企业质量管理体系文件编制的研究与探讨

卢德洪 刘玉林

摘 要： 目前许多建筑企业已经按ISO9000 族标准建立了质量管理体系， 并在运行中。文中针对如何编制适宜的质量管理体系文件提出了相应的观点。

关键词： 质量管理体系；质量管理体系文件

0 前言

质量是建筑的生命， 建筑工程的质量关系到国家的经济发展和人民的生命财产安全。近年来， 建筑质量事故层出不穷， 国家也在原有的工程质量管理体系上出台了一些新的举措，如制定了《建筑工程五方责任主体项目负责人终身责任追究暂行办法》，开展了质量治理两年行动，建立了全国工程质量终身责任制落实情况月报制度等， 由此可见政府对于建筑质量的重视程度。而设计工作是工程建设的灵魂，其主导了工程建设的全过程，是建设项目使用价值的预先安排，是决定工程质量的主要因素。因此，建筑设计的质量管理工作显得尤为重要。

1 质量管理体系建立的原因

1.1 内在原因

建筑设计单位作为一个以技术求生存， 以质量为保证的人才密集的服务型单位， 只有在日益激烈的市场竞争中严把设计质量关， 才能在激烈的市场环境竞争中更好地服务于生产经营。由于建筑设计的阶段相对复杂，对设计质量的管理有着比较高的要求， 因此只有通过建立以保证和提高工程项目质量为目标，运用系统的概念和方法，把各部门、各环节的质量管理职能和活动合理的组织起来，形成一个有明确任务、职责、权限且相互协调、相互促进的质量管理体系，才能解决设计单位的质量管控难的问题。

1.2 建设方的需求

随着我国城市建设步伐的加快， 建筑设计行业里出现了大大小小、资质不一的设计单位。但是由于设计成果具有单体性和通过合同定制的特点，建设方无法通过常规的产品检验方式， 判断设计单位是否具有按标准规范要求保证建设项目质量的能力， 因此现常通过查看设计单位是否获取质量认证的方式来进行选择。然而，一个设计单位获取质量认证的前提就是其是否建立运用ISO9000 族标准建立的质量管理体系，由此可见建筑设计单位建立系统化的质量管理体系势在必行。

2 质量管理体系文件编制的准备

2.1 领导参与

质量管理体系文件是以企业领导者的名义起作用的，领导对质量管理的重视和参与很大程度上决定了体系运行能否成功。体系文件的编写是质量管理体系重要的基础工作，也是企业为达到产品质量和进行质量改进必不可少的依据。实际工作中，企业领导可以亲自主持这项工作，也可以授权管理者代表主持，但最终审定必须由主要领导者决定。如果企业的最高领导没有质量管理的意识，要在企业建立起可行的质量管理体系是根本不可能的。

2.2 配置编制人员

编写文件是一项工作量很大的工作，必须配置足够的编制人员。编制人员本身应具有较高的质量意识，熟悉标准，熟悉企业管理的现状，有良好的协调能力和文字表达能力。如果将文件简单地委托咨询公司编写，他们可能不熟悉建筑企业的特点，更不熟悉本企业的情况。编制的文件不可避免地会同企业实际情况脱节。编制机构的整体素质是编好文件的重要保证。

2.3 进行质量管理体系文件的策划

文件的策划包括企业需要哪些文件、文件的数量、名称、编制部门及时间安排等。建筑企业建立质量管理文件体系，要根据企业的具体情况确定。对于规模小、专业性强、产品简单的建筑企业，可以将质量手册和程序文件汇总编制，产品实现的过程控制要求和方法在相应的条款中描述清楚。而对于规模大、综合性强和生产产品类型多的企业，文件可以分为质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录等。文件构成可以由表1表示。

3 质量体系文件的编制

3.1 質量文件的编制必须符合的基本要求

3.1.1 法规性要求

建筑企业质量管理体系文件是企业实施质量管理活动的行动准则，必须要守法，符合国家对建筑业法律法规的要求。同时总体上应遵循标准的要求，体系文件一旦批准发布，就必须认真执行。文件的修改也应按规定的程序进行，以体现企业内部“法规” 的严肃性。

3.1.2 系统性要求

企业应对质量管理体系中全部过程要求和规定制定成各项控制程序，所有的文件都应按规定的方法编辑成册，各层次文件应合理、相互协调、相互印证，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。

3.1.3 协调性要求

质量管理体系文件之间、体系文件与企业内部的各项管理规定、体系文件与有关技术和规范之间应相互协调。要认真处理好体系文件层次间、文件间的各种接口，以避免不协调或职责不清。

3.2 质量管理体系文件的编制方法

体系文件的编制首先要确定编写顺序。体系文件编写的顺序可分为：

3.2.1 顺向编写方法

此编写方法顺序为质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书以及质量记录。这种编写方法有利于上下层次文件的衔接，要求编写人员具有较高的标准要求和企业生产管理知识。

3.2.2 逆向编写方法

此方法编写顺序与顺向编写方法相反，从作业指导书开始。这种编写方法要求先进行质量管理体系文件总体策划，以避免因无文件总体方案的指导而造成混乱，适用于管理基础好的企业。

3.2.3 分散编写方法

编写顺序为先编写程序文件，再汇编质量手册和分解编制作业指导书、质量记录。此方法实质是从分析过程和活动，再确定过程和活动的程序开始，有利于标准的要求与企业的实际紧密结合，缩短文件的编制时间。

建筑企业可以根据自身管理水平和原有体系文件及管理性文件，选择一种适合企业实际情况的编写方法。但无论采用哪种方法，都应进行过程、职责分工，由主要责任部门牵头，做好纵横的有机结合，解决好部门、过程之间的接口问题。

3.3 质量管理体系文件编制应注意的事项

3.3.1 理论联系实际

编制文件前，首先要梳理一下企业的实际情况和建筑行业的特殊性。只有在认清企业的实际和标准相关要求的基础上，才能清楚地去识别和建立企业质量管理体系的全部过程及过程之间的相互关系。联系企业实际，结合企业内部管理制度。由于企业千差万别，质量管理体系过程和实施标准方法、途径、措施也不完全相同，企业只有对自己所适用和需要的过程系统地予以识别和管理，建立起来的质量管理体系才能符合企业的实际，达到期望的结果。建筑产品生产过程要求十分严格，如果没有一套完整严密的指导文件、管理手段、控制措施，很难对生产过程进行有效的指导和管理，也很难进行有效的测量和控制。体系文件编制前，应对企业现行的各种标准、制度等进行清理和检查，与标准进行对照，确定新编、修编和完善。

3.3.2 要实用和有效

首先职能分配要实用，要切合实际，使职能分配与日常的工作相结合，尽量避免额外增加工作，同时把握好纵横之间，主要责任部门和相关部门之间的接口。

其次要语言准确，表述清晰。体系文件是企业内部的标准性文件，要求书面用语准确、意思表达清晰明白。既要体现出“唯一性”，又要体现出“针对性”，尽量不要笼统地使用“符合国家标准”、“按标准要求验收” 等。

第三是要通俗易懂、便于操作。贯彻标准的过程是企业全面参与的过程，体系文件需要语言通俗易懂，文字精练，准确易记，要有丰富的内涵和实质性的内容。简单的文字堆砌和过于生硬的描述不利于实际操作。

参考文献

[1] 吴贤国，陈跃庆，骆汉宾，等.工程项目管理[M].武汉：武汉大学出版社，2009，5.

[2] GB/T19001-2008/ISO9001：2008 质量管理体系要求[S].