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企业档案信息化建设研究

2018-12-11

国防科技工业 2018年5期
关键词:档案管理信息化素养

张 军

网络技术与计算机技术日新月异,广泛渗透到各行各业中。档案管理也受到了网络及计算机技术的冲击,逐步实现档案信息化管理已成为企业发展中的必经之路。实现档案信息化有助于提升企业的工作效率,节约办公成本,深度挖掘档案资源的潜在价值,对于促进企业发展作用显著。

在现阶段,尽管已经有许多企业开始实施档案的信息化,但其中还存在诸多问题。档案部门大都位于企业的顶楼或底层,与业务部门距离较远,纸质档案借阅流程复杂,极其不方便,且频繁借阅也会对档案造成一定程度的损坏。企业高管对档案工作的重视程度不够,认为档案工作就是档案收集整理,不能给企业带来实质性的经济效益,档案信息化工程就是浪费资金,因而对其投入的力度也不大。为了能够更好发挥档案信息资源的管理,档案管理部门应面对现实,积极寻求可行有效的方法,推动档案信息的现代化管理。

档案信息化建设符合现代档案管理发展的需求,随着办公自动化的出现,档案的管理方式逐渐向信息化转变,如文件的拟稿、传阅办理、归档等过程都通过信息系统实现。信息化办公的全面推广,电子签章、电子签名技术的普及,使档案信息的查阅具有更高的真实性、系统性、准确性,保障了档案在共享中的完整性。这些变化预示档案信息化是档案管理工作的必然发展趋势。实现档案信息化,加速档案信息化建设,提升系统的整体功能,建立健全档案信息机制迫在眉睫。

一是加强档案管理软硬件设备建设,提高档案管理的技术含量,有效实现该技术的先进性。配套的软硬件基础设施是档案信息化的必要条件,主要包括基础网络、硬件设施及软件系统三个部分。在应用系统选择的过程中应将开放性与包容性放在首位,同时兼顾应用系统的扩展性。作为一个软件存储平台,能够保证档案数据和软件的安全性,并能够根据情况,灵活操作平台各个版块。其功能性也应当包括档案数字化处理、电子档案信息采集、档案数字化等。

二是建立高素质的企业档案管理队伍。档案管理信息化离不开一支高素质的档案管理队伍。在确保政治素养和文化素养的前提下,应当着力提升档案管理群体的专业素养。档案管理人员应当充分掌握档案管理相关的专业性知识和理论,依照档案特有的特点,完善、准确管理档案信息,提供及时、有效的服务。

三是加强监管,规范档案管理流程。企业应该重视档案管理体系的建设,加强对档案管理相关部门的检查,依照《档案法》条例规定,确保档案管理工作纳入法制轨道。企业领导班子急需强化档案规范查处意识,严肃处理档案管理中存在的不合法行为,处置不作为人员。在进行执法监督过程中,应加大检查力度,严格按照规章制度办事,杜绝从轻处理现象,维护档案法规,确保企业内部档案的安全管理。

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