数字化土地档案集成管理利弊分析

肖良秀

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—202—01

摘要 随着社会的进步和科技的发展，档案管理工作已经从最初的文本档案向数字化档案进行升级，本文就结合详细情况对数字化土地档案继承管理的利弊因素进行简析。

关键词 数字化 土地档案 集成管理

一、档案管理数字化是档案管理的发展方向与趋势

传统的文本档案在信息统计和整理上因为参杂了太多的人为因素，因此极易造成档案信息失真现象出现，而依托计算机多媒体技术衍生出来的数字化档案，不仅提高了档案的信息质量，让档案从纯文本文件向图片、影音甚至是3D全息信息提升，而且还进一步提高了档案管理的时效性，确保档案信息在固定范围内内容的真实性。

实现档案管理数字化，不仅是行政办公的大势所趋，更是社会发展、时代的进步的大势所趋，在办公自动化程序进一步优化的过程中，数字化档案能够根据时间节点的不同自动生成周期性档案原始信息，这样就有助于档案管理工作人员进一步开展工作。

二、数字化土地档案管理优势

在过去，由于所有的文档信息都是以行政区划为单位独立编撰土地档案信息，即便是在涉及到一些有争议的土地信息时候，也并不容易在建档初期解决相关问题，以至于在部分地区完成土地确权或者不动产登记的过程中频现争议。

而数字化土地档案的管理不仅实现了档案信息的精准化、精确化和严谨性，而且还借助中央处理系统、云存储系统，将所有不动产原始信息实现了资料共享，让土地档案在开始建档之处就形成了较为精准的信息储备，一旦再出现数据重复的情况时，系统会根据预设信息自动提出预警，这样一方面有助于档案管理人员进一步核实原始档案数据信息的真实性，另一方面也能以最短速度化解不动产信息统计中的矛盾，维护相关当事人的合法权益。

三、数字化土地档案集成管理面临的困难

虽然数字化土地档案在完成集成管理上所发挥出来的优势有目共睹，但是笔者对部分地区开展数字化土地档案集成管理的实施工作进行调研之后发现，在工作实践中还存在着一些问题：

一方面是，工作人员过度依赖档案的数字效果，忽视了文本档案的存在价值。客观的讲，数字化档案所展现的信息的确是文本档案所不能比拟的，数字化档案不仅涵盖了所有文本档案的信息内容，而且还能辅助以图片和影像信息作为补充，强化档案的完整性。因此在大部分地区启动土地档案数字化升级之后，工作人员就忽视了对原始文本档案的有效管理。笔者认为这是一个完全错误的操作模式，对于目前如火如荼的开展的不动产信息登记和农村土地确权来说，原始文本档案很可能不止一件，将这些信息完成统计需要一个过程，而这些资料中还原的是十几年甚至是几十年前的土地信息，是一种弥足珍贵的信息资源。在形成数字档案之后的确提升了档案资料信息管理的精准程度，但是如果一味的依赖这些数字档案，忽视了档案集成管理中原始文本档案的存在，那么一旦数字档案出现缺失或者是数据丢失现象，势必会造成严重的后果。

另一方面是，档案管理流程存在漏洞，对公民信息安全性带来隐患。所有档案管理工作都必须秉承严谨的程序，与之相对应的有一整套必备的措施，但是对于数字化档案来说，特别是针对在信息共享状态下的数字化信息档案集成管理而言，尽管分设了不同的管理权限，但是往往这种管理权限是根据档案管理部门工作人员的行政职务高低来分配档案查阅以及修改权限的。这样就给档案管理中最为关键的不动产档案信息带来了一定的风险，毕竟当非直接管理人员存在能够接触甚至更改档案信息可能性的时候，档案信息就不可能确保唯一性原则。

四、数字化土地档案集成管理的纠偏措施

梳理数字化土地档案集成管理中面临的问题可以清楚的认识到，这些问题与数字化信息管理技術毫无关联，主要是执行者没有认真的了解数字化档案集成管理的必要性。随着农村土地确权工作和城市不动产登记工作全国联网的进一步深入，涉及土地档案集成管理的相关工作会愈发重要，因此必须有的放矢的采取措施扭转现状。

一是，完善数字化土地档案集成管理的模式。档案信息数字化处理只能代表着档案管理水平的一种提升，并不是说文本档案就失去了其存在的价值。特别是向不动产原始信息中可能存在多次交易，变换当事人的这种情况，有了纸质档案作为补充能够更好的还原实际情况。从另一个角度上来说，纸质档案的存在也是电子档案的一种有效备份，可以在应急情况下确保档案的完整性，因此在完善数字化土地档案集成管理的过程中应当将多媒体数字档案和文本档案完成同步管理。

二是，完善档案管理流程。属地管理和强调档案管理的保密性是档案管理工作中一直秉承的原则，数字化档案的管理流程中，不应当出现以职位高低而形成的档案查阅以及修改等级。尤其是涉及到档案信息修改权限的设置上，不仅要实现严控，还要在办公自动化程序或者是档案管理运行程序中设置复核方式，这样可以最大程度上确保档案管理过程中所面临的公民档案信息泄漏或者权益受损现象出现。