浅谈互联网+环境下大型学术会议的组织与管理

孙静

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—163—02

摘要随着网络技术突飞猛进的发展，互联网已经融入社会生活的方方面面，正深刻改变着我们的生产和生活方式，也对大型学术会议的组织与管理产生了深远的影响。本文从“互联网+”环境下学术交流出现的新特征研究入手，重点阐述了在大型学术会议的组织管理中，主办方如何抓住互联网+的本质，充分利用互联网技术来拓展学术会议宣传推广渠道、提升学术会议会务服务水平，改善参会代表体验进而促进学术交流的工作经验与心得。

关键词 互联网+学术会议组织管理学术交流

中华医学会是中国医学科学技术工作者自愿组成并依法登记成立的学术性、公益性、非营利性科技法人社团。其宗旨和任务是通过开展多种形式的学术活动，促进本学科的发展与先进技术的交流、普及和成果的转化，为科技进步、经济振兴和社会发展服务。可以说学术交流是中华医学会这样的学术性社会团体的基本任务，是社会团体服务经济社会发展的重要方式。通过开展学术交流活动，中华医学会为广大医学科技工作者搭建了一个交流平台，总结了工作经验，发布了新技术、新观点，不断拓宽了参会者的思路、充分发挥了医学专家的作用，加强了科研和临床的联系，为推进我国整个医疗卫生事业的迅猛发展做出了巨大的贡献。

2017年，中华医学会共组织举办学术会议156个，其中超过5000人的会议15个，3000-5000人的会议104个，1000-3000人的会议32个。全年会议共有255742名参会代表，共收到论文181937篇。

中华医学会作为百年学会，在大型学术会议的组织与管理上可以说积累了相当丰富的经验。在“互联网+”风起云涌的大背景下，中华医学会很早就深刻认识并抓住了互联网技术发展给学术会议交流带来的重大发展机遇，在学术会议管理中转变思维，不断引入先进的互联网技术和管理模式，彻底告别学术会议传统管理方式，进入以移动互联网技术为核心的学术会议智慧时代，从而打造出中华医学会一个又一个规模大、影响广、权威性高的系列大型学术品牌会议。

一、以学术内容为核心，全面拥抱“互联网+”

“互联网+”概念提出的时间并不长。它是从“互联网”、“互联网思维”一路演化而来，早已在实践中逐步进行探索。简单的说，所谓“互联网+”就是以互联网平台为基础，利用信息通信技术与各行业的跨界融合，推动产业转型升级，并不断创造出新产品、新业务与新模式，构建链接一切的新经济生态。如今在“互联网+”的大背景下，作为学术交流重要形式的学术会议，其组织管理全程数字化、网络化已不再是发展趋势，而是现实。

学术贵在交流，医学科技工作者们在科学研究过程中經过研究和思索产生的智慧结晶，只有进入交流渠道，才能更有价值、更有力量。学术交流模式历史悠久，我们最常见的学术交流模式就是学术期刊和学术会议。而随着时代的发展，学术交流模式也有了新变化。尤其是最近几年，互联网技术在社会各个层面迅速普及，更是改变了很多业态模式，也改变了人们很多行为模式，这其中就包括学术交流模式的变化。

但无论学术交流模式如何变化，学术会议的学术交流本质没有变化。在大型学术会议的组织管理中，我们需要紧紧抓住的是会议学术内容核心，拥抱互联网+，实质是在会议组织管理中广泛采用微信社群、HTML5、网络直播、虚拟会议等互联网技术，利用互联网+的优势来实现对大型学术会议会前、会中和会后的组织管理服务。

二、利用网络技术建立会议一站式服务平台，提升与会代表的参会过程体验

从征文投稿到参会注册缴费，从预订酒店到查询自己的学术日程安排，这是每个代表参与学术会议过程中或多或少都要涉及的内容，也是组委会组织和管理大型学术会议中最繁重的工作。十年前，学术会议的管理工作还处于人工时代，参会人数在1000人左右的学术会议便可称为大型学术会议。当时的学术会议管理工具还是excel，access和word这些基本的办公软件。十年后，2017年中华医学会举办的15个超过5000人的学术会议中，共收到参会稿件74998篇，参会人数达到119080人。如何利用网络技术，为所有参会代表提供一站式服务平台，提升与会代表参会过程体验，便成为组委会迫切需要解决的问题。

因此，利用互联网技术，针对与会代表的参会需求，中华医学会于2008年便着手开发出集论文提交、论文状态查询、评审结果通知、注册报名、酒店预订、在线支付、学术日程任务查询功能于一体的一站式会议服务平台。经过10年的不断改进完善，目前该平台为与会代表提供的功能见下图：

在线投稿（稿件投递，随时修改、删除，邮件自动通知）

论文稿件论文状态（评审状态显示，评审结果，论文录取通知下载打印）

学术任务（具体日程安排，上传发言PPT）

在线注册参会（修改，删除参会注册，邮件自动通知）

参会注册参会注册缴费（在线网银支付，支付宝，微信，带条码注册确认函）

打印参会通知（可自动插入代表姓名，生成带红章通知PDF）

酒店房间预订（修改，删除参会注册，邮件自动通知）

酒店预订酒店预订缴费（在线网银支付，支付宝，微信，带条码住宿确认函）

个人中心修改个人信息，自动显示代表投稿，注册和酒店预订状态

这些措施不仅极大提高了参会代表参会体验，而且大大提高组委会组织和管理大型学术会议的工作效率和服务水平。

三、利用“互联网+”社交网络手段，做好会前的宣传推广

针对会议的宣传推广是在学术会议组织管理准备过程中非常重要的一部分。让更多的人知晓、参与会议，不仅是树立和打造会议品牌形象、扩大会议影响力的手段之一，更因为参会人数的多少、专家层次是决定会议成功与否的关键因素。中华医学会组织举办的学术会议仅通知类型就有从征文通知、参会通知、展览招商通知到论文录取通知、注册缴费确认通知、参会邀请函、专家学术任务通知等几十种，且内容庞杂，更新速度快，传统的会议推广方式显然不能满足大型学术会议宣传推广的需要，基于互联网+的线上社交网络推广则成为大型学术会议是目前最有效的推广方式。

目前，在中华医学会组织的学术会议中，在前期宣传推广上，针对不同大会不同的阶段和内容，几乎采用了目前所有流行的社交媒体推广方式，包括大会微信公众号，大会APP，定期面向微信公众号关注粉丝发送征文通知、参会通知和会议热点预览内容，同时建立会议微网站，实现微信公众号和微网站的无缝连接，方便特邀专家和参会代表通过手机、iPAD等移动设备，随时随地登陆大会官网，了解大会最新动态，查询自己学术任务和参会状态。同时，由微信衍生出来的多种宣传模式更是为学术会议的宣传推广锦上添花。微信刮刮卡、基于HTML5技术的微信邀请函，这些形式新颖，画面绚丽，音乐唯美的宣传模式全面展现了大会丰富的学术内容，从而使会议获得超高人气的关注。以中华医学会规模最大的骨科会为例，每年会议召开前通过微信获得的点赞和转发量近10万人次。充分应用社交媒体手段对大会进行宣传推广，不仅大大节省传统印刷邮寄成本，更大幅度地提高了学术会议的知名度，吸引了更多的潜在参会代表和厂家，为大会的成功举办奠定了基础。

四、全面采用网络视频直播等方式，开展多形式立体学术交流

近年来，参会人数迅猛增长，前沿医疗新知识与新技术大量涌现，因而目前的学术会议一直在向参会人数增多，会场数量增多的趋势发展。在2017年举办的大型学术会议中，很多会议同时进行了十余个乃至二十余个分会场。这对参会者来说，根本无法同时参加并学习这么多会场的内容；而且能够到现场参加会议的医生，相对于全国几十万同领域的医生来说，仍是少数。如何利用互联网为载体，打破传统学术交流时空限制，让与会代表和更多的非与会代表能广泛深入地进行学术交流？为此，会议除了秉承传统通过大会报告、专题演讲、视频解析、病例探讨、现场问答、专家点评等多种多样的现场交流形式外，大胆打破了学术会议活动交流仅仅局限于现场的传统围墙，通过网络视频直播这一新兴“互联网+”技术，实现大会各个会场的全程网络视频直播，真正开启了学术交流的立体化模式，达到极好的学术交流效果。

根据统计，2017年仅中华医学会第十九届骨科学术会议网络视频直播就吸引了全国近9万名医生的同步在线观看，这些医生足不出户就可在当地通过手机微信端，身临其境般随时随地聆听专家讲座，了解大会现场最新的学术热点和学术动态。同时通过会议微信公众号平台，还可实现与讲课专家及现场或非现场其他在线代表的互动交流，不仅开辟了学术交流的新途径和新视野，还大大提高了学术交流的实效。更重要的是，通過网络视频直播技术录制了大会的所有专家讲座视频，这些视频会后放到网上，参会代表随时可通过网络点播来再次观看自己所感兴趣的视频讲座，使每一次学术会议成为永不落幕学术交流平台。

五、结语

如今互联网已经融入社会生活的方方面面，深刻改变了人们的生产和生活方式。互联网好比是推动前两次革命的蒸汽机和电力，是解放生产力的工具。我们可以用它来改善业务模式，提高效率。正是抓住了学术会议学术交流的核心，充分利用互联网+环境下各种先进技术工具，中华医学会所组织的学术会议取得了一年一个台阶的跨越式发展。