浅析文书档案一体化管理

杨利 陕西汉中陕西航空职业技术学院

现代系统理论的发展揭示了一个普遍规律，任何一个系统都会随着社会的发展、时间的推移而不断地变化着、发展着。由文书工作和档案工作组成的系统，也有其自身的形成、演变和发展过程。纵观其由不成熟走向成熟的发展过程，可以发现，由初始的统一状态，经过相互分离状态，又走向新的统一状态，这一系统遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定地曲折发展的规律，呈现出合——分——合这一发展趋势。

1 文书档案一体化的涵义

“文书”、公文"是两个相当古老的词汇，其含义及用法基本相同。“文件”一词出现较晚，逐步扩展为包括私人活动中形成的文字材料。随着社会的发展，“文件”渐渐成为“文书”的属概念，由于约定成俗的习惯，人们在实际工作中，也惯于将文书、公文统称为文件。

（1）文件的定义：机关或个人在社会活动中直接形成和使用的各种信息记录材料。

（2）档案的定义：机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件，即档案是人们在活动中形成的保存起来以备查考的文件。

（3）文档一体化的涵义就是：通过实现文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，同时借助信息化技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理。

2 文档一体化是文书、档案工作发展的必然趋势

从历史上看，文书、档案经历了混沌统一时期、分离时期和一体化形成时期。以事物发展的观点看，原始文档一体，是由于社会发展缓慢，社会活动简单，产生的文档少而容易保管，但当社会发展速度提高，社会活动开始复杂，文件载体的演变和活字印刷术的发明，促进了文档数量增多但文件管理理论及其管理技术相对落后时，文档分流就不可避免了。在办公自动化和网络环境下，电子文件和电子档案大量涌现，新技术的运用要求实现电子文件档案全过程连续一体化管理，才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现。现代信息技术在飞速发展，这为档案管理的信息化建设供了强大技术和物质基础，使得文档一体化成为顺应时代潮流的必然趋势。同时，我国国家教育委员会和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，明确指出了档案工作和档案学研究正面临着“档案与文件管理一体化”趋势，表明文书工作和档案工作正逐步走向新的统一时期。

3 实现文档一体化的现代化条件

现代社会中，信息技术的发展、档案信息资源共享及档案管理软件的开发和利用是文档一体化实现的三个重要的现代化条件。

3.1 信息技术发展

文档一体化要真正得以实现，前提就是必需有强大的计算机技术和网络技术为代表的信息技术。运用信息技术对文书与档案管理流程进行重组，将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑，从而能够提高文件管理质量。随着近年来计算机技术、软件技术及网络技术的飞速发展，系统化、集成化、办公自动化、智能化发展迅速，文件档案相关软件拥有了较大的市场，相关软件的功能也日趋完善和多样化，促进了一体化软件的多元化发展。

3.2 档案信息资源共享

档案信息化建设对提高档案管理的科学水平，实现档案馆网络化和档案信息资源科学、合理的配置，增强档案开发的利用的主动性，实现档案事业的跨越式发展，具有巨大的推动作用。

要实现档案一体化管理，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统进行管理，完成现行文件运转过程和档案流程，使现行文件的处理与档案管理紧密结合起来，文书处理人员在将电子文件处理完毕后，只需要发一份给档案部门，通知档案部门接收或由档案部门定期下载录入档案数据库，即完成了档案的归档和交换手续，各部门的机关工作人员也可同时通过网络实现对这些档案信息资源的共享。

3.3 档案管理软件的开发及利用

文档一体化管理软件的开发和利用是文档一体化的物质基础。由于社会信息化水平的发展，文档一体化管理软件也从模拟手工操作的计算机辅助管理软件发展为电子文件管理软件，由于运用了自动化集成技术，系统界面层次结构合理、一目了然，极大地方便了用户群。因而只有对电子文件实行文档一体化管理，才能使文件的整个处理过程形成一个无缝管理系统。首先，实践中文档一体化管理系统日趋完善；文档一体化管理软件是文档一体化实现的物质保障，文档一体化管理系统软件技术不成熟，直接导致文档一体化流于纸上谈兵。目前大多数单位的文档管理处于从辅助管理向电子文件管理过渡的阶段。可见文档一体化管理系统正在日趋完善。其次，理论上电子文档管理思想日趋成熟；在电子文档管理方面，已逐步形成了一些比较成熟的管理理论，这些理论正是在电子时代背景下提出的，它进一步证明了实行文档一体化管理不仅是可行的而且是必须的。再次，办公自动化平台软件发展迅速。随着信息系统集成化程度的提高，文档一体化管理系统势必嵌入以OA为平台的办公自动化系统中，成为0A系统重要的组成部分，这必将促进文档一体化软件的规范、整合。

4 实施文书、档案工作一体化管理的措施

4.1 改革档案高等教育，培养信息时代的专业人才

随着信息技术在档案领域中的应用，档案已成为一种信息资源，它在社会主义经济建设和实现现代化中起着其他任何事物都不可替代的作用。因此，社会各界和各级档案部门对档案专业人才的需求产生新的变化。在严峻的形势面前，我国传统的档案高等教育建设已不能完全适应现代化发展的需要，必须创新档案教育的体制和机制，使我们培养的人才既能服务于档案工作的大局，又能适应现代化发展的需要。

4.2 提升文书档案管理人员的专业素养

文书档案管理工作是一项技术性、实战性强的工作，所以需要管理人员具备相应的专业素养。文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，除了自身利用业余时间不断学习，增加知识储备量外，还应从思想上树立牢固的责任意识，使他们发挥出主观能动性，自觉做好文书档案工作。

4.3 推行立卷改革，探索文件级管理

随着档案工作改革形成的行业标准文件《归档文件整理规则》的正式颁布实施，使档案管理充分利用了文书处理取得的成果，避免了重复劳动，提高了工作效率；同时将文书处理环节生成的大量数据用于档案整理环节，为档案整理环节做了数据准备；通过改革取消立卷过程中的人为组合等因素，取消卷皮、卷内文件目录和案卷目录，实行文件级的档案管理，使档案整理工作明显得到简化，有利于档案的检索和开发利用，加快文档一体化在文书档案管理工作中的实现。

5 结束语

随着信息化管理水平的不断发展，文书档案管理一体化是必然趋势，工作人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识，搞好文书档案工作的规范衔接和有机统一。在工作的过程中按照一体化思路做好文书档案收集工作，通过建立有效的管理制度和工作程序，加强文书档案管理工作，使文书档案管理工作规范化、标准化、一体化，并不断提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。