浅谈医院人事档案管理信息化

2018-12-08张秋晶郭新一

新商务周刊 2018年7期

文/张秋晶郭新一

浅谈医院人事档案管理信息化

文/张秋晶郭新一

新疆和田地区人民医院

新医改形势下，医院要加快人事档案管理信息化建设，不断提升人事档案管理科学化、制度化和规范化水平，以此逐步完善医院考评机制，并合理配置人力资源。现阶段医院人事档案管理信息化还处于较低水准，在技术处理、专业人员配置上还有很多问题，如何保证人事档案的完整性与真实性，避免出现信息泄露、丢失等问题，是需要深入思考的课题。基于此本文将简述医院人事档案管理信息化的意义，并提出了具体可行的策略。

医院；人事档案管理；信息化

1 引言

人事档案是人的一生所系，是反应其学习生活及工作经历的重要凭证，医院的人事部门通过对档案进行调阅就可以对工作人员其过往经历进行整体的把握，从而对人力资源进行科学的配置，充分发挥医院各级管理者以及医务人员的能力和才干，做到因人而用，有助于医院相关管理工作的开展。在新形势背景下，医院人事档案管理与信息科学技术的全面融合对我国医疗机构的改革具有重要的促进意义，各级医院应当结合自身发展实际，充分利用和整合信息化资源，不断促进人事档案管理的信息化建设。

2 医院人事档案管理信息化建设中所存在的问题

2.1人事档案信息化程度低、更新率低

当前形势下，传统的人事档案管理方式显然已过时，在实际操作中，档案基本都是一次性入档，不会根据人员档案进行补充和完善，更新率低，给每位医护工作者发挥自身能力带来了影响。传统的人事档案管理模式，即依靠纸张、依靠人工记录的模式无法实现医护人员档案的更新和维护。目前，随着医疗行业的发展，医护人员的流动性增强，新进人员及离开人员的档案只是在需要的时候才整理，日常工作中所获得的奖励及科研创新取得的成绩不能及时在档案中体现出来，人事档案存在信息不完整、不真实等情况，给医院对医护人员的合理配置带来影响，不能提高医疗系统的人才竞争力。信息化管理是大势所趋，符合当前人事管理的趋势。

2.2人员素质偏低，缺乏复合型人才

在医院人事档案数据信息化建设过程中，仅完成软硬件投入是远远不够的，若离开人员的支持与支撑，那么工作便无法持续进行，工作质量也难以得到有效保证。经相关调查显示，在许多医院尤其是基层医院中，其内部设置的档案管理部门，较多未得到重视，而是出于各类工作中的次要位置，在人员安排以及岗位设置方面，没有进行深入、系统化研究与分析。受此影响，此部门的档案管理软件或系统，难以将其真实效能最大化发挥出来。其中，最为突出而且也是最为重要的问题就是，在人事档案工作各核心岗位上，大多为一些年级偏大的人员，这些人员对档案数据信息化认识不深，行动力不足，学习与应用档案信息化系统效率较低。

2.3医院人事档案管理信息化建设的制度不够完善

我国当下所施行的《档案法》与《全国档案系统信息化建设实施纲要》中相关规章制度用于对医院人事档案管理的信息化建设进行规范，然而医院却在实际管理工作中的落实程度不够，实际管理效益不佳。另外，针对医院人事档案管理的信息化建设还缺乏具有针对性的规章及法律法规，因而医院人事档案管理的信息化建设工作缺乏制度规范和控制，这就造成医院人事档案管理的信息化建设表现出形式化现象。

3 提高医院人事档案管理信息化建议

3.1提高档案管理人员的素质

现代信息化社会，负责人事档案管理的工作人员要有很强的信息处理和分析能力，并且还应具备对档案数据库进行及时更新的能力，医院还应指定专门的计算机负责人员对计算机等基础设备进行维修和升级。所以医院人事档案管理人员要不断更新自己的管理观念，加强档案管理队伍建设，提升工作人员的专业知识和工作技能。

3.2适当性增加资金投入，提升信息化人事档案综合利用率

首先，对于医院而言，需以《全国档案系统信息化建设实施纲要》为基础，遵照其中所给出的相关规定与要求，为更好开展人事档案管理工作，提供专业机房，为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性，提供切实保障。医院须加大投资，为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备，比如档案管理系统、速印机、电脑等，为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础。其次，人事档案利用上需确保各项内容的完整性与真实性，还需保证其动态性与全面性，把医院人员各方面信息均详细记录下来，如业务能力、思想道德及个人经历等，利用医院局域网，将人事档案与医德医风考核档案、专业与技术考核档案连接在一起，在制式统一的数字化档案当中，有目的性的划归人事档案信息，提升人事档案实用性，增强其准确性，强化其即时性，加大其边界性，使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息，为组织培养工作的更好开展，为优秀干部的选拔，提供切实性便利。

3.3树立现代化管理理念

对医院各级领导而言，应该在思想上引起高度的重视，认清人事档案管理信息化的重要性，尽快转变现代化管理理念，将人事档案管理信息化的各项要求确定下来。医院要逐步加大人力、物力和财力的投入力度，不断对档案管理系统予以完善，要充分应用加密技术、防火墙技术和访问控制技术等，避免计算机病毒、恶意软件、黑客等入侵医院人事档案管理系统。对于档案管理人员而言，也要切实增强自身的安全防范意识，定期做好软件系统的升级和病毒的查杀等工作，确保医院人事档案管理信息化水平不断提升，避免出现安全问题。