浅谈资质认定检验检测机构样品的规范化管理

郑亚玲 孙世萍

1 引言

检验检测机构是在中华人民共和国境内从事向社会出具具有证明作用的数据、结果，以及检验检测活动应取得资质认定的机构。检验检测机构应建立和实行样品管理制度，以保护样品的完整性并为用户保密。检验检测机构应具有样品的标识系统，并在整个检验检测期间保留该标识。在接收样品时，应记录样品的异常情况或记录检验检测方法的偏离；样品在运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理及返回过程中应予以记录和控制；当样品需要存放或养护时，应维护、监控和记录环境条件[1]。

2 样品的管理

对于通过资质认定的检验检测机构而言，样品的规范管理是有据可循的，也有着重要意义。为保证样品在检验过程中不丢失、不混淆、不污染、不变质，确保样品检验结果的代表性和公正性，符合检验要求，并且便于检验结果复查，本文将结合资质认定工作对样品管理各个环节的要求进行讨论。

2.1样品的接收入库

2.1.1资质认定检验检测机构一般将样品分为委托检验样品和监督检验样品，在接收样品时应详细记录其种类、数量、附件、包装情况、商标、生产日期、保存条件、保存期限、送检单位相关信息、样品原始编号、处置要求、检验检测说明、保密要求等信息。监督检验样品还应详细记录抽样地点、抽样时间、抽样过程、封样是否完好、封样单是否有抽样人员签名、执法人员签名，是否有抽检单位的识别等信息。

2 . 1 . 2 《样品委托检验书》的填写内容应与样品信息一致，样品包装应完好，如不完好应有文字记录。样品如有异常或与检验检测方法规定的要求有偏差时，应详细记录样品异常状态或与送样人员及时沟通，要求进一步说明，确实为不符合检验要求的样品可拒接或要求重新送样。

2 . 1 . 3 送检样品的数量、状态、包装、气味等均应符合检验、复验、仲裁的要求，还需符合相关行业抽样标准的要求。

2 . 1 . 4 样品检查无异常后，应给予样品一个检验检测机构的唯一性编号——从样品接收到流转再到出具检验检测报告保持不变，以确保在任何时候对样品的识别不会发生混淆。

2.2 样品的制备

2 . 2 . 1 样品管理员根据样品的类型和检验检测需要对样品进行搅匀、粉碎、风干等处理。本检验检测机构的样品涉及水产品、土壤及饲料样品。其中，水产品品类的预处理，以鱼类为例，至少取3尾鱼清洗后去头、骨、内脏，取肌肉可食部分搅碎混合均匀后备用，试样量为4 0 0 g，分为两份，其中一份用于检验，另一份作为留样[ 2 ]；水生植物样品则需去杂质杂草、蒸馏水冲洗干净、晾干、粉碎。

2 . 2 . 2 制备好的样品应贴上标签，标签内容应包括样品唯一性编号，样品状态（待检、在检、已检），留样及保存期限，检验检测机构识别等信息。

2 . 2 . 3 已制备完成的样品按照待检样或留样分别放置，分类贮存于合适的环境条件下。

2.3 样品的流转

2.3.1 样品接收人员根据用户要求或监督任务要求下达《检测任务单》，《检测通知单》到达检测人员手中后，检测人员凭此单领取和流转样品。

2.3.2 检测人员按照相關标准进行检测前应确认样品的基本信息准确无误，并对样品的检验状态进行标识（在检），以免发生混淆。检测人员取样后应在《检测样品流转单》记录样品取出的相关信息，领用人员应确保样品流转过程中的完整性。

2.3.3 检测完成后，按照样品管理的规定，样品还回到检验储存区。

2.4 样品的存放

2.4.1 检测样品需有专门的存储室，并按照样品的特性和检测项目的要求分类存放。如水产品样品需冷冻保存、水质样品需冷藏保存、见光分解的样品需避光保存等。

2.4.2 样品的存储环境应安全、干燥、通风，还需保证样品无交叉污染、无变质腐败等现象。

2.4.3 应详细记录样品存储的环境条件。

2.4.4 留样应独立存储，并按照要求存放足够的时间，以备复检、仲裁使用。

2.4.5 如样品出现标识模糊等不可追溯性情况，或出现保存条件异常、状态异常、检测结果异常等情况时，应及时反馈——同用户说明情况，协商处理。

2.5 样品的处置

2.5.1 资质认定检验检测机构应明确规定各类样品的保存条件和保存期限，对留样到期且用户不要求领回的样品按照相关样品处置程序填写《样品处理审批表》，说明处理理由和处理方式，报相关负责人签字审批后方可处理。

2.5.2 本检测机构规定：水质样品变化快、时效性强，保存意义不大，但对于测试有异常、超标、仲裁的样品，应尽可能按照样品保存要求保存至检验报告发出后15天；土壤及饲料等易保存样品通常保留6个月；生物类样品一般保存3个月；认证产品需保存1年，司法鉴定样品需保存至结案；用户对留样存储期限有要求的，应在确保样品有效的情况下满足用户需求。

3. 本检测机构规范化管理样品的方法

3.1 建立质量体系文件

3.1.1 为保证样品有序传递和检测工作的正常进行，检测机构制定了科学有效的样品接收、标识、保管、处理等基本流程的质量体系文件。《质量手册》和《程序文件》中均做了细致的规定，明确了样品管理人员的权责，细化了工作内容和权限。

3.1.2 本检测机构建立了《样品入库单》《样品制备单》《样品状态表》《样品处置审批表》等相关记录表格，规范了样品管理的每个环节，以达到数据溯源的目的。

3.2 建立样品唯一性标识系统

为使样品得到统一管理，在体系文件中规定了所有样品均需进行唯一性标识，标识内容包括样品编号、样品名称、检验检测机构名称等信息。样品入库后，每份样品都会有唯一性标识，有些检验检测机构的标识按照“年-月-流水号”编号，有些检验检测机构则按照“样品任务来源-年-月”编号，编号的方式由检验检测机构自行约定，编号后更易于样品的管理和区分。

3.3 执行盲样质量控制制度

3.3.1 由检测机构的质量管理人员随机选取批次样品的一个或几个样品，制备成两份，其中一份作为检测样品，另一份作为密码样品，用于评价批次样品检测结果的有效性。

3.3.2 检测过程中，正、副样均需处于受控状态，业务室样品制备人员和样品管理员需对盲样信息进行保密。

3.4 加强样品管理质量审核、监督检查

检验检测机构在日常内部审核和质量监督中应加强对样品管理的审核——按照体系文件中对样品管理保存的规定，对样品管理执行的有效性和符合性进行审核，出现不适宜情况时，及时分析原因并提出符合实际情况的整改意见。

4 小结

样品管理的目的是用科学的管理技术来控制样品的质量，保护样品的完整性。样品管理一旦出现问题，轻则影响检测结果的准确性和实验室的名誉，重则会引起法律纠纷，给检测机构和用户带来重大损失。

样品管理是资质认定检验检测机构一个重要的审查内容，是检测结果准确可靠的基础，因此重视检验检测机构样品的科学管理，提高检验检测机构管理水平对于资质认定检验检测机构至关重要。一个检验检测机构制度化、程序化的操控能力直接反映了一个检验检测机构的整体水平。制定符合一个检验检测机构合理规范的体系文件，是实现实验室规范化管理的基础。规范样品管理可以实现留样检测结果的重现，出现样品污染、混淆、超出检出限等问题后，能有一个及时准确妥善的处理方案。

参考文献：

[1] 《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》RB/T 214-2017.

[2] 《水产品抽样规范》GB/T 30891-2014.