企业合同管理与法律风险防范的分析与研究

2018-12-22吴娅玲

新商务周刊 2018年6期

关键词：合同条款过程管理

文/吴娅玲

企业合同管理与法律风险防范的分析与研究

文/吴娅玲

中煤科工能源投资有限公司

目前，在我国企业的管理过程中，合同管理是一项极为重要的事情。文章就商业准则和法律原则的合同管理的模式进行解析、研究，综合概括相应的防御方式，建立适合企业合同管理的防范系统，使其得到有效控制，避免各种风险的发生。

法律风险；合同管理；防范措施

当前，企业的合同管理是企业发展中最关注的主要问题。因合同管理方面的不慎及粗疏产生纠纷致严重不良后果的情形频频发生，我国企业已高度的认识到合同管理的必要性、严峻性，在合同管理上，也从原有的事后审查向事前防范和事中限制转化。

1 合同管理的必要性

为加快实现我国新时期经济、建设的战略目标，契约精神倍受重视，合同作为当代契约的一种展现，在市场活动中发挥着重要作用。企业在生产经营活动中，越加的认识到合同的重大作用及意义，在通过合同达成合作的同时，也在不断完善合同管理，以求最大程度维护自身利益。

合同管理不仅是合同起草、签订过程的管理，而是包括合同谈判、签署、履行、变更、终止等全过程管理，涉及企业各个部门和岗位，是企业管理的重要组成部分，对企业的发展起到重要作用，甚至决定企业的兴败存亡。如合同条款前期审批不严谨，可能造成执行过程中违约，企业不仅没能获得预期的收益，还需承担额外的违约责任，造成不必要的损失。

2 合同管理措施及风险防范

2.1合同签订时段的管控及风险防范

合同商榷、审批是加强合同管理不可忽视的环节，通过商榷对合同主要条款进行充分沟通并达成一致是合作的基础，也是合同双方权利义务博弈的过程。个人认为，在风险防范的所有环节中，合同签订阶段的风险防范，即事前防范是最基本也是最有利的。

1.在合同签订之前，首先进行对方资质的审查，尤其是涉及特殊许可时，务必严格审查特殊行业的合同方是否具备法律法规要求的生产许可证、经营许可证等资质，确保签署合同的合法有效性。其次是需对合同对方的现状进行审查，了解对方的经营状况及管理水平，评估企业综合实力，确认其具有履约能力和履约信用，对于新设立的、运营时间较短的企业应加大审查力度。再次是对供应商、客户资格进行实时维护和更换，公司生产经营是一个持续动态的过程，必要时可对合作公司进行现场调查，多方面深层了解和掌握有关情况。审查过程中，如发现合同对方当事人履约能力有瑕疵仍进行合作，在签订合同时，可要求其提供合法、真实、有效的担保。

2.企业合同会签制度是事前防范合同风险的一种极其有效的方式，这不只是法务部或经营管理部门的职责，相关部门在合同签署前对合同进行会签，能更好地利用各部门的专业优势，对合同的重要内容（涵盖标的、质量、付款、金额、违约责任、争端解决）、专业用语、文字表达等进行审查，提前预防合同条款出现重大纰漏，同时也能起到相互协助和监督的作用，使企业最大化的盈利。

3.制定企业合同示范文本，对外签署合同尽量使用示范文本，有效维护和保障我方企业利益的同时，也减轻企业合同审查的压力。若不能使用示范文本时，应尽量争取由我方企业起草合同，争取掌握主动权，充分体现和保障本企业的权利，同时避免因疏于审查合同条款造成的损失。

4.除严格审核合同对方资质、合同条款内容外，在合同签订时，还应核对对方当事人印章是否一致，授权是否相符。

2.2合同履行过程中的管控及风险防范

促进合同的顺利履行，实现各方权益，是合同签订时企业之间共同的目的，但合同的履行受诸多因素的影响，具有不确定性，不可抗力、一方或多方违约都可能导致合同不能顺利履行，因此，在合同签订后，仍然需要对合同执行过程进行跟踪和监督管理，及时采取有效应对措施，尽量避免或减少损失。

1.合同生效之后企业应该按约定，实时、周密的履行义务，并且秉承诚实守信的原则，遵照合同内容、目的和交易习惯行使通知、保密、协助等附随义务。合同执行过程中若有突发事件或不可抗力，造成合同无法履行或需要对合同予以变更或解除时，应及时通知合同对方当事人。特殊情况下，如遇对方怠于履行，可能造成我方企业违约时，可采取如:提存、催告、先履行抗辩等措施，保护我方企业利益，免于承担违约责任。

2.企业应加强合同档案管理工作，妥善保管合同文本及履行过程中的相关材料，交易过程应尽量采用书面形式，重要文件需有对方合法有效的印章或签字。一旦出现合同不能顺利履行的情况时，企业可迅速收集相关证据，包括合同文本、附件、变更或解除的协议，交付证明，验收证明，付款凭证，往来信函，视听资料，鉴定检测报告等。

2.3合同解除中的管控及风险防范

解除合同属重大事项，企业尤其需要注意随意解除合同存在重大风险，可能导致重大损失。出现法定解除或约定解除情形，企业可以单方或协商解除合同时，应当以书面形式通知确认。如遇协商不成的，可请求人民法院或依据合同仲裁条款约定请求冲裁机构确认解除，但应注意合同解除权的有效期限，应在期限内行使。

3 企业合同风险防御体系建设的思考

企业建立有效的合同风险防范体系首先需要健全机构设置，建立专门的合同审核、管理部门，如设置法律事务机构，配备专门的合同管理人员，重视合同审核的重要性，充分发挥法律事务人员的作用。同时加强对企业全体职工尤其是领导层的法律知识及合同风险防范培训，强化企业全体工作人员的风险防范的观念。企业可根据实际情况，逐步建立各类风险管理数据库，对经营管理过程中的风险管理信息进行筛选、提炼、比对、划分和组合，以便进行风险评估和风险管理，逐步实现企业范围内相关风险管理信息的共享。