煤化工EPC项目工程档案信息化管理中存在问题及其对策分析

辽宁大唐国际阜新煤制天然气有限责任公司 辽宁阜新 123000

现如今，传统的档案管理方式已经跟不上社会的发展速度，档案管理工作作为整个档案工作的核心内容，主要包括档案数据整理、档案资料收集以及保存，对资料进行存储、下载、上传、分类以及检索等操作。档案管理的工作质量对企事业单位的发展起到了非常重要的作用，为了更好地保证档案管理工作的科学高效运行，要制定科学合理的策略。

1 煤化工EPC工程档案信息化建设的必要性

在我国当前的工程项目建设过程中，大型的EPC项目一般是由较多建设环节所组成的。其中包括从项目立项的勘察招标，到详细工程设计，再到现场安装调试、试车中等多个环节。EPC项目中的文档管理也就是从EPC项目开始实施到项目结束这个过程中全部的归档文字信息资料、图纸资料等文件的管理，这些文件是了解EPC工程管理过程的依据。所以在煤化工的项目工程建设中，需要进一步做好对于档案的管理、采集及整理，从而确保较大型的EPC项目档案得以完全、准确地建设，并且这也成为我国EPC项目技术管理层面的重要组成成分，对于EPC工程档案的信息化处理是档案处理工作中十分重要的一环。随着我国当前EPC项目文档管理的不断完善，对档案进行信息化处理能使档案发挥更大的作用。档案管理信息化可以在一定程度上将项目或者实践工程的质量提升，并且可以运用信息技术尽快建立EPC项目的档案管理台账，让整体档案检索更为精确，实现总体上的资源共享。档案的数字化检索好处在于其检索较为快速，并且较容易实现同步的备份，存储的占用空间较小，对其维护也更加便捷安全。所以做好EPC项目的档案信息化建设对EPC项目进程的加快及质量的提升都是有较大意义的[1]。

2 EPC项目档案管理存在的问题

2.1 重视程度不够

对电力建设项目档案信息化建设的重视程度不够主要体现在以下两点：第一，电力企业管理者对档案管理工作不重视，这就导致了无论是资金投入还是人力投入都比较不足，电力建设项目档案管理工作就会出现较多问题。第二，管理人员对档案管理工作不重视，没有认识到电力建设项目档案管理工作对电力企业发展的重要性，导致在日常工作中缺乏职业道德和责任心，这就会增加档案管理工作出错的可能性[2]。

2.2 档案信息化管理缺乏安全意识

档案信息与其他信息资源存在一定的区别，档案信息中包含非常重要的文件，有些还是绝密文件，因此，对档案信息进行管理是非常重要的一项任务。在档案网络发展大背景下，如果档案信息没有一个实时监管的管理系统，那么档案信息非常容易出现复制和盗取情况。一旦档案信息被不法分子盗取，那么就很容易造成档案信息中的重要信息丢失，这样也会间接影响社会各个领域的有序发展。由此可见，加强档案的网络环境管理是非常有必要的。

2.3 煤化工企业难以跟上档案建设的发展速度

伴随“十三五”规划的实施，我国多数煤化工企业都在积极地改进和完善自身的档案管理，煤化工企业的建设规模不断增大，这会让企业对于档案管理的质量要求有所提升。档案管理是项目管理中较为重要的一环，由于其是项目中服务性较为鲜明的管理工作，对于项目工程的管理，需要从多角度同时开展。项目档案的管理制度不仅需要自身基础和服务性作用作为基础，还需要建立一整套较为完善的档案管理制度体系。而当前我国的科学技术水平以及信息水平还不高，一些煤化工企业在工程档案管理中依旧沿袭传统管理的方式，这阻碍了档案管理的发展。

2.4 EPC项目档案管理数字化网络建设

档案管理的数字化网络建设，即主要通过计算机技术、OCR（光学字符识别）技术、数字摄影、存储技术与多媒体技术等新型技术，将各类载体的档案资源转化为数字化的信息，并且用数字形式进行存储，以网络的形式进行连接，从而构建一个整体、有序的档案信息管理库，可以更为及时供用户使用，并且实现资源的合理共享。在项目文档数字化完成之后可以正确地将文档编号录入电子管理系统中，从而保障条目以及图文的对应。除此之外，企业可以以项目规模的实际情况为基础，从而研发或者购置对应的电子档案管理技术，配备一定的服务器及数据，采用B/S（架构浏览器/服务器模式）实时进行文档异地交付，文档可以依据项目的方式存入不同部门以及设计单位的信息库，从而进行总体数据信息的导入[3]。

3 提高EPC工程档案管理信息化水平的对策

3.1 平台要强化项目档案管理

档案信息化管理通过整合不同阶层的信息资源，整体实现EPC工程档案管理中不同方位的交流和共享。从而一方面提升EPC项目管理水平，另一方面提升项目决策的科学、合理性。对于现阶段我国企业结构的转型来说，可以有效地降低项目管理成本，并且提升项目实施的效率，进一步提升企业的市场把控和人力资源的素质，这也是企业让其内部充满活力的重要途径。通过强化项目档案管理，可以完善项目档案的管理流程、制度，提升人员管理水平。

3.2 加大档案信息化建设的投入力度

一方面，电力企业应该投入资金来采购档案信息化建设需要的硬件设备，最典型的就是计算机；另一方面，企业应该加大人力资源的投入力度，因为电力建设项目档案信息化建设需要建立档案管理网络系统，开发档案管理软件，传统的档案管理人员在信息知识方面有些欠缺，无法胜任档案信息化改造工作，电力企业可以聘请专业的信息技术人才来帮助企业进行档案信息化建设[4]。

3.3 健全档案管理信息化法律法规

档案管理信息化建设在开展过程中，需要明确的法律法规支撑，只有强化档案管理信息化建设的法律效力，才能依法落实各项工作，为档案管理信息化工作提供法律保障。

3.4 重视在档案管理中引进科学技术

档案管理主要包括电子档案管理和纸质档案管理两方面。而煤化工企业项目主要因文件归档而产生的，更多涉及电子档案的管理。在企业项目档案管理中引进科学技术可以有效将信息系统中的文件进行分类和管理，并建立适合电子储存档案的系统进行档案的管理。这也对工作人员的档案系统管理技术有着一定的要求。另外，因为档案管理的业务规范主要包括档案卷宗的整理、分类、文档时间日期的归类、保管期限的明确以及特殊载体档案管理规范等，引进科学技术的引进是十分必要的。

3.5 统一工作标准和程序依据

衡量档案工作现代化的标志是档案工作的程序是否标准。通过实施现代化和标准化的档案管理，让档案工作变得更为简单，并且从杂乱无章的状态走向统一，并且因为可以降低重复劳动，可以较大程度地提升档案管理的水平。而依据规章制度办事可以让档案的管理工作者在工作中降低失误率，从而保障档案的采集、鉴定和保管，提高办事效率。而大型的EPC项目档案管理只有做到规范、标准，才能在一定程度提高工作质量。但在当前我国的档案管理中，很多管理程序一方面不能够体现档案管理工作的现代化发展，另一方面也不能够提升办事的效率。在档案的利用中，越来越多的程序也会让档案的使用者十分反感，进而降低档案利用的效率。所以档案的工作程序应当制定得较为科学、规范，较为繁琐的程序可以删繁就简，促进档案管理工作的信息化发展。

3.6 加强对档案信息化建设的重视

只有电力企业管理者充分认识到档案信息化建设的重要性，提高对信息技术应用的重视程度，才能切实促进电力建设项目档案信息化建设进程。随着经济和技术的发展，现代社会已经进入了信息社会，给人们的工作生活带来了极大的变化，只有加强对信息技术的重视，才能不断开发出信息技术的新功能，扩大信息技术的应用范围。在这种形势下，数字化档案已经成为电力建设项目档案管理的必然趋势，只有在电力企业的大力支持下，才能将更多的信息技术诸如加密技术、网络安全技术等应用在电力建设项目档案管理工作中。

3.7 完善项目档案管理体系

EPC工程的档案信息化管理主要包括以下几方面。首先是信息的采集和草案制订，这方面需要由地方企业的行政管理部门进行工作流程审核，并且从实际情况出发进行草案修改；其次，要收集较多人员的意见进行修改。在将档案管理方案交给上级进行审批之后，可以执行。而且在执行的过程中可以较为细致地分成试行和正式执行两方面，循序渐进并且逐步完善信息化项目档案管理体系。

3.8 加强档案管理软件的开发

档案管理软件开发是电力建设项目档案信息化建设的必经途径。传统电力建设项目档案管理、储存工作的难度比较大，不仅需要足够的空间，而且对环境的温度、湿度等都有较高的要求，需要某档案时只能亲自查找，工作量非常大。利用档案管理软件检索系统则能在很短的时间内找到自己所需的材料，有时候还能通过档案在线阅览功能来查阅档案。

4 结语

在信息社会飞速发展的形势下，档案信息化建设已成为时代发展的必然趋势。电力建设项目档案信息化建设可以有效提升档案分类和管理的速度，简化了档案查阅和管理的流程。电力企业应该加强对档案管理信息化的重视，加大资金和人力的投入力度，重点开发电力建设项目档案信息化管理软件，建立健全档案管理制度，提升档案管理人员的综合素质能力。