论办会信息系统的重要性

李飞*



论办会信息系统的重要性

李飞*

（中关村贵阳科技园创新服务中心，贵州贵阳，550081）

信息系统（Information system）是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。当前，政府、企业通过举办大型展会发布观点、探讨学术、交流前沿。展会已成为当今社会社交环节中必不可缺的内容，在筹办展会过程中，官网、嘉宾注册、嘉宾管理、接待服务、自动化办公等信息系统都在服务展会筹备，为展会的成功举办提供有力支撑，具有一定的重要性。

信息系统；展会筹备；数据

引言

2017年本人参与了G省举办的国家展会筹办工作，承担在会议筹备过程中所涉及的信息系统建设与管理工作。筹办会议中，信息系统为所有筹办人员提供了数据存储、累积、挖掘和分析等功能，减少了人力物力，提供了便捷便利，是当前办会不可缺少的内容之一。

1 办会信息系统概述

办会信息系统是筹办会议时根据需求所开发的，每个筹办方根据实际需求，开发功能不一，办会信息系统不一。结合本人办会经验，在筹办会议中，对嘉宾邀请、接待服务、自动化办公等信息系统的开发具有一定必要性。嘉宾注册系统是会议筹办过程中实时掌握嘉宾参会信息的重要支撑。嘉宾管理系统是嘉宾注册后，掌握嘉宾基本信息进行分类、筛重等方式进行信息管理的系统。官网是对外传播自我内容的平台。接待服务系统是为更好地让参会嘉宾享受会议氛围，更好地服务参会嘉宾。自动化办公系统为人员提供便利、自动化办公服务。

2 办会信息系统的重要性

2.1 信息系统是办会数据精准的有力支撑

筹办会议涉及嘉宾、工作人员等大量的数据信息，为避免手工操作中错误率、失误率高问题，在信息技术突飞猛进的信息社会，充分使用信息系统，提高数据精准度的有效管理工作，为办会提供更为准确的信息提供了有力支撑。

2.2 信息系统是办会决策分析的重要依据

会议筹办过程中，来往信息变动快，如嘉宾参会、车辆使用、人员管理等信息在每天都可能会产生颠覆性的变化。在使用信息系统后，嘉宾参会信息可实时反馈情况，为筹办方提供嘉宾参会意向度，车辆使用信息也会根据嘉宾参会信息随时变动。在信息系统中，可随时调度每辆车的工作安排，实时为筹办方提供决策分析的依据。

2.3 信息系统是办会创新变革的绝对力量

做好会议的水、电、气、讯后勤保障，多次的演练和更正，一整套会议流程无误地体现给嘉宾，筹办方在会议上实现创新突破，信息系统的应用与管理是实现办会变革更有力的途径，体现着办会水平。为例行节约，使用信息系统无纸化办公，为节约办会、便捷办会提供支撑。

2.4 信息系统是办会信息共享的网络平台

为方便对接管理，筹办设立多个小组，每个小组都会产生大量的独立数据，如何将各小组的数据实现信息共享，独立的信息系统会产生信息孤岛，搭建集成的网络平台显得非常重要，会使得筹办方各相关单位、相关人员能够及时提供、共享、分析数据。

2.5 信息系统是办会数据引领的发展方向

在信息技术突飞猛进的时代，数据大量产生，数据的挖掘、分析、应用已成为潮流。信息系统为更精准、更可用的数据应运而生，展会是当今社会必不可少的社交平台，信息系统在办会过程中，引领办会信息数据的发展，是办会不可或缺的重要组成部分。

3 关于办会信息系统的建议

3.1 明确需求，顶层设计信息系统

明确顶层设计需要“实现什么”，分析与整理用户提出的“要求”或“需要”，明确信息系统的功能。在顶层设计时把需求明确，征求各工作组意见，会让开发单位根据需求搭建更符合建设方的要求的系统，避免重新搭建和重大工作量发生。

3.2 合理搭建，及时集成信息系统

筹办方会搭建多个信息系统，及时考虑各信息系统在功能上的重合性，避免重复开发；明确各信息系统功能上的有效性，避免数据产生后无法使用。同时各个信息系统预留端口，保证各信息系统能集成应用，数据共享，为后期的数据提取、挖掘、分析作有力支撑。

3.3 及时更正，充实完善信息系统

信息系统开发时，筹办方会根据需要变更系统。开发单位应在搭建信息系统框架时采用适合本系统开发工具，制定时间任务表，明确任务完成期限，按照筹办方要求进行搭建。试运行不断修改。及时完善信息系统，对信息系统进行交付使用。

3.4 培训人员，高效应用信息系统

在信息系统试运行阶段，编制人员培训计划，分批分阶段对使用人员进行培训，开发单位分派人员及时对使用人员所遇到对问题和困难进行解答，记录所需更正的内容，使得使用人员能够高效应用信息系统，保证筹办日常工作正常运行。

3.5 数据提取，分析挖掘信息系统

系统的使用会产生大量的数据，充分提取数据，挖掘有效数据，进行数据分析，便于提升筹办会议质量，便于利用大数据的手段改变筹办会议模式。在嘉宾邀请、接待服务、安保、交通疏导、网络安全等管理上都会在以往办会的基础上实质性的提升，对筹办会议各方面都具有重要意义。

3.6 维护管理，长久运行信息系统

筹办方在使用系统过程中，及时对使用人员进行培训，提升系统的使用能力，管理好信息系统，长久有效地应用好信息系统。从系统维护、培训、使用、提出意见中形成一个高效益的闭环，不断提升筹办人员对信息系统的使用水平，不断充实新理念、新思维，便于信息系统在筹办过程中发挥效果，长久运行。

4 结束语

综上所述，在大数据应运而生的时代，信息系统已成为筹办会议中不可或缺的重要工具，在实际运用中，筹办方会根据自己的实际需求开发不一样的系统，并对各系统进行有效集成，打破信息孤岛坡垒，提取有效的数据进行分析。因此，在筹办会议中，开发一个好的信息系统，培训一批会操作的使用人员，提取分析一批可靠有效的数据，维护管理好一个平台，对提升筹办会议的嘉宾邀请、嘉宾管理、接待服务等方面都具有重要意义。

[1] 马永涛. 现代办公自动化第二版[M]. 机械工业出版社, 2017.

[2] 张士玉. 信息管理与信息系统专业导论教程[M]. 清华大学出版社, 2017.

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[4] 芮廷先.管理信息系统[M].清华大学出版社.2017.

[5] 郭东强, 傅冬绵. 现代管理信息系统第4版[M]. 清华大学出版社, 2017.

On the Importance of Organizing Information System

LI Fei*

(Zhongguancun Guiyang Science Park Innovation Service Center, Guizhou Guiyang, 550081, China)

Information system is a man-machine integrated system with the purpose of handling information flow composed of computer hardware, network and communication equipment, computer software, information resources, information users and rules and regulations. At present, governments and enterprises publish their views through large-scale exhibitions to discuss academic and exchange frontiers. The exhibition has become an indispensable part of the social links in today's society. During the exhibition, information systems such as official website, guest registration, guest management, reception service and automated office are preparing for the exhibition, which provides strong support for the successful exhibition , Has a certain importance.

information system; exhibition preparation; data

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2018.01.015

TP315

A

1672-9129(2018)01-0040-02

李飞. 论办会信息系统的重要性[J]. 数码设计, 2018, 7(1): 40-40.

LI Fei. On the Importance of Organizing Information System[J]. Peak Data Science, 2018, 7(1): 40-40.

2017-11-15；

2017-01-03。

李飞（1988-），男，汉族，贵州赤水，本科，中级工程师，研究方向：计算机信息管理及应用。E-mail:305265360@qq.com