新形势下高校干部培训档案的开发与利用研究

张光明

摘 要：高校干部培训工作是培养造就高素质干部队伍的重要途径，培训档案工作是培训工作的重要组成部分。通过分析我国高校干部培训档案具有的特点，以及档案开发利用过程中存在的问题，提出干部培训档案开发和利用的具体措施，以期有效提升干部培训档案的价值属性。

关键词：高校干部；培训档案；开发和利用

高校干部培训档案是干部培训工作中形成的具有保存价值的历史记录，记载着培训期间形成的过程性和成果性信息。为使高校干部培训在干部培养和成长中发挥更大的作用，必须对培训档案进行科学规范地开发和利用。

高校干部培训档案的特点

高校干部培训档案属于档案范畴，除了具有一般档案的价值性、凭证性和历史性外，还具有培训周期不规律、来源分散和载体多样等特点。

一是培训周期不规律。干部培训按岗位分为党务、行政、教学、科研、群团等类别，按培训对象的行政级别分为校级领导、中层干部、科级干部等类别。由于培训主体的不同，高校干部培训周期长短不一，对其档案管理也无法按照统一的周期收集和整理。

二是档案来源分散。由于分工不同，高校干部培训工作往往需要组织部、人事处、教务处、科研处、学工处等多部门合作完成，培训工作中原始档案通常不会只来源于某个部门，而是分散在多个部门。

三是档案载体多样。高校干部培训档案，按照培训环节可以分为学员基础档案、培训班管理档案和培训知识储备档案三部分。[1]学员基础档案涉及学员基本条件、培训场所和培训方式等基本信息；培训班管理档案主要是学员参加培训的一系列程序性文件。这两类档案载体往往以纸质版为主。培训知识储备档案是教师和参训学员共同制作的具有知识产权的培训成果，载体多为纸质版和电子版共存。

高校干部培训档案开发和利用中的问题

科学规范地开发和利用档案信息是管理部门针对高校干部培训档案的服务性工作，当前我国高校干部培训档案在开发和利用中还存在以下弊端：

一是重保管、轻利用。“大部分教职员工对档案有一种神秘感，往往一提起档案馆，便认为只是存放档案的场所，不敢问津。甚至有的同志认为档案可有可无，不了解档案有什么利用价值。”[2]长期以来，档案管理过多地强调档案的收集和整理，档案的开发和利用在档案工作中常常处于次要地位。

二是档案馆馆藏不合理。高校档案馆大多馆藏不够合理、内容不够丰富，具体主要体现在：第一，门类较为单一。档案多以高校干部培训的基本信息档案和培训班管理档案为主，涉及到有价值的培训知识储备档案数量较少。第二，培训档案管理的载体形式比较单一。绝大部分档案以纸质版为主，而培训教师的电子讲义和授课视频受困于技术因素无法寄存于合适的电子媒介。第三，工作人员在处理档案信息时往往不分类别。将新材料和失去利用价值的文件放在一起，使培训信息内容杂糅。

三是档案编研工作滞后。高校档案利用工作中存在着“倒立金字塔现象”，即往往是档案提供者需要耗费大量的劳动，努力在浩瀚的文献中寻找材料信息（体现为时间的无意义消耗），结果却往往处于并不理想的状态。[3]我国高校档案管理普遍重视干部培训文件的收集，对涉及关键信息的培训成果缺少深层次的研究，从而导致与社会发展密切相关的档案材料无法得到有效开发和利用。

四是服务方式陈旧落后。第一，“干部培训档案利用者多为行政管理部门的人员，且大多是查找与自己工作内容相关的案卷，而教师和科研人员利用档案的较少，利用档案进行学术研究的几乎没有”[4]，这固然与培训档案的性质有关，但是，工作人员服务方式落后也是导致培训档案利用率低的原因之一。第二，虽然很多档案管理工作已经引进计算机等存储设备并建立网上服务界面，但对电子培训档案的加工和上传仍处于低效率的手工处理阶段，而且网页界面比较单调、档案信息不全。第三，不同高校之间的档案方面的信息处于封闭状态，在网上无法查阅，也无法做到檔案信息的远程交流和协作开发。

加强高校干部培训档案的开发和利用对策

针对当前干部培训档案工作的上述问题，需要树立正确的档案效益观，不断优化馆藏结构、加强档案编研工作，增强全方位主动服务能力，从而促进培训档案工作的全面发展。

一是转变观念，树立馆藏与开发并重的理念。在管理方式上，档案管理工作应当以有效利用为出发点，积极拓宽馆藏渠道、更新开发内容，不断加强对培训档案材料的开发力度；档案管理工作也可以通过信息化加工和处理程序，将学校干部培训档案成果在互联网平台上共享，使培训档案价值发挥到最佳。

二是优化档案馆馆藏结构。为优化馆藏结构，高校档案工作应当根据自身特点和服务对象调整归档方式。对干部培训中的各阶段加强调研了解，重点收集反映本校专业特色和办学亮点的干部培训材料；建立多媒体信息数据库，为干部培训电子档案的存放、复制和利用创造条件，继而方便培训档案的网络查询、资源开发和教学科研项目的进行；对保存时间过长的档案材料进行鉴定，并对失去利用价值的档案材料采取集中销毁措施；加强对散落培训材料，如有价值的培训日志、培训成果、培训照片和历史文件等材料的收集整理工作。

三是重视和加强档案编研工作。档案工作人员必须克服过去那种“重编辑、轻研究”的工作思路，将研究工作作为重点。在充分调研的基础上，结合实际需要，选择有利于高校“双一流”建设和社会经济发展的方向，利用现代互联网技术进行筛选处理，从分散于各个案卷的干部培训信息中挖掘出价值性、科学性和规律性的信息，也可以联合学校其他部门共同参与培训档案材料的编研工作，将培训材料加工为具有知识产权的电子文档。

四是增强全方位主动服务能力。第一，档案工作人员要深入基层调研了解当前学校发展过程中存在的问题，结合基层管理者和教职工的需求，选择合适的服务方向，通过对基层员工讲授培训教育背景、管理经验和方法，为学校职能部门培训制度的建立提供第一手资料，也为“双一流”建设、科学发展、人才竞争等方面提供参考性意见。第二，加大干部培训档案的覆盖程度和开放透明度，主动走出校门，通过档案陈列展览、咨询服务等活动，让更多人了解学校干部培训的知识产权成果和档案服务内容。第三，档案管理部门利用计算机信息技术进行档案开发，通过编制检索工具和建立信息检索系统，形成科学有效的检索途径，从而为查阅档案提供便利并减少信息处理的成本。第四，提高档案工作团队的业务素质和职业道德素质，通过现代化技术知识、管理知识、创新意识、参与意识和服务意识的培训，提高管理团队的奉献精神以及开发、利用档案的能力。

参考文献：

[1]李英.高校教育干部培训电子档案管理浅析[J].河南教育（中旬），2011（12）：12-13.

[2]吕长生，郑康.浅议高校档案的利用[J].扬州教育学院学报，2001（3）：79-81.

[3]徐亮.档案利用过程的“倒立金字塔”现象的发生和克服—以高校档案馆为例[J].档案学研究，2009（2）：26-28.

[4]姚青.浅谈高校档案的利用[J].济宁师范专科学校学报，2006（6）：91-92.

（作者单位：青岛大学党委组织部）

[责任编辑：苑聪雯]