信息化时代煤矿企业文秘工作探析

徐院院

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）10-272-01

摘要 在煤矿企业中，文秘工作是其主要机构，具有十分重要的地位与作用，具有上传下达的员工义务，对企业的发展与运行具有积极影响。同其他部门相比，办公室具有特殊的智能，工作人员需要与企业其他员工进行交流。所以，在新形势中，文秘工作要进行改革与创新，引入新时代的信息，提升企业文秘的工作水平，促进煤矿企业的发展。

关键词 信息化时代 煤矿企业 文秘工作 探析

一、信息化时代煤矿企业文秘工作探究

（一）具备一定的文字功底和语言表达能力

文字功底和语言表达能力一直都是文秘工作的看家本领之一，对于煤矿企业的文秘工作也不例外。在信息化日益渗透到生产方方面面的今天，煤矿企业的信息资源无论是从数量还是表现形式上都日益庞大且内容多种多样，因此，煤矿企业的文秘工作着就需要依靠自身扎实的基本功特别是文字功底和语言表达能力来对信息进行整合、概括、凝练，从而达到中线突出，条理清晰，为领导者的决策和部署提供强有力的文秘保障，进而提高企业的运转效率。

（二）具备熟练地技术操作能力

在当今时代无纸化办公及利用现代设备办公已成为大势所趋，煤矿企业在行业属性上虽然做为第二产业中的传统行业，在日益注重工作效率的今天，也应当使工作效率紧跟时代水平，因此做为文秘工作人员更应当紧跟时代步伐，熟练使用现代办公设备及办公软件，通过定期培训培养一致高效、精准的文秘团队。

（三）具备处理日常事务的能力

在煤矿企业中，文秘工作可能涉及企业工作的方方面面，这就使文秘工作的实际内容显得较为繁琐，而员工对于琐碎事物的处理能力不到位，则会导致员工被琐事缠身，直接影响到员工的工作效率。因此，只有提高员工处理琐碎事物的能力，才能使其在工作中做到精益求精，保质保量的完成任务。

（四）具备良好的组织协调能力

文秘工作具有上传下达，沟通左右的作用，使企业中横向与纵向联系的桥梁和纽带，因此，作为一名合格的文秘人员，还应当需要具备一定的组织协调能力。从而确保能将企业管理层的决策部署准确无误的传达给下级部门，同时也能够将下级部门的工作成果及进展、问题等及时向管理层反应，在横向对接中，文秘工作人员还需要妥善梳理各方工作关系，从而做到各部门之间对接紧密，沟通融洽使企业各方面稳定运转。在日常工作中，文秘工作者也应具有良好的自我修养，做到礼貌待人，临阵不慌，思维敏捷。

二、信息化时代煤矿企业文秘工作转变方式

（一）增强员工的组织能力与协调能力

办公室文秘工作人员要具有组织能力与协调能力。这种协调组织能力主要分为对内组织协调能力以及对外组织协调能力。对内主要是员工与领导、员工与员工之间的组织协调。对外主要是协调各种公共关系，与各种组织部门打交道。在组织协调过程中，工作人员要注意局部以及整体的关系，要具有全局观念，并且要能够将自己的工作放大，并置于企业的整个工作上，从最大的视野看问题，准确把握局部与整体的管理，促进企业发展。在组织协调的过程中，文秘工作人员要注意自己的身份、说话的方式以及自己的管理范围。

（二）强化工作人员的服务意识，增加工作质量

办公室的文秘工作人员从工作的职责来讲，对于单位各个阶层的人员都是要具有服务意识的。这就需要办公室文秘人员要对服务工作进行创新，对自己的创新范围加以扩展。首先，要转化自身思维，能够将被动转化为主动；然后要改变自己的态度，由冷漠到温和。最后，要求真务实，解决问题要认真积极。办公室的文秘工作人员要从服务方面的创新达到服务质量的提升，能够以企业为中心，能够让领导满意、员工放心。服务意识主要分为两种，一种为主动服务、另一种为超前服务，能够使用现代信息化的眼光你看待工作的规律与需求，对领导及与员工的动态要积极摸索，从而提升服务质量。

（三）使用现代化的理论进行创新实践

信息化与自动化发展对我国的办公环境带来一定的挑战，想要进行办公自动化，首先要对办公的设施进行完善，改善办公的条件，进而提高文秘工作者的工作效率以及工作质量。同时，对办公自动化的工作进行改革，促进办公室工作制度的改革，能够有效率办公与辅助领导。同时，办公自动化能够与企业其他人员进行信息共享，分享单位的内部信息与资料，进而减少不必要的获取步骤。办公室的文秘人员要提升自己的专业能力，要不断进行学习，掌握计算机的有关知识，能够对企业的档案及资料进行管理，能够使用信息化技术来提升自己的工作效率。

三、结语

综上所述，在煤矿企业运行过程中，文秘工作者是领导的好帮手，能够为领导分担工作。因此，作为一名煤矿企业的工作人员，要紧随时代发展的历程，不断学习与交流，提高自己的综合能力。当前为信息化时代，信息化逐渐加深，煤矿企业的文秘工作已经发生改变，需要文秘工作者对自己严格的研究，进而有能力面对当前信息化时代以及国家的变化，对于信息化时代发展的需求进行了解，进而提高自己的工作質量，促进企业发展。