企业电子信息技术管理系统构建探讨

李革 重庆信科通信建设监理咨询有限公司

电子信息技术属于现代计算机技术、集成技术、微电子技术、控制技术发展的成果，将其应用到各行各业可以发挥出非常关键的价值。电子信息技术管理系统即为管理企业的档案系统，属于全新的现代化管理系统，为光盘存储、数据库管理、图像编辑、信息共享以及处理一站式形式。通过数据档案上网的方式，得到企业员工共享数据的效果，而且能够进行相应的权限设置，部门工作者能够实时的对于数据内容展开更新。在实施电子信息技术管理系统以后，一方面可以有效的调用以及传播信息内容，另一方面大大的缩减人工利用率，而且可以提升工作的效率以及质量。因此，怎样科学的构建起实用性较高的、安全可靠的电子信息技术管理系统，已经是当前企业档案管理者需要解决的关键问题。

1 企业电子信息技术的应用和优越性分析

1.1 应用情况

电子信息技术的应用范围广泛，对于诸多行业均可带来有利的影响，在国家经济发展中属于重要的动力资源。首先，应用于管理系统中，这是现代企业重要的特征。管理系统需要采取相应的网络技术，把相关的计划向管理工作人员进行直接的传达，同时对于重要路径报告展开科学的整理。项目管理系统内，电子信息技术也会真实的反映出资源的使用分配情况或者工作进度等等状态，能够指引管理者及时的发展问题，并寻求有效的方案进行处理。管理系统涉及到的种类繁多，应用甚广，例如常见的就是物流管理、项目施工管理等等。其次，应用于自动化控制中去，电子信息技术在自动化控制内的应用已经愈加广泛，不仅大大的降低人工管理的繁琐性，同时也明显的降低管理难度。最后，应用到科学计算中去。可以代替人工展开更迅速的计算，应用逻辑计算得到计算结果。而且于此技术支持情况下可以在诸多的方面进行有效的扩展，包括计算机辅助分析、计算机图形技术以及计算机网络传输等。

1.2 优越性

首先，企业应用电子信息技术期间，可以实现良好的共享。电子信息共享即指建立在平等以及自愿的前提下，经计算机之间的协作，在通过不同的方法以及技术等基础上，形成共同的应用信息资源的效果，达到用户对资源了解的需求。电子信息技术存在超强数据库，将查找数据精准度进行明显的提升，而且增强信息统计效率，大大的减少往常信息查询错误等问题，提升计算机工作效率。其次，确保工作的准确度。实际的生活中，人们应用到计算机参与工作的现象已经相当普遍。计算机工作期间，主要就是通过管理软件的形式进行，而且计算机信息技术软件为人同计算机之间交流的重要渠道，因此为了实现充分的体现计算机电子信息技术具有更高的精准度，就需要进一步的加强其应用范围的扩展。最后，集约化同智能化并存。计算机信息技术发展期间，有赖于程序代码编制，并且在不断的发展情况下，其已经朝着更加智能化以及集约化的方向发展。经应用现代管理技术，可以实现人力资源效应的充分发挥。电子信息技术能够对于模拟人类思维活动，展开集约化的逻辑分析信息内容，同时展开综合性的管理工作，使得管理效果显著提升。

2 企业电子信息技术管理系统的构建原则

2.1 开放性原则

对于企业来说，必须要遵循开放性的原则，也就是其所应用的电子信息技术管理系统一方面面向企业内部的所有员工开放，让内部工作人员具有一定的触及，另一方面也需要适当的对于外部访客展开开放，让外部人员对自身的电子信息技术管理系统具有一定的了解。系统应该存在有关端口连接于其他的系统，包括CAD系统、PS系统等等，这种情况下，能够使得企业内部工作人员对于有关信息资料展开便捷的收集以及整合，迅速的获得到共享内部信息的目标，而且能够相应的将生产科研效率进行提升。同时，允许企业的外部人员在系统中进入，不仅可以推动更多的人掌握企业的先进文化以及优秀的产品，而且还可以把握住浏览人群升级为客户的机会，进而带给企业的发展更多的经济效益。

2.2 先进性原则

电子信息技术管理系统具有较快的更新速度，就像其他的电子产品一样，不断的在推陈出新，以适应社会发展的步伐，满足人们更多的需求，带来更丰富的体验。因此，企业为了占据发展有利地位，增强自身的核心竞争实力，就必须要保护与时俱进的心态，确保自身所应用的电子信息技术管理系统具备先进性，及时的将陈旧系统进行摒弃，以免对于企业的平稳向前发展造成阻碍，要不断的通过研究，对电子信息技术管理系统进行革新以及健全完善功能，顺应时代发展的实际需求。

2.3 实用性原则

企业的文化各有不同，而且业务形式繁杂多样，鉴于这种现实情况，各企业就应该严格的建立在自身实际发展状态基础上，实施电子信息技术管理系统的建设。从企业自己的特征出发，所构建电子信息技术管理系统具备自身的显著特性，体现出自己发展的实际状态，具有良好的适用性，方可以使得企业内的员工对于电子信息技术管理系统形成深刻的了解以及认知。如果一个系统仅具有先进性，但是却不能满足企业日常发展需要，不能实现企业更好的向前发展，则即使是先进的系统，最终也会沦为无用之系统。

2.4 安全可靠性原则

企业电子信息技术管理系统中都会涉及到数量庞大的企业信息内容，一旦不能使得应用的电子信息技术管理系统具有较高的安全性、可靠性，势必会引发泄漏企业信息资料的风险。在外泄的信息中，不仅可以涉及到企业内部工作人员的具体信息内容，而且还可以涉及到重要的企业商务信息内容，如果让竞争对手获取企业的商务信息，则势必会大大的损伤到企业经济利益，而且一旦被居心叵测的人员利用会产生违法犯罪的现象，均会给企业造成巨大打击。因此，维护电子信息技术管理系统在安全可靠性状态中，至关重要，必须要加强重视此项原则。

3 构建企业电子信息技术管理系统的有效举措

3.1 在准备阶段方面

准备阶段需要做的工作较多，而且具有系统性的特征。首先，是需要重视有关资料的收集。有关部门工作人员需要大量的对于企业信息内容展开全面的收集，尽可能的做到信息收集的覆盖面广阔，以此作为重要的基础，找到最佳的电子信息技术管理软件开发公司，综合的了解以及分析信息管理事业发展的形势，进而可以选用最好的、满足自身发展需求的电子信息技术管理系统；其次，加强各部门工作者之间的沟通交流，即进行有效的协调各部门人员展开积极讨论，通过在会议上积极的发言，提出建议或者意见，掌握住每一部门实际的信息管理需求情况，之后向管理系统开发公司进行有效的传达总体情况，实现合作意向的初步达成；最后，形成企业信息管理系统操作以及使用制度，实施不断的健全完善，使其可以确保平稳健康的运行系统，能够在企业发展期间，促进工作效率的有效提升。

3.2 在建立阶段方面

首先需要跟信息管理系统软件开发公司进行加强联系，协同实施企业电子信息系统的安装，并且对于企业局域控制网络实施有效的连接，在系统内，进行接入进各种外部设备，包括打印机等等，形成一个相对健全并且具有完善性的企业电子信息技术管理系统。之后，企业要组织各部门工作者，科学的按照标准流程，展开试运行系统，主要的目标就是对其中具有的不合理之处、遗漏的环节等等及时的发现，并且积极的更正需要调整的部分，使得企业电子信息技术管理系统具有良好的实用性和完整性。另外，要在试运行期间严密的记录好各种问题情况，向系统开发公司进行汇总提交，之后由其实施相应的改善。

3.3 在交付使用方面

首先，开发公司应该展开相关部门后台运作员工的专业化培训，向其指导怎样正确的应用电子信息技术管理系统，让其可以严格的按照标准流程进行操作，规范化的应用，而且详细的告知应用期间的注意事项，避免后台运行员工出现错误的操作。其次，将电子信息技术管理系统面向企业的内部以及外部环境实施开放运行，并正式的交付应用。另外，需要做的至关重要的一方面内容就是同开发公司签署售后以及技术服务协议，加强日后的安全维护系统的工作落实。

4 构建电子信息技术管理系统期间需要注意的事项

4.1 严密的落实各项准备工作

对于企业来说，形成电子信息技术管理系统并非一件简单的事，其具有典型的复杂性特点，涉及到的范围广泛。例如，电子信息技术管理系统的建立，包括要了解到各个部门生产信息资料，而且有赖于大量的技术以及资金的支持等等。在准备工作方面，一旦不能落实的严密而充足，便可能会引发部门之间沟通不畅，配合不佳，由此使得系统构建降低科学性以及先进性、严谨性，严重的情况下造成整个电子信息技术管理系统的行程计划泡汤，造成不可估量的损失。

4.2 科学的展开需求分析

采取电子信息技术管理系统，主要的应用目标即为将企业内部各部门之间的沟通更加顺畅，促进有效的交流，同时有助于生产效率的明显提升。因此，应该对各部门实际需求情况充分的掌握，并且仔细的分析，得到最真实的数据资料作为有价值的依据，禁止仅仅依靠此系统构建部门意愿实施建立。如果不按实际情况进行构建电子信息技术管理系统，则往往使得系统不会达到预想的实际需求标准，并且导致大量的人力以及财力资源的浪费。一方面可以导致工作失误问题，另一方面会产生严重的生产事故，造成不可估量的损伤。所以，必须要高度的重视各部门实际需求情况的分析，形成满足生产需要的信息管理系统，切实的帮助企业管理效益的提升，推动其平稳的向前发展。

4.3 注重联合开发

企业均存在自身独特的公司文化以及优势的特长，而且企业能够更加深刻的掌握住本单位信息情况。但是对于系统开发公司来说，其主要的优势特征就是能够完成科学的系统开发。仅仅凭借企业自身，或者只依靠开发公司单方面的进行构建电子信息技术管理系统，都是不可能实现的。采取企业、开发公司联合开发的方式，能够发挥出更加良好的效果，因为能够实现双方之间的有效协调。企业实施选择开发单位期间，需要充分的搜集相关单位的信誉情况、工作经验以及研发方案等等内容，通过严格的分析，最终判定是否具备可靠性，尽可能的选用资质较高的、综合实力较强、具有良好的售后保障的公司。

4.4 落实好专人衔接

企业在实施建立电子信息技术管理系统期间，应该让专门的工作人员同系统开发公司进行顺畅的对接，而且需要长期的应用专人，避免不定期的更换人员。主要的原因就是，个人在掌握企业电子信息管理系统的程度上不尽相同，理解的能力各具有差异性。而且在开发公司方面，通过专人的接洽，能够全面的掌握住信息的对接以及理解相关意图，进而实现确保系统开发周期平稳的落实，防止由于人员混杂现象出现交流不畅、沟通不一致的情况，产生增加开发系统周期的不良现象。

4.5 合理的选用试用对象

科学合理的选择试用对象非常关键，能够对于企业电子信息技术管理系统内具有的不足之处及时的发展，并且通过严密的分析探究，进行针对性的改进，而且推动电子信息技术管理系统更好的健全完善。尤其体现在系统后天运行和系统对接企业其他系统的衔接方面上，必须要确保高素质的专业化人员，严格的按照标准方法展开试用，进而确保系统能够平稳正常的运行，防止产生差错问题，引发降低企业的生产效率问题。

4.6 加强项目的严密监控

企业信息管理系统属于繁杂的工程，不仅具有较长的周期，同时投入的资金量也是巨大的。为了确保建设电子信息技术管理系统可以顺利的实施，并且保障构建系统的质量满足标准，符合企业自身实际发展所需，就必须要配备专门人员实时掌握住系统开发公司的工作进程，展开严格的监督控制管理，树立高度的责任意识，充分的实现在预定的时间范围之内完成电子信息技术管理系统的开发，同时正常的投入应用，尽最大限度的提升工作效率，减少不必要的支出。

5 结束语

对于当前社会上的企业来说，应用先进的、优质的电子信息技术管理系统，是维护生产效率提升的重要性保障之一，而且能够对于企业的发展产生非常积极的影响，并推动增强自身的竞争地位。相反的，如果应用劣质电子信息技术管理系统，势必会出现部门之间相互推诿、怨声载道的情况，而且对于工作效率造成大大的降低，阻碍企业的向前发展。面对当前社会发展的形势，现代企业实施电子信息技术管理系统已经是必然趋势，因此，应该严格的遵循自身实际发展特征，通过各种途径，构建起满足自身发展的最佳的电子信息技术管理系统，维护自身向前发展，与时俱进。