关于学校外事档案电子信息化管理的思考

刘雪楹

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—194—01

摘要 随着信息产业的飞速发展，学校外事档案电子信息化管理是必然趋势。本文介绍了外事档案电子信息化管理的优点，分析了当前学校外事档案推广电子信息化管理面临的问题，提出了有助于提升学校外事档案电子信息化管理的建议。

关键词 外事档案 管理 信息化

学校外事档案包括学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，它们是各学校外事工作的重要写照及凭证。随着全球经济一体化和信息化的发展，我国很多学校的外事工作日益频繁，外事档案的数量不断增多，如何有效利用电子信息技术对学校外事档案进行保管和利用，是外事档案管理人员必须面对的问题。

一、档案电子信息化管理的优点

（一）提高档案管理工作效率

以往学校外事档案的收集、整理、归档等工作都停留在简单的手工操作，档案信息的储存方式主要靠书籍纸张打印保存，这种原始的存储方式不仅效率低，纸张还具有不易保存的缺点，且需要占据较大场地空间。采用电子信息化管理，档案管理人员可以利用计算机对文档进行快速、安全、全面的分类和整理，还可以提高人们查询内容时的效率。通过电子信息化管理，档案存储的容量更大，占地面积更小，内容展示的形式也更为丰富。

（二）方便快捷有助于共享利用

传统的纸质档案由于样本量少、存储场所固定，严重影响了学校外事档案信息资源的共享和利用，学校外事工作的发展也会受到制约。通过电子信息化管理，在安全许可的情况下，在世界不同国家通过计算机网络系统都可以随时随地进行查阅和利用。而且外事档案信息的采集、处理和利用更为便捷，这给外事档案管理信息化的开发和利用带来了广阔的空间。

二、外事档案电子信息化管理面临的问题

（一）管理标准和规范欠缺

由于缺乏统一的管理标准和规范，同时也受资金和技术的制约，目前我国大部分学校的外事档案信息管理系统建设不能保持同步，不同学校外事档案管理系统建设的功能模块或分类方式上存在不小的差别，这导致了信息管理平台的兼容性不强和资源共享性差，使不同学校之间无法实现信息的交流与整合。

（二）电子档案安全不可忽略

外事档案电子信息化管理也存在一些安全隐患。由于电子档案的生成、传递、识别依赖于计算机及相应的软件系统，当管理档案使用的计算机系统出现故障，有可能导致电子档案丢失。电子档案还可能因计算机设备的更新换代、过时的档案介质，造成电子档案信息无法打开使用。在网络环境下，已存储的外事电子档案内容也可能被远程下载、修改甚至是删除，其安全防范措施无法抵御众多黑客高手的攻击。

（三）对档案管理人员要求更高

外事档案的来源和内容广泛，描述形式具有多语言性，随着电子档案管理系统普及率越来越高，这对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。我国学校外事档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，如果外事档案管理人员缺乏相关知识或操作不当，有可能会使电子档案信息造成巨大的损失。

三、提升学校外事档案电子信息化管理的建议

（一）加快外事档案管理电子信息化进程

随着信息产业的飞速发展，各学校外事档案管理部门要加大对外事电子档案的重视程度，加快档案管理信息化进程，一方面要采用各类技术手段，将外事档案数字化；另一方面要建立单位的外事档案管理信息系统，建设外事档案信息网站，方便管理和用户查询，实现各种外事档案材料便于保存、利用与共享。

（二）统一外事电子档案管理的标准和规范

为了有效提高学校外事档案管理电子信息化管理工作的标准化和规范化，国家相关管理部门应根据外事档案的特點，制定统一的学校外事电子档案管理的标准和规范，出台相应的标准化软件模块，尽早实现全国各学校档案管理网络化对接。在条件允许的情况下，可建立全国学校外事电子档案管理中心，形成全国学校外事电子档案集中管理和服务系统，实现资源共享。

（三）强化电子档案的安全管理和保护

为了保证电子信息档案的安全性，学校外事档案管理部门可根据需要制定相应制度。如对管理用的计算机要设置登录密码，专人专用；建立档案数据备份和恢复机制，以防止电子档案丢失；为了抵御黑客攻击，要采取必要的计算机和网络安全措施，通过加密处理，使得档案数据不被非法窃取、阅读；根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限等等。

（四）加强外事档案管理人员的培训

为了使档案工作人员能够适应新时期档案电子信息化管理工作的需要，学校外事档案管理部门要强化自身队伍能力建设，在专业技能、外语水平和计算机应用能力等方面加强业务培训、学习和交流，不断提升人员外事档案信息化管理水平，以适应新时期学校外事档案工作的需要。

四、结语

依靠现代化科技手段实现学校外事档案电子信息化管理是大势所趋，学校领导应给予高度重视，使学校外事档案管理紧跟时代发展，走上良性的发展道路，达到更好的效果。