纸质资料数字化的研究探讨

2018-12-21

商品与质量 2018年40期

福建奇松信息技术发展有限公司福建福州 350000

对于资料管理部门来说，如何有效的开展纸质资料数字化管理工作是其热切一个关注的问题。但是就目前而言，纸质数字化管理工作的开展，还没有一个完整的管理制度与流程，使其不能得到良好的开展，很难达到标准。在技术操作方面，还没有规范的操作标准与规定，这让纸质资料数字化的实现存在着许多问题与不足。在数字化管理工作过程中，需要相关部门进行不断的完善与提升，使纸质资料数字化工作可以得到有效的开展。

1 纸质资料数字化意义

纸质资料在资料管理中存在着许多问题，像是纸质材料本身不易长时间保存、人为因素造成的损坏、自然因素造成的影响等，这一系列的问题，致使纸质资料在管理中存在着许多隐患风险。因此，纸质资料数字化是必然的趋势，引用现代科技技术将所有纸质资料进行数字管理，采用计算机技术与编程技术，把纸质资料内容录入电脑系统中，进行现代化管理，可以有效的对资料内容进行长久、安全的保存，弥补纸质材料的不足，延长纸质资料内容的使用时间。纸质资料数字化，可以打破时空的限制，对资料可以随时随地的进行预览与查看，减少因为纸质的磨损而使其丧失自身价值。纸质资料数字化，可以有效简化资料查看的步骤，提高资料的阅读的速度。另外，根据各地域的资料管理部门设立的本地数据库，可以进行不同地域的资料资源进行共享，扩大资料信息资源的利用率，最大限度发挥资料资源价值。纸质资料数字化符合时代的发展需求，可以最大限度保留纸质资料的文化价值[1]。

2 纸质资料数字化工作的实施

2.1 完善数字化管理制度

完善纸质资料数字化的管理制度，可以有效使纸质资料数字化工作落到实处，最大限度的保证纸质资料数字化的效果。因此，相关纸质资料管理部门应积极推进纸质资料数字化管理制度工作进行，制定出一个合理的数字化管理系统。在数字化管理工作的开展过程中，需要对相应的技术方面进行详细的了解，再根据本身的情况，进行调整与改善，确保数字化管理工作的顺利进行。在纸质资料管理过程中，存在的问题与不足的地方，找出相应的解决措施，使其得到良好的管理。在纸质资料数字化时要有统一的标准与格式，根据纸质资料的内容进行合理的划分与归档，要保证纸质资料数字化的规范化与合理化，不能出现任意而为的现象，需要相关部门制定相应的管理制度，为纸质资料数字化工作的开展提供一个良好的发展管理体系与标准，以便于提升纸质资料数字化管理成效。纸质资料数字化管理，还需要有关管理部门进行不断的探索与完善，统一标准化管理，使纸质资料数字化工作的执行起来可以提供一个统一的操作标准。

2.2 建立完整的数字化流程

在纸质资料数字化工作开展过程中，需要根据纸质资料的相关内容对整个数字化系统进行合理的规划，实现预期效果。纸质资料数字化工作的落实需要一套完整的管理流程体系，以便于提高数字化管理的规范性与质量。在建立完整数字化管理流程中，需要重点关注纸质资料的保护，引入经济管理控制策略，成分体现纸质资料的自身价值。在管理数字化建设过程中，需要对纸质资料进行合理的分类，挑选出具有保存价值的纸质资料，对于这种类型的纸质资料进行明确的划分其界限，确保纸质资料的文化价值，进行有效、合理的管理与划分，在纸质资料的调查、收集、整理过程中，需要工作人员具备高尚的责任心与职业心，确保纸质资料在数字化过程中的完整与信息正确。完善的数字化管理流程，可以使纸质资料数字化工作得到顺利的开展，为资料信息的录入提供一个完整的工作体系，确保资料数字化过程中信息正确的录入，使文化资源可以得到长久的保存于有效的利用。

2.3 提高数字化技术

纸质资料数字化工作有效的开展，需要技术方面的大力支持，才可以使纸质资料数字化管理得到有效的保障。纸质资料数字化管理工作的开展，可以使数字技术得到充分的利用，让资料信息化管理的优势得到淋漓尽致的发挥，突破技术方面的局限性，保障数字化管理得到顺利开展。资料管理人员要根据实际情况选择可行性的技术，确保储蓄设备的可用性，从数字化设备方面给予数字化一个可靠的技术保证。对于先进的技术需要资料管理人员进行全面的了解，实时更新于检查，做好技术的升级，满足数字化管理需求，可以为纸质资料数字化工作的开展提供有效的解决应对措施，提高资料管理工作开展的成效。在提高数字化技术过程中，还需要完善信息系统的需求，采用更加科学的办法进行操作，对原有信息进行精选、分类、排序与比较，提高信息的质量与准确性。

2.4 培养技术人才

纸质资料数字化工作的开展，人才的培养是工作开展的重要保障与支持。对于数字化资料的处理，需要管理人员对资料进行立卷、整理、归类、排版、等操作以及制作相应的软件，再通过互联网进行控制与利用，提供完善的资料信息资源查询系统。在具体操作过程中，需要管理人员具备强烈的责任心与较高的专业能力，不仅需要档案管理的专业能力，还需要一定的专业技术。因此，资料管理相关部门需要注重员工专业技术的培养，提高其专业技术能力与职业素养。资料管理部门可以对员工进行定期培训，致力于提高员工的专业技术能力，以便于满足资料管理的需求，实现资料信息自动化的功能，为资料管理水平的提升打下稳固的基础。