提高科研项目档案管理工作的几点思考

任洁 马琦

【摘 要】随着国家对科研项目档案的日益重视，科研项目档案工作越来越成为科研管理工作的重要组成部分，其目的是为了保证科研项目档案资料的真实性、可靠性、完整性和可利用性，更为重要的是促进科技资源长期保存和有效共享。但目前在科研项目档案方面存在归档完整差、利用率低等问题，科研项目档案管理水平有待提高，为此我们分析原因，积极规划并调整管理方法，努力提高其价值与利用率。

【关键词】科研项目档案；科技资源；利用率

中图分类号： R197.3 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）21-0242-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.112

【Abstract】With the increasing emphasis on the archives of scientific research projects，the archives work of scientific research projects has become an important part of scientific research management.Its purpose is to ensure the authenticity，reliability，integrity and availability of the archives of scientific research projects，and more importantly，to promote the long-term preservation and effective sharing of scientific and technological resources.However，there are still some problems in the archives of scientific research projects，such as poor filing integrity and low utilization rate.The management level of scientific research project archives needs to be improved，so we analyze the reasons，actively plan and adjust management methods in order to improve their value and utilization.

【Key words】Scientific research project archives；Scientific and technological resources；Utilization ratio

0 引言

科研档案作为科研活动成果的结晶在科研活动中的地位十分重要，对科研活动起着重要的支撑和借鉴作用[1]。科研项目档案工作是科研管理工作的重要组成部分，如实的记录科研项目在前期论证、申报立项、评审答辩、具体执行、中期检查、结题验收等全过程管理的资料以及在此过程中的经验教训。科研项目档案有着两方面的作用，一方面是对当前的科研项目的记载与传承，另一方面是对未来的科研项目的借鉴与指引。但是目前科研项目档案管理受重视程度不够，因为归档过程持续时间长，且相对琐碎，因此科研工作者不愿意花费如此长的时间来进行此项工作，导致目前多数科研项目档案管理工作中存在诸多不足之处，特别是研发过程的记载不全，过程性关键文件遗失，储存信息不够系统化，后期查找利用不方便等问题。这对我们的科研管理工作是一项损失，更是科研资源的一种浪费。为此如何积极提升科研项目档案管理水平是值得深入思考的。

1 科研项目档案的价值

科研项目档案是科研项目全流程的客观反映，有着两方面的价值，一方面是对当前的科研项目的记载与传承，另一方面是对未来的科研项目的借鉴与指引。

1.1 对历史数据的记载与传承

科研项目档案如实的记录科研项目在前期论证、申报立项、评审答辩、具体执行、中期检查、结题验收等全过程管理的资料以及在此过程中的经验教训，能够精确反映出科研项目的技术水平。通过多种类型的科研项目档案的归档与分类更能集中体现科研单位的战略布局与技术体系。

1.2 对未来科研项目的借鉴与指引

其一由于科研单位的战略布局，申请的项目均不是单独存在的，而是具有延续性及关联性的，因此前期结题的项目对后期项目的申报在技术上有良好的助推作用。其二，不同类型的科研项目管理方式不同，譬如科技部和发改委的科研项目在申报阶段和执行阶段的管理流程是非常不一样的，相对的，同一类型的科研项目的管理方式是极其相似，因此已结题项目对于未来获批复的项目的管理方面也是有借鉴作用的。

2 科研项目档案管理工作现有的问题

因为科研项目归档工作涉及到多个部门，持续时间长，且相对琐碎，因此科研工作者不愿意花费如此长的时间来进行此项工作，导致了科研项目档案归档不够及时，完整性不高。更为重要的是，科研项目档案归档系统性不高，利用率低。

2.1 科研项目档案归档不够及时，完整性不高

绝大部分结题科研项目只保存了管理部门上交的管理性文件，比如：项目可行性研究报告、计划书、任务书、合同书、年度进展报告、结题报告[2]。通病是只保存了重要里程碑节点的资料，大量过程性的文件，例如具体研发代码，环境准备、知识产权申请过程性文档，一般都保留在项目组手中，不会主动归档。且只停留在纸质归档层面，但随着电子系统，例如OA办公管理系统及预算系统的全面应用，电子档案应該及时归档，便于查找和再次利用。

2.2 科研项目档案利用率低

科研项目档案归档原则是每一个科研项目对应一套档案，独立性较高，而且由于项目类型不同，每个科研项目档案中的组成部分不一样的。可是对于一个科研单位来说，所承担项目是多类型多元化的，大的分类包括纵向项目和横向项目，而纵向项目和横向项目由于来源不同又细分为很多种类。但是因为科研项目档案的独立性使得科研项目档案归档系统性不高。后续科研人员即使想查找档案中相关信息，也难以确定档案中是否有，或者具体存在于哪一个科研项目档案中，导致科研项目于档案利用率低。另外不少科研单位注重显在效应，对技术设备、人力和物力等方面的科研投入很多，对科研活动的副产品——科研文件和科技档案——的重要性缺乏足够的认知，导致这方面的投入偏少，这也影响了科技档案数字化工作的开展[3]，以致于档案利用率低。

3 提高科研项目档案管理工作的几点思考

随着时间的推移，科研项目在单位的量逐渐增多，相应的科研项目档案的种类和数量也逐渐增多，那怎么有效保存利用这些资源，成为有效的组织过程资产，为之后的项目提供参考和依据，是值得深思的。针对以上出现的问题，我们结合本单位科研工作实际情况，提出一些提高科研项目档案整体管理水平的想法。

3.1 建立管理制度，完善培训机制

为充分发挥科研项目档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，建立科研项目档案管理办法，保证了科研项目归档的质量，主要包括以下几个方面：

3.1.1 明确了项目组、科技管理部、办公室的归档职责：项目组负责项目档案资料的收集工作。科技管理部负责项目档案资料的整理、装订，以及卷内目录和备考表的填写，并编制项目档案自查报告等工作。在项目结题后，办公室负责项目档案资料的保存工作。

3.1.2 定义了科研项目档案归档范围，包括综合材料、实施方案编制阶段、实施方案论证阶段、组织实施阶段、评估验收阶段、其他需要归档的重要材料6个部分。

3.1.3 明确了科研项目的归档要求：档案分为纸质版档案和电子版档案。纸质归档的文件资料原则上为一份原件，资料的种数以及每份文件的页数均应齐全完整。项目完整的档案资料一般分为综合管理、科研项目、仪器设备、声像材料4类。综合管理类一般包括：前期立项卷、项目管理卷、验收卷、产业化文件卷等；科研项目类一般包括：自研建设文件卷、知识产权卷等；仪器设备类一般包括：服务器设备采购卷、网络设备采购卷等；声像材料类一般包括照片材料卷等。

3.1.4 规定了科研项目的利用原则：科研项目档案只有项目内部人员可以借阅，借阅者需走办公室档案借阅流程，方可借阅。项目（课题）档案借阅的最长期限一般不得超过十天等相关规定。

在建立管理制度的基础上，对相关部门人员进行制度宣贯，以实操的方法进行培训，提高对制度的领会性和掌握性，并积极发掘参加各种项目组织单位的档案培训，提高科研项目档案的规范性。

3.2 建立科研项目档案体系，实现信息的共享与利用

根据目前本单位承担科研项目的情况，从两个维度建立科研项目档案体系。第一建立科研项目分类管理机制，纸质档案按照纵向项目和横向项目来管理，其中纵向项目下细分科技部、发改委、基金委项目及其他项目。第二按照本单位研究方向建立电子目录索引，将所有科研项目按照研究方向分类，并标明科研项目的案卷目录页及纸质存放位置，并于后期查找及信息利用。第三建立了纸质档案对应的电子档案，省去了翻阅复印纸质件的繁琐，便于科研人员高效利用科研项目档案。

4 结语

科研项目档案是不可再生的组织過程资产，是科研项目在历史长河中的唯一体现，其管理水平及质量直接影响其在后期的利用价值。提升科研项目管理水平需要长期的工作投入，采取完善的管理机制，适当的档案体系有利于科研项目档案管理工作的开展与提高，更有助于为本单位科研工作者的研究工作提供帮助，助力科研单位提升科研水平。

【参考文献】

[1]刘宏.关于做好科研档案收集工作的几点思考[J].兰台世界，2017（22）：70-72.

[2]耿慧.对科研院所科研档案质量的思考[J].北京档案，2014：28-29.

[3]苏雪.互联网时代科技档案资源开发利用工作的认识与思考[J].兰台世界，2017（17）：72-74.