浅析工程类企业档案精细化管理及完善之策

文/李春慧



浅析工程类企业档案精细化管理及完善之策

文/李春慧

郑州市世纪欢乐园

作为保证工程企业档案科学管理的重要因素，实现对档案管理机制的进一步完善，俨然是提升档案精细化管理质量与效率的关键之处。对工程类档案实施精细化管理，但能提升档案监管的成效，还能对各项工作进行全面记录，给以后的查阅提供便利。这需要大力改进在对工程类档案进行监管期间的各种不足，提升档案精细化监管的质量和成效，以利于单位获得更为长远的进步。

工程类企业；档案管理；精细化；完善

1 工程类企业档案精细化管理不足导致的问题

1.1档案监管观念不足使得档案遗失

因为工程施工项目较多、工作量较大，部分工程施工单位更为注重施工而忽视档案，档案材料没有及时记录并收集归档，为了应对工程核查，在工程竣工以后才补充档案，致使工程完工后档案质量较差；部分单位虽做到平时记录，但没有分类、归档，档案杂乱无章，功能不能凸显；有些单位对重要工程的原始材料及相关证明材料没有很好地收集保存，同时没有及时追回极易丢失、受损的材料，导致档案材料缺失、破损，使得工程类档案不能给项目建设及监管提供全面高效的服务，失去了档案本身的功能。

1.2监管人才不足使得档案监管层次较低

工程类档案监管需要相关工作人员在工程施工期间，时时补充施工技术表格、保存施工过程资料、归整施竣工图样，对材料与文件实施科学分类组卷、归档等。因此，档案监管工作人员要把握工程施工与档案的专业技术知识，了解主管机构颁布的有关工程类档案要求及规定。不过，现在很多单位的档案监管工

作人员缺乏专业知识，未能胜任工程类档案监管这一工作的要求。

1.3监管制度不完善使得档案不规范

制度不完善就会导致档案监管杂乱无章。一些单位未制定健全的工程类档案管理制度，对档案的归档范围、时间和标准并未进行明确及强制性要求，加之部分工程项目施工时间较长、涉及单位较多，资料散落在工程技术、合同监管等各部门，这一情况导致了部分档案收集不完全、归档不标准，档案整理质量较差，给今后档案材料的保管及使用造成了阻碍。

1.4管理流程不规范。工程类企业档案管理流程的不规范性主要体现在以下几方面：一是借阅权限不明晰，借阅控制不严格。许多工程类企业的机密档案，正是由于借阅控制流程漏洞的存在，从而导致一些心术不正之徒有机可乘。二是档案分类不科学，档案查询很困难。档案能够进行科学的分类，是特定档案材料能够迅速找到的不可或缺的条件，如果档案像野火烧过的草一样杂乱无章，必然影响查询材料的工作效率，进而对相关工作产生负面影响。

2 工程类企业要一步完善企业的档案精细化管理制度

2.1构建并健全有关的规章制度，形成一套完善的档案监管系统。完善《档案查阅利用制度》《档案归档制度》《档案工作人员岗位职责》《档案归档流程及标准要求》《档案工作奖惩办法》等制度和规定，构建档案监管议事决定、沟通协调、责任贯彻、成效评估、奖惩激励等体系，以符合单位档案监管的需求，全方位地体现制度的指导及标准作用。

2.2全面规范建档，保证材料“颗粒归仓”。注重工程类档案的全面性，达到归档材料、分类、项目完整，保证工程类档案材料的归档率。注重工程类档案的系统性，依据工程类档案的归档范围，划分界限，对各个类型、载体、保管期限的工程类档案分门别类，规范整理归档，保证工程类档案材料的全面性、系统性。注重工程类档案的组卷，严格把关工程类档案的质量，质量较差的档案不能放入档案室，对原来质量较差的工程类档案材料，要再次依据标准要求规范整理、归档、入库、上架，编制目录，确保工程类档案的归档质量。同时，制定各个种类的工程类档案监管方式、归档范围与保管期限表，规范工程类档案监管工作，让工程类档案监管这一工作更为规范化、系统化。

2.3加强软硬件建设，保证监管安全。增加财政投入，增强档案室基本设施的配备，改进档案保管设备及环境，给档案的安全监管予以硬件支持。认真进行安全检测，定期会同工程档案工作人员对库房工程类档案材料的保管情况进行核查，记录库房内的温湿度，随时进行调控，保证库房温湿度达标及整齐干净，以利于档案的长期保存。构建工程类档案数据库，借助计算机监管，把各类材料的收集、立卷、归梢等作同档案监管加以融合，实现档案信息体系的标准监管及信息共享。在档案信息化进程内认真开展档案与信息安全保证工作，保证档案本身的安全。

3 工程类企业档案精细化管理的完善之策

3.1实现工程类档案精细化管理的信息化，就要上线与完善信息化管理系统，而上线与完善信息化管理系统，必须以强有力的信息技术人才队伍为支撑，工程类企业在年初预算时，可以根据企业自身经济实力，适当划分出一块比例来支持信息技术人才队伍建设。另外，要密切信息技术人才与档案管理人才的沟通交流，使得做出来的信息系统兼具技术性与科学性。

3.2实现工程类档案精细化管理的专业化。目前部分工程类企业档案的管理专业性不够强的原因主要在于从事档案管理人员的专业素养不够，而如果想吸引专业人才流入，待遇上的提高是必不可少的条件之一，另外，不仅要吸引人才，更要留住人才，必须建立健全科学的待遇增长机制，使公司成为能吸引“良禽”的“佳木”，拓展人才上升渠道，使公司形成能者上，庸者下的良好氛围，并将尊才尚贤融入企业文化的内涵与外延之中，使能干的员工不仅能够得到物质上的利益，更能拥有精神上的鼓励。

3.3实现工程类档案精细化管理的规范化。首先，档案材料的填写必须规范化，比如信息的完整性方面，该签字的地方一定要手写签名，从而倒逼相关责任方尽职尽责，也使事后责任明确得到有力的保障。其次，档案的分类管理必须规范化，可以根据档案材料的内容，分门别类地进行整理归档，并对其进行编号，以便于事后的调阅、查找。最后，应当由相关专业人才，严格按照企业内控制度，明确调阅的权限与条件，从而防止商业秘密甚至国家机密的泄露。

3.4实现工程类档案精细化管理的重要化。要提高领导层对档案保存与应用的重视程度。领导层对这项工作重视程度越高，档案管理获得更多资金支持的可能性就越大。更要提高相关工作人员的重视程度，增强其讲规矩的责任意识，使其严格按照档案管理的相关管理制度想问题、办事情。鉴于工程类企业的员工工科类出身者占绝大多数，有条件的企业可以开展诸如宣讲会、培训会之类的活动，使档案管理的重要性入其脑，进其心。