浅谈国有企业招标采购体系的建立与完善
2018-12-08王俊通中钢招标有限责任公司
文/王俊通,中钢招标有限责任公司
1 引言
国有企业在经营管理过程中,招标采购行为是不可或缺的一部分。在遵循《招标投标法》、《合同法》、“三重一大”等相关法律法规的前提下,如何把招标采购工作做实做活,是其中的关键。本文通过归纳国有企业招标采购体系内容,阐述招标采购工作过程中存在的问题,并对其进行剖析同时提出处理措施,从而客观的实现招标采购工作公开、公平、公正及高效,提升企业经营管理水平,为企业的健康发展奠定坚实的基础。
2 国有企业招标采购体系内容
企业在严格执行现行国家、行业及地方颁布的法律法规的前提下,结合企业自身经营情况特点,制定本企业的招标采购体系。包括以下内容:
第一,招标采购组织机构。企业应组建专业的招标采购组织机构,全面负责企业日常的采购工作。成员由具备一定的采购经验和职业资格、执业资格的专业技术人员组成。招标采购组织机构一般分为常设机构和临时机构,常设机构一般企业设置在采购管理部门,临设机构主要是在招标时的组建的临时组织。
第二,招标采购制度体系文件。包括综合管理制度文件和工作程序文件。综合管理制度文件是制度体系的核心,工作程序文件是对制度文件内容的细化和延伸。
第三,招标采购信息管理系统。企业应及时依据制度要求适合企业自身的招标采购信息管理系统,包括供应商数据库管理、企业内部专家库管理、资格预审管理、招标采购流程管理,审批决策管理和以及采购时间管理和相应的文件管理、报表管理,系统涉及的内容应全面具体,具有可追溯性。
第四,招标采购规定。采购方式应以公开招标为主,范围应对招标投标法要求的更广,标准要求更低一些。例如除了电力建设项目的采购活动,还包括电力前期、电力运营阶段的采购活动。
第五,招标采购审批权限管理。企业应在公司章程中应明确董事会和总经理招标采购审批权限,同时发布企业内容授权文件,规范采购审核权限管理。
第六,招标采购活动后评价。招标采购活动结束后,应及时就采购过程的效率以及产生的费用进行分析和归纳。包括招标采购各个环节花费的时间、招标采购文件的质量、招标采购人员的管理、招标采购费用等同预期之间存在的差异及其产生的原因,并对招标采购活动效果进行全面评价。
第七,招标采购考核机制。制定考核机制,有利于端正采购人员工作态度,增强其工作积极性,从而提高招标采购的工作效率,考核机制包括考核周期、考核对象以及考核指标等内容。
3 国有企业招标采购中存在的问题及解决的措施
3.1 存在的问题
3.1.1招标采购组织机构存在问题
贪污腐败事件发生。招标采购活动的初衷是依据国家法律要求,保证企业资金在公平、公开、公允的情况下进行使用,维护国家和集体的利益不受损失,防止贪污腐败的事件发生。这就要求招标采购组织机构在内部组织建设上既要求成员之间互相协作,同时又要互相监督。
3.1.2招标采购制度体系文件存在问题
体系文件内容过于笼统,缺乏操作性。体系文件目的是指导招标采购活动实务,有些企业的体系文件仅仅把国家招标投标法及相关内容简单汇总,不能很好的同企业特点结起来,同时缺乏创新。这就造成实际操作同文件要求步骤不一致,同时操作上缺反主动,很容易出现为规避招标故意拆分招标范围,应公开招标项目而采用邀请招标等等。
3.1.3招标采购信息管理系统存在问题
企业招标采购的信息管理系统建设滞后,信息披露内容不完整,未建立有效数据逻辑关系,数据存在孤岛现象。信息管理系统的建设需要投入大量的人力财力,且运维期间还需要不断投入,综合成本直观看较高,所以部分企业对信息系统建设不积极。信息系统的建立必然导致与企业相关的数据透明化, 包括审批流、决策流等等,部分企业主观上具有抵触情绪,总以工作效率低下等理由延缓信息系统建设,导致系统信息只能反映部分企业信息,不全面,不具体。同时,企业在信息化建设进程中形成了各个专业子系统,彼此之间在建立阶段未进行有效沟通与衔接,导致数据标准、格式等数据信息不对称。在企业需要建立关联关系时,也因上述原因无法建设接口,导致孤岛现象发生。
3.1.4招标采购规定存在问题
部分企业采购模式单一,采购活动计划实施效果差,不能充分享受竞争带来的效益。采购模式一般可以分为集中采购和独立采购两种。集中采购主要是存在于拥有众多二级公司和三级公司的大型企业,独立采购主要存在于独立法人单位,自主进行招标采购活动。前者的优势在于能够整合资源,在统一平台实施招标采购活动,这样吸引了投标单位的目光,为了分得更多的蛋糕,他们会给予更加优惠的价格和提供高品质的服务,同时降低了招标费用。后者为目前普遍采用的做法,优点充分体现企业自主经营、自主决策的管理体系,缺点采购规模较小,采购种类较少,采购金额较小,从而影响投标单位的积极性,缺乏充分的竟争性,导致采购成本增加。
3.2 解决措施
第一,明确组织机构成员分工、职责,同时职能独立,只有这样,成员才有话语权,才能保证机构运做过程中严格遵守规章制度,主动避免违规违法事件发生。
第二,企业必须要关注体系文件的建设,标准要统一、接口要明确,职责要清晰,权限要规范,审批要分级。
第三,企业尤其频繁发生招标采购活动的企业,应加强信息系统的应用,功能实现要全面,反映在各个环节;同时业务操作完全网络化,成果图表化,信息共享化。包括企业内部人员及相关外部企业也知晓企业招标采购活动的必要信息。
第四,大型企业采用集中采购模式是最好的选择。同时,在采购活动计划方面,要结合企业情况按周期制订,关注计划的准确性,并根据实际情况对计划进行调整。尽量减少零星采购和突发采购的次数。真正通过招标采购活动降低采购成本。
4 结语
国有企业通过建立招标采购体系,并在实施过程中不断完善,充分发挥招标采购优势,选择提供优质优价的合格供应商,在提高企业的经营管理水平的同时,对国有企业项目建设必将带来的巨大的推动作用。
【参考文献】
[1] 赵群伟 浅谈国有企业招标采购体系的建立与完善[J] 管理纵横 2012
[2] 袁利民 大型国有企业建设专业化招标组织体系探讨[J] 中国招标 2013