提升办公室档案管理工作效率的思考

马丽

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—195—01

摘要 在信息时代，提升办公室档案管理的效率能够更好的为单位服务，从而提高办公室的工作效率，也有利于促进档案管理的持续性。当前影响办公室档案管理工作效率的主要因素在于认识不到位和制度不完善。在信息时代，提升办公室档案管理效率的有效途径需要在提高思想认识、完善人才培养制度、推动无纸化办公室等方面进行努力。

關键词 办公室 档案管理 效率

信息时代的来临，使办公室管理工作愈加先进，对管理的要求也随之严格。档案管理作为办公室管理工作的重要内容，其效率的高低直接关系道办公室工作效率的高低。因此，办公室档案管理工作应该紧跟时代的步伐，充分利用各种技术手段，不断完善制度建设，切实提高工作效率，以适应时代发展的需要。

一、办公室档案管理工作的重要性

（一）适应新时代对办公室工作的新要求

档案的主要目的是为了便于工作人员查询信息，提供办公室的工作效率。信息时代对办公室工作的效率提出了更高要求，档案管理的重要性也逐渐得到重视并不断得到发展。作为办公室重要业务的档案管理工作也逐渐得到完善并在业务工作中发挥着更大作用。所以，信息时代，不断提升档案管理的效率，进而提升办公室的工作效率，为企业、单位提供更优质的服务成为时代发展的要求。

（二）促进档案事业可持续发展的需要

连续性和连贯性是档案管理工作的特点，档案的形成是一个长期的过程，不仅仅记录企业、单位工作的内容，也是一个企业、一个单位一段时期或某个历史阶段发展的见证。企业或者单位想要承前启后可持续发展，需要借鉴吸收前一阶段发展的经验教训，这些都需要档案来提供。因此，要求档案管理也需要具有可持续性，系统全面的整理一个企业或者单位的档案，对于推动档案管理的可持续发展具有十分重要的意义。

二、影响办公室档案管理工作效率的因素

档案管理的首要工作需求便是确保档案信息的完整性，从而为各类工作提供可靠的信息基础。不过，由于档案管理效率存在些许问题，导致基本的完整性需求无法得到满足，继而也影响到企业的内部运营和外部经营活动。

（一）缺乏管理认识

企业或社会组织对于档案的管理认识程度不足，是导致当前档案管理模式粗放的主要原因。更因为态度因素的干扰，也导致档案的应用价值遭到削弱。事实上，当前档案管理存在的混乱、缺乏审计、内容不完善、内容不详实等表现，均是受到管理态度的影响。另外，管理态度的问题，也是促使档案管理的专业人才供给不足的关键，继而影响到工作人员对档案管理的意识，即使一些组织有能力招聘到专业人才，也难以有效实现良好的档案管理，这一状况将导致档案的价值无法发挥。

（二）管理制度存在缺陷

获得理想管理成果的必要途径，便是通过良好的管理制度。而档案管理制度存在着明显的缺陷性，其中主要表现在：第一，对细节要求不足。如在档案区分管理方面，仅提出“档案需要区分”，并不提供区分的条件，更未说明区分档案所要达到的效果；第二，覆盖范围存在不足。档案管理的覆盖范围不完善，导致管理工作存在漏洞，由此影响到档案的完整性和安全性；第三，合作方的档案制度不在同一水平。不同的企业或单位档案制度差次不齐，甚至有的合作方尚未建立档案管理制度，导致合作方在档案管理上难以形成合力，影响了档案功能的发挥。

三、如何提升办公室档案管理的效率

（一）提升档案利用率

档案资料的价值在于使用价值，只有充分利用才能够使档案的功能得到充分发挥。提高档案的利用率，一是拓展档案服务的方式，由“被动服务”转变为“主动服务”，采用多元化的服务形式，积极主动的为利用者提供所需的信息。二是创新档案服务形式。在提高档案利用率的同时，根据企业或者单位实际，创新档案工作的思路和方式，主动宣传档案工作，主动为需要者提供服务。三是建立档案系统反馈机制。反馈机制能够使档案管理有单向信息传递变为双向信息交流，能够为企业或者单位及时提供最新信息，还能够真实全面的反映档案管理的现状，以便及时发现问题解决问题。

（二）有效培养专人人才

首先，加强组织内档案管理人员的素质培养，并集中在保密意识、安全责任等层面，确保档案管理万无一失；其次，实现定期技能培训，优化档案管理成果，实施有组织、有效率的档案管理工作；最后，开展校企合作，引入专业知识较强的应届生实现，为组织人才队伍建设奠定基础。

（三）建设数字化系统

考虑到纸质档案的成本，以及材质所导致的安全性问题，各类社会组织应当积极开展数字化系统建设。数字化便是指无纸化办公，即将档案信息录入到电脑中，如此不仅能够提供更加灵活的修改空间，还能在保存、归纳、分类、整理等功能上实现更大的便利。

四、结语

本文以办公室档案管理工作的有效性作为研究对象，在充分探讨档案管理必要工作的前提下，结合当前档案管理中所遇到的问题提出了三点解决意见，希望能够为相关工作者提供些许理论支持。