利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

刘静*

（鱼台县妇幼保健计划生育服务中心，山东济宁，272300）

引言

大数据指的是我们可以在更大规模的数据上做到更多的小规模数据上完成的事情。伴随着大数据的时代到来，信息技术方面都有了突飞猛进的发展趋势，对经济社会等各个领域带来深刻的影响，对于档案管理上来说也发生了重大的改变，对于档案管理工作的要求也愈发严格。面对如今大数据的背景下，档案管理工作要面对全新的管理制度，借助大数据来展开档案管理工作，不仅可以提高档案管理的效率，还可以提高档案的管理服务水平。下面将主要分析如何利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力。

1 坚持大数据的思想，实施档案管理工作

档案管理工作需要大数据的真正落实，其最根本是在思想上更新对档案管理的认识和领悟。档案管理数字化的建设，取决于管理员的工作的思想。因此尤其是正处于新时期的管理员，必须在基于其工作岗位切实的需要和用户的管理需要上，强化其对档案管理工作思想上的认知，无时无刻警醒本身坚持大数据思想，并踊跃投入到建设现代化档案管理当中。现代社会，数据作为开展各项工作的重要资料，为什么要求管理员更新工作思想？因为要想保证一个项目在安全、稳定的情况下能够成功实施，必须要具有完整的数据库。而且完整的管理制度不仅可以促进创新，而且能够保证在进行档案管理数字化的建设中，朝着正确的发展方向稳步向前。通过完善的管理体制的引导，可以产生各项创新的管理方式，从而使档案管理能够持续进展。在这个过程中，档案管理的数字化，并不是简单的就档案管理进行信息化，这次革新的关键是将档案中含有的数据信息进行管理的信息化。运用网络平台创建现代化的档案数据信息查询与管理系统，用户可以及时对需要的档案信息进行检索，能够使用户在现代化检索平台获得良好的体验。

2 确立“网络为体，创新为用”的档案管理模式

以开放的心态接受大数据，摒弃“数据小农”意识，利用大数据时代下的机会，突破传统的网络意义模式。例如数字档案咨询业务将成为常态，信息咨询在档案管理中将成为一个重要的核心业务。网络上将进行大量的信息咨询，数字档案咨询也将引领新的档案信息咨询服务。为此，我们需要更进一步地重视信息的交互与咨询能力地提高，转变过去被动回应需求的模式，向主动发现需求、提供服务发展，充分利用自己的专业特长和优势，主动解决用户的问题。

3 完善档案管理系统，增长数字资源管理周期

具有健全的管理机制是所有系统的建立与实施的基础，从而保证安全的实施情况以及高效的实施效率。可是当今的信息管理，更关注贯彻落实共享理念。因此，相关机构在平台进行档案管理的创新时，必须依据现实情况增强各种档案信息之间的联系与交流。根据不同的起源、不同的典型以及不同管理的本意的信息进行实质性理解，并在这些信息中寻找一定的关联性，健全信息交互体系。从而，保证档案管理工作更加系统，档案管理信息更加综合，为后续实施相关项目工作提供更加有用的数据信息帮助。另外，在档案管理中存在的不同的业务，也有着较大的差异性。作为管理人员，应明确分辨存在于不同业务之间的差异，从而依据现实需求实施合理流程的档案管理。由此，当前档案管理要想获得信息化的发展，最重要的是根据档案信息管理、储存、交互、共享的原则，完善管理系统。

4 提升档案管理人员的管理水平，创建智慧档案馆的云平台

档案管理的工作不仅仅只包含对档案进行罗列，对档案管理人员的管理素养还有一定的要求，需要他们不断丰富自己的管理技术，提升自己的档案管理水平，除此之外还要创建智慧档案馆的云平台。通常来说智慧档案馆的云平台要遵循分层原则，这里主要分为四个阶层，第一层是档案馆云平台中的基层，主要发挥的是数据信息传递与储存功能，对档案资料的整理以及传送网络等资料。第二层是也就是平台层，主要负责的是设备的功能调节以及信息的监控工作。第三层则是应用层，主要是以用户为服务主体，帮助用户去搜索相关的档案信息。第四层才是终端用户层也是最顶层，其主要根据用户的是实际需求来做相对应的定义，并为之做出灵活的调整与修改，顶层也是整个智慧档案馆云平台中最为重要的一个阶层，只有保证此层的工作做到位，才能实现智慧档案馆云平台的高效、便捷的目的。通过以上四层阶层，才能完全搭建成系统性的智慧档案馆云平台。

5 确保档案信息双向数字化建设档案管理

将档案管理实行创新式管理实际上是将具体的数据信息管理加以改革创新，可以将档案信息录入到电脑里，然后再借助先进的数据分析来将档案信息转化为二进制，从而来实现信息双向数字化建设档案管理。再者，还可以利用信息双向数字化建设档案管理中的职能的档案信息跟踪系统来对档案进行数据化的管理，这也是更方便于用户去搜索想要的档案信息。如果能够将档案信息用数字的形式显示出来，就可以更好的建立一个综合性较强的档案管理体系。而所谓的双向管理也是为了满足用户查询档案信息，这样的综合性管理体系既符合如今的服务标准，还能满足当今社会人们对检索档案信息的需求。

6 提供个性化与智能化的档案信息服务

传统档案管理模式下，档案机构管理的是数据，不具备生产数据产品的能力，因此提供的服务是有限的，并且是单一化的服务，如数据检索和数据打印等。而基于大数据的服务，那个更加准确地了解用户的需求并根据用户的需求制定个体化的数据产品。档案机构需要把握社会热点，关注不同人群的关注点，借助信息化技术手段，提供针对性的推送服务。另一方面，在大数据管理框架下，用户不只是数据的使用者，同时也成为档案管理的参与者，用户在对档案使用时也是对档案资源的再整合。用户每次检索数据均被数据库记录，然后通过智能化分析手段，对用户的需求做出分析，在类似需求的用户检索式便可向其推送其他用户检索结果，从而提高档案服务的准确性和服务效率。

7 结束语

总的来说，我国的档案管理系统使用大数据技术的时间还不久，甚至算是起始阶段，因此在其使用的过程中仍旧存有一些问题。但随着如今信息化技术的不断发展，将大数据应用到档案管理系统中是必然的趋势，这也是满足人们在各个方面的需求的必经之路。对于如何利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力，本文所提及到的几点有：坚持大数据的思想，实施档案管理工作，完善档案管理系统，增长数字资源管理周期，提升档案管理人员的管理水平，创建智慧档案馆的云平台，确保档案信息双向数字化建设档案管理等。

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