高校学生注册系统流程再造与设计

罗蔚

摘 要：学生注册管理是加强高校治理的一项基础性工作，学生注册系统是高校实施注册管理的重要支撑。本文以华中科技大学学生注册系统多年的应用实践为例，对学生注册业务流程进行再思考和再设计，通过学生数据流程改进和学生注册系统升级，使系统适应不同类别学生的实际特点，优化了注册关键环节，提供了多样的智能注册方式，使学生注册系统在高校治理和服务中发挥更好的作用。

关键词：高校；注册系统；流程再造

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2018）19-0085-04

学生注册系统是学校实施注册管理的赋能者，在推进学校学生注册管理改革中起到强大支撑作用。2006年5月，華中科技大学在借鉴国际通行的高校学生注册管理的基础上形成了学校独有的注册管理模式，自主建设并投入使用了学生注册系统，经过多年应用，以学生注册系统为依托强化了注册管理，较好地实现了各学期学生注册，动态核准了部分在校学生人数，有效地促进了学费收缴，在一定程度上堵住了管理漏洞，在学校财务管理、教务管理以及学生管理部门之间建立起有机联系。

随着智慧校园环境下高校治理理念与服务模式的转变，学生注册系统逐渐显现出效率和体验方面的问题，以往建设系统着重于物与事，智慧校园时代更着重于人的体验，以往所建设的管理系统需要转变为以学生为中心的服务系统，需要根据国家和学校注册管理规则的变化、学生需求的变化以及学校治理和服务的变化，对原有流程进行诊断、查找问题，开启以学生不断增长的体验需求和提升高校治理与服务能力为核心的改进计划。

一、学生注册系统应用中显现的主要问题

1.按同一管理模式对待不同类别学生，不能区分不同群体的不同特点

原学生注册系统的设计是依照全日制普通本科生的管理特点，随着纳入学校规范注册管理的学生范围逐年扩大，本科生、研究生、国际学生、远程与继续教育类学生、培训进修等接受学历教育和非学历教育的全日制和非全日制学生均纳入到规范注册的范畴，但原系统的注册信息内容和注册关联项目同质化，与不同类别学生的特点和管理要求不相适应，个性化的应用体验缺乏，需要思考如何针对不同群体提供适合而优质的服务。

2.系统对返校报到处理效率低下

按照学校注册管理规定，学生返校报到和注册相分离，注册首先要求核实学生的身份和返校报到情况，学院工作人员核实学生身份后，需将学生的返校报到状态录入学生注册系统，之后学生方能申请注册。返校报到的核实处理在注册高峰期效率低、工作强度大。

3.系统架构的基础仍是纸质申请单的电子化

涉及学生申请暂缓注册、补注册、新生入学签署《知情承诺书》等环节，仍是由学生提供纸质申请单、相关部门纸质审核，审核过程涉及院系、学生处（或研工部等学生管理部门）、注册中心等多个部门，仍靠工作人员将审核结果录入系统，办理流程周期长、效率低。

4.系统应用面向PC端，学生注册方式单一

随着移动互联网的深入广泛应用，单一的注册方式越来越不能满足各类学生的需求，学生注册系统的应用模式亟需改造升级。

二、学生注册系统业务与流程再造

学生注册系统在应用中需协调校内多个部门的流程和数据，学生通过学生注册系统完成学期注册，继而取得当学期学习资格，拥有已注册学生在校内的各项权限，与学校各部门之间发生相应联系。流程再造体现为学生注册流程再造、数据流程改进和学生注册系统升级，其中，数据流程改进在于有效交换学生注册系统内外的学生数据，学生注册系统升级在于增强不同群体的体验感，数据流程改进和学生注册系统升级共同为学生注册流程再造提供支撑。

1.学生注册业务梳理

我校与学生注册工作相关的部门涉及注册中心、财务处、学生处、教务处、研究生院、国际教育学院、远程与继续教育学院、学生所属院系、网络中心、图书馆、后勤、附属医院等，涉及的注册关联项目包括学生个人信息核对维护、关键信息变更、学费及其它费用缴纳、助学贷款手续确认、奖学金评定、选课、课表查询、参加各类考试及报名、成绩查询、论文提交、图书馆借阅、校园卡身份识别和消费等，不同部门涉及不同的注册关联项目。

学生注册系统流程应符合实际业务需要、兼具普适性和灵活性。经过整理，统一整合本科生、研究生、国际学生、远程与继续教育类学生、培训进修等不同类别学生的注册流程和注册关联项目，统一而完整的注册流程（如图1所示）从学生开学申请注册到注册成功再获得各类学生所属的正常权限，而不同类别学生需要考虑各自的特殊情况，按其管理特点和要求，区别设置不同类别学生的注册信息内容和注册关联项目。如注册信息内容，国际学生、内地学生和港澳台学生应各有不同，全日制学生和非全日制学生、新生和老生也分别有所区别；注册关联项目中，把可能涉及每个学生的，如个人信息核对维护、学费缴纳、选课、课表查询、成绩查询、论文提交等形成固定关联项目，再根据学生类别，设置不同群体的注册关联项目，使各类学生注册后学习、生活的相应环节有序衔接，形成差异化、个性化注册。

2.学生注册流程再造

（1）设定注册状态。按照学校注册管理规定，首先分别设置各注册状态，各注册状态意义如下：

“未报到”指未按规定的期限到指定的地点办理入学或返校手续；“已报到”指已按规定的期限到指定的地点办理入学或返校手续；“未注册”指拥有入学资格或学籍，未按规定的注册时间缴清学费及相关费用，不具有该学期的学习资格及相应权限；“未注册（处于暂缓注册期）”指拥有入学资格或学籍，未按规定的注册时间缴清学费及相关费用，但申请了暂缓注册且通过审批，在暂缓注册期内具有学习资格及相应权限；“已注册”指拥有入学资格或学籍，按规定的注册时间缴清学费及相关费用，具有该学期的学习资格及相应权限；“保留学籍”、“休学”指学生在该学期学籍处于保留学籍、休学状态，不需办理注册手续，在学期初始化时应添加此状态记录。

（2）优化返校报到环节。新生“未报到”、“已报到”状态的信息来源可通过与学校数字迎新系统对接获取，老生“未报到”、“已报到”状态的信息来源可通过学生本人在学校刷校园卡获取，而院系在学生注册系统上录入报到状态作为一种辅助手段。

（3）简化暂缓注册、补注册的申请审批流程。针对暂缓注册、补注册的申请审批，减少前置审核条件，取消以往需经学生处（或研工部等学生管理部门）和注册中心审批的环节，重心下沉在学生所属院系，学生在学生注册系统申请，院系在系统完成审批过程，由线上申请审批取代这些环节上的人工操作。

（4）注册后权益保障。通过学生注册系统与校园卡相关功能对接、与各教学管理系统自动沟通，将注册状态与校园卡身份认证挂钩、与学习资格挂钩，多个部门协同联动，启动各自的注册关联项目，保障注册学生的权限，限制未注册学生的相应权限。

三、学生注册系统数据流程的改进

1.对新生数据流做相应调整

改变以往新生数据在各个数据库之间导入导出的方式，新生数据从学校数字迎新系统进入学生注册系统，新生通过入学注册完成个人信息扩展，产生更加完整的学生基本信息之后，通过数据交换系统把学生基本信息同步到学校学生基础数据库，学生注册系统产生的学生基本信息成为学校学生基础数据库的源头之一。

2.部分系统与学生注册系统对接的方式做相应更改

将以往部分系统与学生注册系统直接对接的方式更改为与学校学生基础数据库对接，以学校学生基础数据库为基础传送数据，形成跨部门、跨业务、跨系统的学生信息。如与各教学管理系统对接，由学生基础数据库将包括学生注册信息在内的基本信息分别向本科教务系统、研究生系统、远程教育平台等教学管理系统进行数据推送，各类学生在各自的正常注册期结束后，本科教务系统和研究生系统根据学生的实际注册状态来判断是否关闭课表查询、有关考试及报名、成绩查询，远程教育平台根据学生的实际注册状态来判断是否关闭远程类学生的网络课程权限等。

3.与财务收费系统做数据集成

财务收费系统部署在财务专网，在学生注册系统和财务收费系统部署中间服务器，该中间服务器既能通过财务专网与财务收费系统连接，又能通过校园网与学生注册系统相连，财务收费系统向学生注册系统单向推送学生缴费数据，将各类学生缴费数据推送到中间服务器，学生注册系统从中间服务器读取各类学生缴费数据。

4.与校园卡系统对接

校园卡系统判断不同类型学生的正常注册期限和注册状态，从各类学生注册开始第一天到注册截止时间之内，学生的注册状态设置为“已注册”，在各类学生注册时间分别截止之后，校园卡系统根据实际注册状态来判断是否关闭其校园卡相应功能，特别是，当注册状态为“未注册（处于暂缓注册期）”、“保留学籍”、“休学”时，校园卡系统需区别判断不同类别学生、不同注册状态分别应关闭哪些具体的功能与服务。在学生注册系统和校园卡系统部署中间服务器，该中间服务器既能通过校园卡专网与校园卡系统连接，又能通过校园网与学生注册系统相连，系统之间做双向数据通信，学生注册系统向校园卡系统推送包含注册状态在内的学生信息，校园卡系统向学生注册系统返回返校报到和注册数据。

5.设定各系统之间的数据同步时间

不同业务对于数据实时性的要求不同，数据通过数据交换系统定时传送，如学生注册系统与校园卡系统之间的交换频率可按每隔1小时交换1次，若同步时间间隔较长，会出现学生在校园卡圈存机完成了报到或注册，但数据还没有同步回学生注册系统，学生在注册系统仍是“未注册”状态，导致其后续其它系列权限受到影响，若同步时间间隔设置较短，频繁的数据同步又会给中间服务器形成较大压力，如图2所示。

四、学生注册系统的升级

1.认证机制及权限设置

注册需要学生和多个部門工作人员的参与，采用学校统一身份认证系统（PASS系统）来提高效率和安全性。在统一身份认证服务器中登记学生注册系统，新增学生注册系统对应接口，分配学生注册系统对应序号和服务目录，在认证服务器验证用户名、密码后，向学生注册系统发送post请求，学生注册系统服务器通过接口将相应值返回给认证服务器，直至完成认证。

2.与校园微信号对接

微信作为移动校园应用中用户数量巨大的即时通讯软件，已广泛应用到学校智慧校园中，学校微校园按照腾讯公司微信企业号的标准API与现有系统对接，如图3所示，实现师生身份认证、消息推送、数据传输，为校园应用提供了集成平台。通过在学校微校园上新增微信注册的应用，学生利用碎片时间及短小时间完成注册，方便随时随地查看、办理。

3.校园卡圈存机报到注册功能模块开发

增加校园卡刷卡报到注册方式，校园卡圈存机读取学号、调用学生注册系统接口，学生注册系统首先查询该学号是否为应注册学生，如为毕业、休学、退学等不属于应注册学生及未签署电子《知情承诺书》的情况，将信息反馈给校园卡圈存机，校园卡圈存机界面显示相应的提示；如属于应注册学生，则将学生基本信息反馈给校园卡圈存机，此时圈存机提供相应的学生信息核对界面，并继续调用学生注册系统接口，学生注册系统检查该学号是否符合注册条件，如学费是否缴齐、学籍状态是否正常、是否超学习年限、是否在注册期等，学生注册系统将查询结果返回给校园卡圈存机，如图4所示。

4.与学校网上办事大厅对接

学校将面向师生办理的审批、管理与服务业务流程数字化，建立了集成管理的网上办事大厅，将注册业务中的暂缓注册、补注册申请审批流程集成到该网上办事大厅，学生可通过选择学校统一服务入口进行统一身份认证，增加注册业务线上申请受理的渠道。

5.系统部分表定义和相应程序调整

主要包括，添加注册动作代码表，通过注册动作来记录某个注册状态所对应的动作，注册动作之后产生的状态为注册状态。调整表结构，具体包括调整注册状态表、注册流水表，相应修改表内的注册状态及代码等信息内容。

调整学期初始化设置，具体包括各类学生注册起始时间和截止时间设置、各类学生注册须知设置、暂缓注册设置、补注册设置、各种提示信息设置等。

添加自动提醒服务，将包括“暂缓注册”、“保留学籍”、“休学”在内的各注册状态添加记录到注册流水表，相应修改注册状态表内的信息，待暂缓注册到期、休学期满复学时再添加流水记录并更新注册状态表信息为“未注册”状态，系统每天定点自动检测暂缓注册到期、休学期满复学等情况，更新其注册状态，并添加自动邮件提醒学生申请注册。

6.系统的个性化设计

学生注册系统重视从多个方面增加用户体验，主要有，对于国际学生，在系统各客户端界面均采取中英文对照，增强全英语国际学生的入学注册体验。对于未注册学生，系统建立起未注册学生学业和消费数据的跟踪，发挥注册数据的收集挖据、统计分析和预测功能，及时发现并关怀在学业上、生活上可能存在困难的未注册学生，提高注册工作和学生工作的和有效性。

创意个性化的电子注册档案，根据学生每学期的注册情况，系统按其在同类学生中注册时间的先后次序和积极程度，分别给予“注册神人”、“注册牛人”、“注册达人”等虚拟称号，将学生在校期间的注册情况更加丰富和立体再现，如图5、图6所示。

学生注册系统流程再造与设计的效果体现在注册效率与学生体验的综合提升上，它绝不是一劳永逸，而是循环往复地逐级递进，它也绝不仅是数据流程改进和学生注册系统的简单升级，而是智慧校园时代高校治理理念与服务模式的转变，相信经过不断的改进和完善，学生注册系统将在新时代高校治理和服务中发挥更好的作用。

参考文献：

[1]焦宝臣，罗敏，李珊珊，张四海.智慧校园框架下设计自主注册系统[J].中国教育网络，2016（11）：74-75.

[2]杨晓雪，陆春.系统整合、数据共享与流程再造提升高校迎新服务水平[J].中国教育信息化，2013（5）：50-52.

（编辑：王晓明）