当代企业档案综合管理工作思路分析

2018-12-22陈瑞

新商务周刊 2018年6期

文/陈瑞

当代企业档案综合管理工作思路分析

文/陈瑞

河南能源义煤集团耿村煤矿人力资源科

档案是企业经营管理过程中重要依据的留存，具有无可估量的历史价值。而在企业生产经营面临着越加激烈市场竞争的当下，诸如人力资源管理、投融资、生产、销售、采购等方面的档案材料无疑可以为企业进一步结合生产经营状况做出管理决策提供参考。笔者在大型企业人力资源管理部门就职多年，结合实践经验借本文简短表述关于当代企业档案综合管理工作思路的观点。

当代企业；档案管理；思路及方法

1 当前企业档案综合管理工作中存在的问题

1.1企业档案管理工作缺乏延续性

近年来，很多企业的档案管理进行了档案的达标升级工作。但达标工作更像是作为一项运动在进行，虽然短时间内取得了一定的效果，但达标以后没有长期性和连续性。再加上部分管理者对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，造成了档案工作有领导、无计划现象的存在，致使档案管理工作缺乏应有的延续性。

1.2档案管理工作缺乏严格规范的管理制度

不难发现，目前很多企业档案管理工作规范化程度不够，这主要体现在如下几个方面：首先，档案收集不规范；其次，档案整理不规范；再次，档案综合管理力度不够；最后，档案利用不规范。这些都是缺乏严格规范档案管理制度的体现，需要在今后不断改善。

1.3现代化档案管理方法应用不足

目前，很多企业的档案管理都是采用一台计算机一套软件的管理办法，档案管理与利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来了消极后果，落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分管理者缺乏对档案工作重要性的认识，财力投入少；二是一些企业虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是领导重视不够，虽然有计算机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

2 当代企业档案管理工作思路分析

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为企业生产经营过程中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

2.1抓好组织建设，完善管理制度

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。笔者认为，企业可以成立档案管理领导小组，为档案工作的综合管理提供组织保障。与此同时。要建立健全相关管理制度。在建立健全管理制度的过程中，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。二是要按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，加强对归档范围，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。除此之外，对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

2.2明确档案管理工作的计划和目标

档案管理工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。鉴于此，笔者认为，企业各级管理者要意识到档案工作的重要性，把档案管理工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，并且结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又合乎实际的工作计划。

2.3加强档案基础管理工作

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

2.4通过培训不断提高档案管理人员的素质

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，必须要加大档案业务培训工作开展的力度。笔者在调查研究和归纳总结后认为，培训提高档案管理人员综合素质可以从以下几方面做起：一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班，新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，要求档案管理员要懂得计算机相关知识，并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学，要岗位成长。五是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩。

2.5搞好档案的信息化建设工作

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势。笔者认为，企业应当大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新。在此过程中，要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；与此同时，要借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。