作中应用的意义与作用，我们必须认清城市建设的发展及城建档案的特点对城建档案工作所带来的变化及挑战[4] 104-105，这样才能深刻体会城建档案工作“微模式”所须发挥的作用及所能发挥的效能，并以此指导城建档案“微模式”的技术开发及实现方法。

1. 城市建设项目分布广、类型多、数量大，归档工作及信息查询工作难度较大。改革开放几十年来，随着我国经济的高速发展，我国的城市建设也快速扩张，不仅城市的空间规模越来越大，而且建设品质及新的发展理念也逐步体现在城市规划和建设中。当前，我国城市化进入了一个新的时期，城市的建设也进入了一个新的阶段，同时由于以投资拉动经济的发展模式在我国依然是一个重要的举措，因此城市建设项目整体数量必将越来越大，这客观上对城建项目的归档带来与日俱增的压力，城建档案馆的归档预审、接受归档及监督执法工作或将不堪重负。

同时，由于城市规模的扩大及大型城市卫星城的建设，也导致城市建设项目的空间分布极广，城建档案工作的空间半径不断延伸，这客观上又极大地增加了城建档案的预审、归档及执法工作的工作量。

此外，随着绿色环保、文化休闲、智慧管控等城市建设理念逐渐深入人心，城市产业布局的不断调整，城建项目的类型也越来越丰富、技术文化含量越来越高，城建档案的类型与构成也越来越复杂，这客观上更进一步增加了城建档案工作的业务范围和技术难度，形成了新的压力与挑战。

在城建档案的业务工作不断面临新的挑战的同时，城建档案的信息需求也在发生深刻的变化。由于城市文化发展及市民生活保障的直接需要，城市机构及市民对城建档案的信息需求不仅在总量上急剧上升，而且在利用方式上也要求更及时、更便捷的服务。而城市建设规模与品质的提升，建设项目向更大的空间上延伸，向空中和地下扩展，又导致每一个建设项目及城市的运行管理所需的城建档案信息量越来越大，而且要求城建档案信息具有更强的辐射能力和更广的交互空间。这种城建档案信息需求的新的变化趋势，已经给城建档案信息工作提出了新的诉求。

2. 城市建设档案来源广泛、性质多样、形成周期长、跟踪难度大。由于城市内各机构行政管辖的权限、城市的发展变迁等多重因素的特殊性，导致城市建设档案的来源非常广泛，城建档案工作需求不一致，协调难度大。

城建建设工程性质多样，市政工程、工业制造、商业教育、文化旅游、办公民居、交通航运等包罗万象，更兼新建、改建、扩建、复建、迁建等建设类型各异，使得城建档案各具特色，形成规律与材料构成也大相径庭，因此城建档案的监管及归档工作必须实行差异化对待，从而保障各个项目的建设档案完整、准确。

城市建设中有的建设项目规模较大，有的项目规划或投资变更，有的项目拆迁与配套复杂，有的项目技术难度超越预期，凡此种种原因均会导致项目建设周期较长，城建档案工作的跟踪监管难度变大，项目档案形成周期超过归档移交计划，前期形成的档案散失和损毁的概率急剧上升，给城建档案工作增加新的难度。

3. 城市建设档案意识不强、制度不健全、监管难度大。在城市建设中，许多业主及设计、施工单位的城建档案意识非常淡漠，没有制定规范的档案管理制度，不重视和关注城建档案的积累、序化和管理，敷衍城建档案工作人员的业务协调，对监管亦阳奉阴违，城建档案归档工作屡屡被搪塞推诿，归档质量无法保证。

4. 城市建设项目档案涉及的学科和专业面广、专业性强。城市建设项目种类繁多，项目的实施几乎涵盖所有的学科分类，涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、土建施工、 设备安装、管道施工等许多专业，每个项目档案的形成规律、文件构成、分类方法、编号规则都不相同，呈现较强的专业特征。城建档案工作需要精准的分类指导、科学的工作方案来予以保障。

5. 城市建设档案工作现场性强、项目档案资料外业量大。城市建设工作绝大多数都是在室外和地下进行，规划、勘探、设计、施工、安装等工作都需要大量的技术档案现场指导，城建档案跟踪检查、监督执法大都是在现场进行，确保外业档案资料的安全和完整，这客观上要求城建档案工作必须认真研究在人手严重不足的情况下，如何保障城建档案工作的现场业务指导及执法检查。

6. 兼职档案工作人员流动性大、档案业务能力较差，城建档案业务指导能力不足。虽然大多数城建项目配备有兼职档案人员专门负责项目档案的积累、管理与归档工作，但这些兼职档案员的流动性大，一个项目常常多次更换兼职档案员，导致城建档案工作缺乏连续性，城建档案的管理与归档工作的质量自然难以保障。

同时，兼职档案员的档案业务能力也普遍较差，对城建档案工作的标准规范理解不深，档案工作流程亦所知有限，从而导致城建档案工作水平不高，城建档案的归档时常破绽百出、质量难堪人意。

7. 城市建设档案信息的专指度很高、权属性强，同时开发方式与方法落后。前述问題基本是围绕城建档案业务工作进行分析的，城建档案信息开放与利用的问题也很重要。归好、管好档案不是档案工作的最终目标，一切档案工作的归宿都在于有效发挥档案信息的各种效用，使之服务于社会与民众的各种需要。

城建档案的作用非常巨大。不仅对于城市的规划布局、科学运管、文化推进、经济发展、生活环境等起着重要的、不可或缺的依据凭证和分析咨询作用，而且对国家、地方、机构、公民个人的合法权益起着核心的法律保障作用，非法或不当的城建档案信息泄露有可能会酿成巨大的危害。因此，无论是政府机构、企事业单位，还是公民个人，都对城建档案信息保持着旺盛的需求，并且随着社会经济与城市的进一步发展，潜在的需求将会更加强烈。

有鉴于此，城建档案工作的重心必将从过去的“收”与“管”转向“用”。这就要求城建档案工作者必须认真研究城建档案信息的利用规律及机构与公众对城建信息的需求特点，科学做好城建档案信息开放与开发工作，在满足社会与民众对城建档案信息需求的同时，也体现自己的存在与价值。

然而，几十年来城建档案信息开发囿于观念、管理与技术的原因，开放、开发与利用的方式比较落后。资源粗放，针对性差;被动服务，坐等上门;上网资源匮乏，交互能力差;过于强调保密，资源效用低下。因此，必须建立新的城建档案信息资源开发的观念，开放开发模式，在提升和激活城建档案信息资源的同时，满足和适应社会及民众对城建档案信息资源的需要。

此外，城建档案信息与其他类型的档案信息不同，它具有较高的专指度，信息的专业性、功能用途及服务对象有很强的指向性。同时，大部分城建档案信息不仅具有明确的权属性，而且对于城市运维和安全管理有着很强的保障作用。故此，城建档案信息的开放、开发以点对点的服务形式为主，不能采用普遍开放的服务手段。这就面临着巨大的信息需求量与有限的开放渠道、特定的服务形式之间的矛盾。当前，这种矛盾已经显现，如何科学应对是摆在城建档案工作者面前的一个亟待解决的难题。

总而言之，我国城市化进程愈来愈快，城市建设的发展趋势、城建档案所呈现的新的特点、数字城市与智慧城市所呈现的信息需求，给城建档案的业务工作及信息工作带来了新的需求，提出了新的挑战，需要城建档案业务工作和信息工作创新工作模式、丰富信息开放与服务手段，以适应城市建设发展及城建安全运管的不断增长与变化的需要。

（二）“微模式”应用的意义与作用

运用即时通讯、社交媒体、智能终端、移动APP等技术创立城建档案工作“微模式”，是数字时代及WEB2.0环境下城建档案工作新的发展及创新方向。“微模式”在城建档案工作中的应用，对于促进城市健康发展、解决城建档案工作发展中的矛盾、提升城建档案工作的质量与水平均具有重要的意义与作用[5] 44-47。

1.与时俱进，进一步推进城建档案工作的信息化建设。本世纪以来，我国快速进入数字时代，近5年来4G技术的普及及WEB2.0技术的应用已经使得国家的各项事业与业务工作、社会的文化形态发生了颠覆性变化，使整个社会沉浸在移动与交互的生态场景之中。国家所倡导的“互联网+”的专业工作模式深刻地改变着人们的思维和行为方式，抱残守缺、因循守旧的思想观念与工作态度终将难以为继。

因此，城建档案工作必须与时俱进。城市建设与发展的观念在变、管理的思维与手段在变、运用的技术模式在变，城建档案工作必须适应这种变化，从而跟上城市建设的发展步伐。同时，城市建设者和市民的工作习惯在变、生活模式在变，过去基于PC和WEB1.0的城建工作模式无法完全适应这种变革，必须进一步加强城建档案工作的信息化建设，充分运用数字技术和WEB2.0技术，建构城建档案工作的“微模式”，让城市建设者、让有要求的市民在移动场景下，使用移动终端便捷与高效地完成和实现城建档案工作业务及信息交互。

2. 丰富城建档案工作的模式，满足城市建设的发展诉求。前文已经分析过，我国城市建设发展迅速，城建项目空间分布广泛、类型多样、数量庞大，城建档案的形成周期长、跟踪难度大，城市建设及城建档案工作的这些新的特点与发展趋势仅仅依靠过去的城建档案工作“主模式” 只能越来越难以胜任，必须谋求新的思路与方式。

建构城建档案工作的“微模式”，就等于建立起移动的、交互的个人办公和信息平台。前述的无论哪一种状况，城建档案工作“微模式”都能够游刃有余地应对，将城建档案工作的场景延伸到每一个项目、任意的空间，实现城建档案工作的全域覆盖，从而满足城市建设中的档案管理工作及信息交互的诉求。

3. 适应城建档案的特点，创新城建档案业务处置方式。长期以来，城建档案的外业资料量大、现场性强、构成复杂、专业性强一直困扰着城建档案工作的业务处置，“微模式”的应用与运行，可以将外业、现场的城建档案工作与城建档案馆的“主模式”平台实现连接与互动，让每一位专业的城建工作者也能成为全员兼职档案人员中的一员，通过“微模式”的交互行为，实现现场的城建档案业务指导，从而有效解决城建档案工作者档案业务知识的缺失与城建档案工作的专业指导不足的矛盾。

城建档案工作“微模式”的应用与运行，可以让城建档案工作服务到现场、跟踪到每一个流程、指导至每一个具体的业务环节，实现城建档案工作业务处置模式的创新，从而保障城建档案工作在城市建设的任何空间与环节上的全覆盖。

4. 运用新技术，构建新的城建档案意识，培育文化宣传平台。要从根本上提升城建档案业务工作及信息工作的水平，有赖于每一位城市建设者、每一位城市公民城建档案意识的提升，让他们明确城建档案对于城市建设与发展、城市管理与运维的重要作用，让他们体会城建档案关乎每一个人的权益及生活的质量。因此，运用即时通讯、社交媒体、智能终端、移动应用等新的技术形态，构建涵盖城建档案意识、培育有文化宣传功能的档案工作“微模式”，让城建档案意识与文化融入城市市民及城市建设者移动形式的工作与生活场景中，提供并开发老百姓需要的档案信息及喜闻乐见的档案文化產品，有利于从形式到内容实现城建档案意识的培育与城建档案文化的宣传。

5. 运用新技术，提升城建档案信息开放与交互能力。前文分析指出，城建档案信息是一种海量信息资源，具有极高的开放开发价值，同时它又具备专指度很高、权属性强、非法获取的危害性大的特征。“微模式”作为城建档案工作“主模式”的必要补充，首先可以实现城建信息资源的集成与有效挖掘，适合用户在任何时刻、任何场景下的获取与利用，有利于城建档案信息资源实现跨越时空的传播，提升档案信息资源的使用效益。

其次，“微模式”的应用，可以在移动客户端实现特定用户的个性化定制与推送，实现城建档案信息的主动精准式服务，满足社会机构与市民的多元需求，提升城建档案信息的服务效率与效果。

第三，应用“微模式”平台可实现符合安全需要的点对点城建档案信息的开放与利用，预防与阻断权属性城建档案信息的非法获取，在保障信息安全的同时实现核心信息资源的有效利用，有效解决保密与利用的关系。