ERP在财务管理运用中优缺点及对策

郭钰

ERP是建立在信息技术基础上的以业务为主要龙头，以财务为主要核心的企业资源管理系统。它已成为企业将信息技术与管理融合并实现企业管理信息化的代名词，促进了大规模的企业各部门之间信息资源集成、企业之间及企业与供应商和客户之间信息资源集成。它能使信息在上级、下级流动，为财务部门采集经济业务信息、加工信息以及反映信息的时效性、正确性、全面性提供保证，从而为提高财务信息质量提供支持。作为一个管理信息系统，ERP系统的结构十分完整，其系统下有生产、物资、销售、财务、人力等多个子系统。其通过系统配置把企业的管理理念植入系统并对企业各类资源进行优化与整合，在ERP系统的管理下，财务管理方面更加科学，工作效率也会有效提高，对企业做强做大提供强大的支撑。

一、ERP系统中财务管理的特点

1.集成性。在引进ERP之前，传统会计仅仅采集经营活动数据，忽略了大量管理信息，难以反映经营活动的本来面目。致使决策者所需的信息往往是局部的、片面的甚至是失真的，引入ERP后，对于所有变化，系统均可以轻松解决，使得整个经营活动管控更为容易、快速。在ERP 状态下，各种信息的集成为决策的科学化提供必要的条件。

2.信息多元性。在ERP系统中，其系统下有生产、物资、销售、财务、人力等多个子系统，管理者能够从多层次、多视角的探究和分析财务状况和经营成果，做到系统的信息供给为财务前瞻性分析和预测提供帮助。

3.时效性。会计数据通常在业务发生时采集，保证财务、业务一张皮。保证了会计信息的质量、相关性、有用性。

二、ERP 在财务管理应用中的劣势

由于ERP实施并不长，其系统的完善需要不断积累经验，在实践中不断改进不足。ERP系统目前存在的缺陷主要表现为：不能很快适应会计政策变化（应用欠灵活），出现差错不易被发现，查找错误比较耗时、会计准则与ERP流程之间存在冲突和矛盾等。

1.不能够很好的适应变化，应用欠灵活。ERP系统一般是由专业开发团队自上而下进行开发、维护，维护人员往往无法真正了解管理、核算过程的关键控制点。通常做常规性开发，对于出现的特殊业务，就暴露出系统出现错误信息状况。①新准则颁布后，不能将新准则迅速实施。当新的准则发布实施时，必须先提报问题，信息维护人员人为更新ERP操作系统中默认的准则，在进行正确性测试成功后，才能使用。更新及测试需要一定的时间，在此过程中，仍就采用老的会计政策，势必带来的会计信息不真实。等测试结果完全正确后，需要会计人员手工调整此期间的业务。造成此会计期间会计信息与新准则的不符。②ERP系统与其他系统之间数据对接的矛盾。鉴于企业生产经营管理不断提升的要求， ERP系统目前开发的子系统已不适用于所有公司，难免出现需要新的操作系统予以补充和完善，才能达到经营管理的需求和目的，如果不是同一开发公司或同一个人员开发，各开发公司的理解和认知的差异，导致不同软件系统传导出现信息无法正确匹配。使得的ERP系统无法顺利开展与实施，影响工作效率。这也是很多企业需要克服的问题。如：ERP系统数据通过接口月末传到作业成本系统，由于不是一个开发公司开发、上线时又缺乏合理有效沟通，出现两个系统中相同业务由于名称不一致，导致生成错误的会计信息，会计人员不得不人工查询错误原因，再手工调账，既浪费时间又降低工作效率和工作质量。③公司入库、生产、销售业务的变化，都需要ERP系统进行及时快速的反应，但系统往往是做不到的，需要依靠人工的操作。由于业务频繁，且无法实施监控及查核，一些员工由于惰性思想和工作效率低下，不及时在ERP系统中迅速录入处理，往往拖延几天后才处理业务，导致分析的准确性得不到保证，在这方面ERP系统还需要进一步的完善。

2.会计准则与ERP流程之间存在冲突和矛盾。不同的业务涉及不同的部门参与，有的会涉及到多个不同部门共同配合与参与，才能顺利完成，特别是制定相应的管理制度时，各部门会根据自身的职责分别出台一些关于业务的管理办法。而这些部门之间的制度存在交叉、重复的问题，这就导致企业的内控制度和业务流程之间出现相悖现象。如：资产投资改造类业务，财务部通常在资产模块将相关资产报废，报废后正常运行折旧和将会计分录传送到总账，行成会计信息借：固定资产清理、累计折旧、贷：固定资产——机器设备；在总账中手工录入日记账凭证，将资产报废产生的固定资产清理科目和该资产已经计提的资产减值准备转入在建工程。形成会计信息：借：在建工程、贷：固定资产清理。但是审计部门则认为财务部在ERP这一处理方式，违背会计准则，不应通过“固定资产清理”。这就导致部门之间出现冲突和矛盾，造成工作质量、效益低下。

三、对策

随着ERP系统逐步在企业管理的全面使用及经营管理要求的不断变化，想实现企业更大更强的发展战略，只有不断地完善ERP流程、全体员工素质，才能更好地服务于企业。 可以从以下几方面提升：

1.不断提升ERP系统，更好地支持企业管理改进。ERP系统的实施让财务管理变得方便快捷，这是财务管理的变革所在，但是由于战略的不断调整和变化，使得ERP系统需要进行不断探索改进和提升，需要进行系统的二次甚至多次开发，尤其是各个模块、各种系统的接口位置，需要系统能够提取多种可靠和有用的安全性数据去使用，让企业管理人员获得更多可靠的有用的信息。ERP系統开发部门应着力解决ERP系统的适应性问题，解决骑在不同企业不同行业间存在的差异。ERP可为企业提供投资管理、风险分析、跨国家跨地区的集团型企业信息集成、获利分析、销售分析、市场预测、决策信息分析、促销与分销、售后服务与维护、全面质量管理、运输管理、人力资源管理、项目管理的功能，企业能利用这些工具来扩大经营管理范围，紧跟瞬息万变的市场动态，参与国际大市场的竞争，获得丰厚的回报。

2.加强管理层对ERP 的思想认识，树立系统化管理思维。企业在实施ERP项目时存在着“穿新鞋走老路”的现象。多数企业未能把业务流程的优化重组与实施ERP有效地结合起来，造成只是用计算机代替了原有手工操作的情况，导致了ERP的功能难以全面发挥。企业管理层要站在系统整合、重塑流程的高度看待ERP的作用，ERP 系统不仅仅是一套信息管理软件，更重要的是整套先进的管理思想，ERP项目的上线实施不是终点而是起点，是管理变革的起跑线。ERP系统不仅是财务部门和信息部门的事情，而是企业全员的事情。只有深刻理解认识并全面吸收了ERP 带来的系统化管理思维，结合企业实际情况加以运用，才能发挥ERP 的最大作用，助力企业发展。管理层切记求功心切，ERP系统虽然是解决企业生产经营问题的有效工具，但是它并不是万能的，并不能解决所有问题。ERP实施运用是一个长期的持续的过程，非一朝一夕之功，其效果在实施一定时间后才能充分显现出来。

3.加强ERP知识培训，提高企业财务人员的综合素质。ERP系统实施成功与否，人的因素是最重要的。加强对ERP应用人员的培训，要使其认识到基础录入工作对整个系统运行的重要意义，而不仅仅是纸质单据的手工录入而已。库房和生产部门相关基础信息的及时准确录入是整个ERP 数据的源泉，如果这些数据都不准确或者录入不及时，ERP即使有再强大再先进的功能也无从发挥，系统化管理更是空谈而已。

ERP是一种全新的思维模式，只有对系统更多的了解和掌握，才可以更好的对ERP系统进行控制，才能更好的完成财务核算和管理工作。这就要求财务人员不仅要不断地加强业务的学习，充分理解每一项业务的实质并能用会计语言反映出来，而且提高计算机应用方面的技能，成为一专多能的复合型人才，这样才能更好、更优化地为企业发展服务。

4.将控制机制嵌入经营过程，实施实时控制。已支持会计控制的各种准则和业务处理规则嵌入数据库，对经营活动的合法性和合理性进行判断，从而支持对于多个应用系统传输，达到信息一致，达到取数正确、规范，减少事后调整、核对过程，起到实时控制，而不是事后调账作用。在这个经济全球化、信息化、规模化的时代，面对日益激烈的市场竞争，企业只有不断推出符合市场需求的产品，降低生产经营成本，取得良好的经营绩效才能立足市场并可持续发展。ERP代表着目前最先进的管理思想。实施运用ERP自然成为一种潮流和必然选择。企业通过引进ERP系统来管理物流、资金流、信息流，规范和重塑管理流程，从而提高运营绩效，增强市场竞争力。

（作者单位：青岛啤酒西安汉斯集团有限公司）