新形势下提升企业档案工作价值的途径

狄强军

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—156—03

摘要 现阶段，伴随着我国社会主义现代化建设事业的不断推进，我国逐步迈入了经济发展与社会转型的关键时期，各个领域的改革工作也呈现出繁荣的景象。而就我国重要的经济主体——企业的运营与发展来看，能否对其内部档案进行有效的管理和高效的应用，在很大程度上影响着其整体的运行活力与发展潜力。特别是基于信息化、网络化的时代背景，广大档案工作者必须积极探索一条工作开展的新道路，才能为企业发展提供强有力的数据支持。本文以朔黄铁路公司为例，探讨了新形势下我国相关企业单位提升自身档案工作开展有效性的具体策略，希望理论的研究，可以对实际工作的开展有所助益。

关键词 新形势 网络化 企业档案工作 开展有效性 策略探究

近些年来，伴随着计算机技术的不断完善与推广，其在愈来愈多的领域中得到了有效的应用，朔黄公司档案管理工作也难以避免这一历史发展趋势。就我国各种规模、各种类型企业的发展实况来看，如果不能牢牢把握档案管理这一工作，顺应信息化的时代发展潮流，就很难在激烈的市场竞争中站稳脚跟。对于企业来说，档案工作开展有效性的提升，直接彰显了其内部强大的运营活力以及发展潜力，是评判其管理水平高低的重要指标之一。所以，探究新形势下档案管理工作开展的创新策略，对于提升公司的运行活力、助推我国现代化建设，有着较高的现实价值与实践意义。

一、企业单位档案工作价值的重要地位

（一）档案是企业的重要资源

基于复杂多变的市场环境以及日趋多样化的消费者需求，我国各企业所面临的市场竞争压力愈来愈大，如果不能抓住管理这一有效的手段，就很难在激烈的竞争中抢得先机。而在企业单位内部各项管理工作开展的过程中，档案是其管理、决策的基础所在，如果要想全面提升内部各项工作开展的有效性，首先要做的就是提升档案管理工作的开展活力。我们以铁路单位为例，无论是对原有铁路线路的维护和扩建，还是创新研发各种新型的技术与产品，亦或是对一些大型設备的引入和应用，都需要依托于档案部门所提供的完整基础资料，只有这样，才能切实提升各项事务推进的质量与效率，促进单位的良性运转与可持续发展。对于企业单位内部的管理者与决策者来说，档案是十分重要的一种信息资源，是其经营决策的支持依据。特别是对于发展历史悠久的企业单位来说，管理者需要在过去的发展轨迹中吸取教训、总结经验，这时就需要从档案中发掘其所需的数据信息。现阶段，伴随着档案信息化趋向的不断凸显，企业单位的管理工作也逐渐迈向了现代化阶段，成为各个企业单位参与市场竞争的有力武器之一。需要注意的是，档案并不可以直接产生经济效益，其价值主要凸显在应用过程中的凭证作用。所谓档案管理，是以特定的形式将某些事实、数据、信息留存下来，从而为其他活动提供必要的数据支持。如此一来的，档案不仅可以直观地说明企业单位的各项具体活动，同时也可以保障单位整体以及内部当事者的合法权益。

（二）档案是重要决策的依据

企业单位的运营与发展，始终不能脱离决策这一重要的因素。而决策的正确、恰当与否，深受这一要素的影响。特别是伴随着我国社会主义市场经济的持续、高速发展，我国各企业单位在经营机制、管理架构等层面都做出了进一步的调整，这就意味着档案在愈来愈多的领域中得到了有效的应用，并且深刻影响着企业单位的经济效益与社会价值。理论上来说，企业单位的档案应当涵盖企业单位生产、管理、经营活动的全部要素，例如科技研发、技术创新、原料采购、商品生产、财务管理、人事安排、品牌营销、经营决策等，直接影响着企业单位的经营方向与发展状况。因此，对于各企业单位的档案管理人员来说，如果可以将档案管理工作的具体指标与要素落到实处，就可以帮助企业单位的领导者、决策者全面了解企业单位的经营现况，及时调整经营战略，实现其决策行为同单位企业发展需求的有效契合。在此基础上，社会各个主体也会更加认同企业单位的经营成果，这就为不同主体的信息交流与业务合作打下了良好的基础。除此之外，档案管理工作并不是一蹴而就的，而是贯穿企业单位发展始末的一项持久性工作，这就意味着在不同企业单位长期发展的历史进程之中，档案管理工作必须做出恰当的巩固与强化，这对于企业单位的持续、稳定发展，有着不容忽视的重要价值。如果企业单位经营管理战略是依托于档案管理成果所提出的，那么将在很大程度上提升企业单位资源配置效率，对其提升自身的运营活力与市场竞争力大有助益。

（三）提升企业单位软实力

现阶段，企业单位间竞争的要素已经不仅仅局限于资金规模与设施配备情况，更多的则侧重于企业单位管理与人才培养，我们可以将其统称为企业单位的软实力。而就企业单位内部管理工作的开展来看，档案工作发挥着十分基础的作用，是企业单位管理系统中不可或缺的重要环节。除去上文中所说的档案管理在科技研发、技术创新、原料采购、商品生产、财务管理、人事安排、品牌营销、经营决策等方面的重要价值，企业单位的每一个部门都需要档案来为自身工作提供有力的数据信息支持。例如干部的选拔与任用需要组织部通过档案了解相关人员的履历及工作表现，而纪检部门工作的开展，则需要对财务凭证和原始记录进行调取。除此之外，企业单位与职工的纠纷也需要各类档案和文件的证实。更重要的是，伴随着计算机网络技术在企业单位档案管理工作中的广泛应用，档案作为一种信息资源，已经可以间接地为企业单位创造更大的社会价值与经济效益。创新是企业单位生存、发展的基础所在，而档案管理工作的高质、高效开展，可以及时解决生产过程中存在的难题，全面提升生产的质量与效率，优化生产结构，助推企业单位整体的创新型发展。

二、创新并提升档案管理工作

（一）转变思想，提升管理方式

人们常说：思想是行为的先导。这就要求有关人员全面认识档案管理工作的开展价值，并将思想层面的认识落实在实际行动之中。现阶段，企业单位档案管理工作的创新开展，必须先从管理思想和意识方面实现创新，只有这样才能减少相关工作的开展阻力，最大程度上实现档案管理工作的开展价值。而这一目的的实现，需要企业单位内部领导者、决策者以及广大档案管理人员勇于打破传统管理模式的桎梏，积极转变自身的管理理念，全面树立自我超越意识，有针对性地调整和定位自身的工作。

在突破思维桎梏的基础上，广大档案工作者需要从工作方式上寻求转变。这一目的的实现，要求相关主体主动转换看待、处理问题的角度。具体来说，广大档案工作者应当拓展自身的管理视野，丰富自身的专业知识，培养自己对多个领域的兴趣。如此一来，可以及时跟进其所在工作领域的现实状况以及发展动向，并且借助于业内最为先进的理念和前沿的技术，灵活应对档案管理工作中的各种问题，实现从“单一专业型”向“多样复合型”的有效过渡。

除此之外，广大档案工作者要不断提升自身的业务功底、管理能力以及服务意识，不仅要熟练掌握档案管理工作的各个环节、步骤，全面落实不同类型档案所对应的管理方法与指标，同时还需要加强对计算机以及网络知识的学习，了解到通过这一平台开展档案管理工作的方法与技巧，实现自身管理水平的有效提升，助推于企业单位内部档案管理工作的信息化建设。

（二）发展信息电子化建设

现阶段，我国逐步迈入了经济发展与社会转型的关键时期，各个领域的改革形势十分激烈，而作为我国重要经济主体之一的企业单位，必须牢牢把握信息化的时代发展潮流，才能在激烈的市场竞争中抢得先机。相关市场调研结果显示，企业单位信息化的加速推进，必然要求辅以档案工作的信息化开展。近些年来，各种规模、各种类型的企业单位都呈现出信息化的发展态势，特别是一些大中型企业单位中电子商务的发展，已经从简单的数据处理过渡到战略型的资源计划，信息技术深刻影响着企业单位内部产品研制、生产以及销售的整个过程。对于各企业单位来说，其内部的生产和其他主要业务必须依托于基础的档案工作，所以，档案管理的信息化建设迫在眉睫。

而如何提升档案建设与管理的信息化水平，要求相关主体秉承统筹兼顾的思想理念，从整个系统着眼档案的信息化建设，并且借助于网络平台，联通各个部分，发挥档案系统的整体优势，并且提升相关主体的管理水平。首先，应当制定一套完善的档案信息化管理标准，并且在单位内部大力推广相关的管理应用软件，不断提升相关人员管理、整合、积累、应用电子文件的能力，从而在单位内部建立起档案数字化、资源共享化、服务对象扩大化的档案信息系统。

（三）建设档案制度建设与管理队伍建设

任何一项工作的持续、高效开展，都离不开一支高素质、专业化的人才队伍，企业单位内部的档案管理也不例外。特别是基于电子档案所具有的内容多元化、载体多样化、处理方式一体化以及管理手段技术化的特征，相关企业单位必须重视专业化人才的培养工作，才能为实际工作的开展提供强有力的智力和技术支持。换句话说，只有解决好了人员问题，才能使档案信息化建设沿着正确的轨道前行，从而契合社会各主体以及经济市场对于档案工作的开展需求。

现阶段，许多企业单位内部的档案部门凸显出专业人才匮乏的发展问题，特别是一些高技术能力、高处理水平的复合型人才更是少之又少。许多企业单位内部的档案管理人员队伍不稳定，频繁出现岗位调动甚至是跳槽的问题，严重制约了企业单位内部各项工作开展效率与质量的提升。针对这一普遍存在的问题，企业单位内部的管理者必须加大重视力度。首先，应当把好档案管理及其相关岗位的“用人关”，明确不同岗位的用人标准以及工作门槛，避免出现“任人唯亲”的不良现象，从源头处提升管理队伍的专业性。其次，为了更好的顺应信息化、网络化的时代潮流，企业单位内部应当尽可能为档案管理人员提供学习专业理论与前沿技术的机会，使其可以熟练掌握同其工作关联密切的知识，从而更好的服务于实际工作的开展。最后，档案深刻关系到企业单位内部数据信息甚至是商业机密，所以要求相关工作人员具备较高的思想道德与专业素养，在不良诱惑面前可以坚守自己的本心。所以，企业单位应当加大对这一人群的思想教育力度，使其正视自身所肩负的岗位职责与社会责任。与此同时，还可以辅以必要的奖惩措施，在工作环境以及生活条件上给予工作人员更大的关怀，使其以更加积极、主动的姿态，投身于企业单位的档案信息化建设浪潮之中。

最后，企业单位还可以借助于内部的宣传教育，全面提升不同岗位人员对于档案管理的重视力度。具体来说，要大力宣传档案部门贯彻党和国家法律法規的创新举措，要大力宣传档案工作服务于企业单位生产经营、改革发展的重要事例，要大力宣传档案工作的新成绩，要大力宣传档案工作战线的先进典型，营造良好的档案宣传氛围，为档案事业科学发展提供强大舆论支持，不断提高档案工作的影响力。在此基础上，应当鼓励有关人员积极参与到同档案管理相关的征文、竞赛以及专业能力比拼活动之中，全面提升管理人员的工作积极性以及主观能动性，在单位内部营造起良好的竞争氛围。

三、坚持依法治档并提升监管力度

档案管理工作的开展，同样也离不开一套强有力的监管机制。所以，企业单位应当基于自身的发展实况以及战略定位，再结合国家、省、市等多级政府出台的法律、法规、政策等，建立起一套科学的档案管理制度，为各项事务的推进提供强有力的制度保障。这一目标的实现，一方面要将档案管理制度与体系建设纳入企业单位管理制度的范畴之中，从而降低工作开展所面临的阻力。另一方面，该制度要涵盖档案管理总则、文件归档流程、借阅制度、销毁制度等多个要素，避免出现“无章可循”的尴尬局面。除此之外，要加大对有关人员的监管力度，确保各项工作的及时到位，落实岗位责任制度的具体要求，将每一项工作落到实处。我们以总公司对子公司的档案监管为例，应当建立健全档案绩效考核制度，子公司每年年底将年度档案统计报表上报集团公司，然后由总部科学评估不同主体的档案管理情况，并将安全责任制的具体要求落实下去。

四、采用现代科学方法管理档案

需要注意的是，档案的信息化管理与建设，始终需要依托于电子计算机技术，从而发挥其高运算速度、高精确度、大储存量以及强逻辑判断能力的优势。我们以文件的管理为例，企业单位内部应当加大宣传教育力度，引导档案管理人员学习有关计算机的专业知识与技术，提升自身应用计算机接收、查找、借阅、归还文件的能力。特别是针对部分到期应销毁的文件，借助计算机的编程功能，相关工作人员可以及时辨认并销毁该部分文件，从而全面提升档案管理工作开展的有效性。现阶段，企业单位内部的档案呈现出规模扩大化、载体多元化以及价值集成化的态势，这就要求相关主体积极应用电子计算机技术，编制一些如大型索引、特殊统计、内容介绍等的专业程序，从而更好地服务于一些特殊的编研工作，全面提升企业单位内部档案管理以及统计服务工作开展的实效性。所以，对于企业单位内部的决策者、管理者来说，必须加大对档案信息化建设的政策引导与资金投入力度。一方面，要从思想层面重视这一工作的开展，给予信息化建设以更大的支持。另一方面，要加大硬件上的引进力度，配备专门的电子计算机，并且定期更新和完善内部的局域网，提升企业单位内部以及各企业单位间信息交流与业务合作的有效性，实现档案信息化建设价值的最大化。

五、合理高效应用档案

档案管理工作的开展，其根本目的在于合理、高效应用档案，为其各项工作的开展提供强有力的数据信息支持。所以，档案的规范管理不能同有效利用割裂开来。我们以朔黄企业的扩建改造为例，借助于对档案资料的深入发掘、全面整合、科学分析以及有效利用，企业做出了提前还贷的重要决定，最终节省贷款利息费用支出近10亿元。由此我们可以看出，广大档案管理人员应当牢牢把握决策者、管理者、领导者的需求动机以及决策趋向，及时选取、整合并分析同企业决策相关联的档案资料，从而为其提供更加细致、高效的档案服务，为其综合竞争力以及市场占有率的提升，打下坚实的物质基础。

六、结语

总而言之，企业单位档案管理工作的开展状况如何，深刻影响着其内部各项事务的推进质量与效率。相关主体应当重视这一工作的开展，不断提升工作开展的有效性、科学性，为企业单位的运营与发展提供强有力的数据支持。