浅析财会部门在高校内部控制中的角色

叶剑东

摘要：内部控制在企业管理的实践中日趋成熟后被引入高校管理。高校财会部门在内部控制的内部制衡、预算业务控制、收支业务控制和资产控制等方面扮演着非常重要的角色，发挥着不可或缺的作用。

关键词：财会部门；高校；内部控制

内部控制作为一种实践活动源远流长，作为一种官方的正式制度则始于1992年美国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会（The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission，简称COSO）发布的《内部控制整合框架》。2008年，我国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布《企业内部控制基本规范》，将内部控制正式引入国内企业管理。此后，财政部2012年发布《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称“《规范》”）、2015年发布《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》、2017年发布《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》，教育部2016年发布《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》，开始将内部控制引入高校管理。一大批高校进行公开招标，聘请中介机构为其设计内部控制制度。

《规范》给内部控制的定义是：单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。同时还规定：“应当充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。”在实践活动中，财会部门在高校内部控制中扮演着非常重要的角色，发挥着不可或缺的作用。

一、在内部制衡中的角色

《规范》要求高校内部控制遵循制衡性原则，在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。只有遵循制衡性原则，才能有效地防止或发现并纠正各种错误舞弊。总结起来，高校内部控制制衡性原则主要体现在五个方面：1.不相容岗位相互分离，不同岗位之间相互制约和相互监督；2.建立“三重一大”集体决策和会签制度，领导层内部相互制约和相互监督；3.建立轮岗制度，后任对前任进行制约和监督；4.信息内部公开，接受教职工的制约和监督；5.专项审计或检查，形成专项制约和监督。财会部门在内部制衡中的角色包括：1.作为不相容岗位的一部分参与高校管理，例如对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，高校应当组织包括财务人员在内的专业人员参与谈判等；2.对内部制衡的前两个方面进行监督，主要是是审查原始凭证上的签名或者盖章是否符合本校规章制度中内部制衡的相关规定。《会计基础工作规范》规定：“原始凭证的内容必须具备：……经办人员的签名或者盖章”。此处的“经办人员”应当包括整个业务流程中的所有相关人员。签字或盖章意味着他们经办了业务，对自己做过的工作承担责任。财会部门作为业务流程的最后环节，审查的具体内容包括：审批与执行属于不相容岗位，相关业务有无请示文件，请示文件上有无批示、有无签名或盖章等；在采购实物的业务中，采购和验收属于不相容岗位，原始凭证上有无采购人员和验收人员分别签名或盖章；在招标业务中，执行与监督属于不相容岗位，招标结果有无评审人员和纪检监察人员的签名或盖章；超过一定额度的经费、审批人员自己开销的经费，原始凭证上有无按规定有权审批人员的签名或盖章；“三重一大”事项，有无本校红头文件，或者原始凭证上有无本校制度所规定的所有审批人员的签名或盖章等。

二、在预算业务控制中的角色

预算是高校年度工作计划的货币化，是落实高校年度工作目标、促进高校实现转型发展的重要手段。预算业务存在的主要风险包括：预算编制不科学；预算执行不规范；预算调整未按程序执行；未开展或实施规范的预算绩效评价工作；会计决算不规范等。在预算业务中，财会部门是负责预算日常管理工作的职能部门，其主要角色包括：1.建立健全本校的预算管理制度，将预算编制、审批、执行、决算与评价等工作制度化；2.按时下达预算编制通知，督促各部门申报预算数据。根据积极稳妥原则和学生人数、收费标准等实际情况科学测算收入，根据统筹兼顾、保证重点、勤俭节约原则和各部门申报的数据科学测算支出，根据量入为出、收支平衡原则完成预算草案。积极与领导层、各部门沟通，完成预算的审批程序；3.预算经批准后，及时将预算指标下达各部门，并将预算指标嵌入会计系统，防止超预算、无预算的支出。建立预算执行情况查询系统供各部门负责人使用，或者定期向各部门通报预算执行情况。建立健全预算执行分析机制，加强与各部门的沟通，督促各部门积极落实预算；4.刚性执行预算，不办理超预算、无预算的支出，预算调整都只有经过事先规定的特定审批程序后方可办理；5.会计年度终了时，仔细梳理账务，分析本校的财务状况和事业成果，在账账相符、账实相符的基础上撰写财务决算报告，委托会计事务所对财务决算报表进行审计；6.建立健全预算绩效评价机制，根据年度预算执行情况对各部门进行奖惩。

三、在收支业务控制中的角色

对收支业务进行会计核算和会计监督是高校财会部门的法定职能。《会计法》第五条规定：“会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算，实行会计监督。”高校收入业务存在的主要风险包括：违规收费，擅自增设收费项目、提高收费标准或扩大收费对象；收入未及时足额上缴，漏收或者被截留；收入的会计核算不规范等。高校支出业务存在的主要风险包括：虚造支出业务、夸大支出金额以套取资金；审批程序不完整；未经法定程序，超标准、无预算、超预算报销；支出的会计核算不规范等。在收入方面，财会部门应当结合合同控制，要求各部门签订经济类合同协议后至少提交一份原件给财会部门，每年至少清理经济类合同一次；与审计、纪检监察等部门合作，定期或不定期检查各部门收费及上缴情况；加强票据管理，保证票、账、款三者一致；按要求办理收费备案，进行收费公示；定期向辅导员发布学生欠费信息，建立健全催缴学费奖惩制度。在支出方面，财会部门应当建立健全支出内部管理制度，确定经济活动的各项支出标准，明确支出报销流程，按照规定办理支出事项。财会部门对支出业务原始凭证的审查主要包括两个方面：1.审查原始凭证的真实性、合法性。发票是购买商品或服务的有效证明，其真实性可以在国家税务总局全国增值税发票查验平台和各省国家税务局的发票查询板块查询。同时，发票应当列明商品或服务的具体名称、数量和单价等信息；2.审查原始凭证的记载准确性、完整性。例如外出参加会议、培训应当有会议、培训通知，长途交通费和住宿费符合标准；公务接待应当“四要件”齐全，人均金额和陪同人员符合标准；购买商品或服务达到既定标准的，应当有招标结果、合同等原始憑证；购买实物资产的，应当有验收证明，达到一定金额的还应当有存货或固定资产入库的单据等。财会部门对原始凭证的审查不涉及对字迹和文件真伪的鉴定，通常也不涉及对报账人员以外的人进行查证等活动，其有效性不是绝对的。财会部门在审查原始凭证之外，还有一项重要工作是按《会计档案管理办法》的规定将原始凭证保管30年，为专项审计或检查提供证据。

四、在资产控制中的角色

资产是高校开展业务活动的经济基础，包括财会部门直接管理的货币资金和各部门管理的其他资产。高校资产存在的主要风险包括：货币资金被挪用或贪污，其他资产被私人侵占、出租出借管理不规范和处置程序不合规；资产被闲置或使用效率不高；资产的会计核算不规范等。对于货币资金的保护，财会部门应积极落实内部控制关于货币资金保护的规定，例如购买保险柜存放备用金和印章、空白票据等；严格遵守关于备用金限额的规定，将收入的现金和超出限额的现金及时送存银行；严格遵守《现金管理暂行条例》，付款尽量通过银行而不是库存现金结算；加强对支票、银行U盾、有价证券等支付工具、金融工具的管理；出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作；严禁一人保管收付款项所需的全部印章、一人办理货币资金业务的全过程；指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金，核对银行存款余额，抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表，核对是否账实相符、账账相符等。对于其他资产的保护，财会部门的角色包括：1.严格管理本部门保管、使用的资产，做好资产调入、调出、报修和报废的登记工作；2.定期与资产管理部门、仓库对账，参与资产清查工作，发现不符的，应当及时查明原因，并按照相关规定处理，根据资产清查结果和学校意见做好资产价值账的调整。

参考文献：

[1]《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）.

[2]《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅[2016]2号）.