论企业档案信息的管理

文/薛婷



论企业档案信息的管理

文/薛婷

重庆市轨道交通设计研究院有限责任公司

近几年来，轨道交通作为载客能力大、具有安全高效的公共交通工具，是解决和缓解城市交通拥堵的有效措施之一，在全国如火如荼地开展建设、运营。但轨道交通线路运营里程长（相对于公共交通）、专业多，给轨道交通工程档案（简称档案）管理带来一定困难。为了突破传统的档案管理模式，真正做到与时俱进，必须重视、加强档案信息化管理研究，积极引进新颖、先进的管理理念，构建完善的档案管理模式，促进档案管理水平的不断提升。

轨道交通；工程档案；信息化管理

1 建设工程档案对轨道交通建设的现实意义

1.1馆藏档案积极推进轨道交通建设在轨道交通立项初期，建设工程档案就开始发挥作用。

纵观各城市在轨道交通建设前期，都会去翻阅大量相关的工程档案资料，多方面了解交通沿线建筑的地基基础情况和房屋结构，确保轨道交通工程安全有序的进行。节约地质勘查费用，提高效率，加快施工速度，积极推进轨道交通的工程建设。

1.2对轨道交通工程建设档案质量的控制大规模的轨道交通工程建设，将形成大量的轨道交通建设工程档案。

轨道交通建设工程档案管理工作作为轨道交通资产管理的一个重要组成部分，不仅是轨道交通建设全过程的反映、评定工程等级的主要依据及检查工程质量等级的重要凭证，同时也将对轨道交通资产的维护改造以及经营管理发挥重要作用。因此如何加强对轨道交通建设工程档案质量的控制，形成一套真实、完整的轨道交通建设工程档案非常重要。各地轨道交通公司也会按照建设工程档案资料的国标要求结合本地轨道工程实际制定一系列的建设工程档案验收、管理标准。在竣工验收时，各地政府也会按照建设工程档案国标的要求对轨道交通工程建设档案质量进行把关。内外结合保证轨道交通工程建设档案质量。

1.3建设工程档案工作是促进建设工程质量的重要保证

建设工程档案在对轨道交通建设发展进行记录的同时，也行使着促成每一领域、每一环科学、规范、真实性操作的职责。

目前我国的轨道交通建设正处于一个前所未有的蓬勃发展时期。但快速发展同时导致了工程质量难以保证，建设过程中暴露出的问题已十分严重。这其中有技术方面的原因，但更多的是人为因素的影响，所以我们迫切需要从管理层面上统一认识，统一理念，建立起一整套完善的轨道交通工程档案管理体系，各城市之间实现资源共享，信息互补，形成确保我国轨道交通可持续发展的长效机制，从而更加科学、更加完善，更好的为市民服务，更好的为城市建设服务。在多年的实践探索中，轨道公司对档案管理工作有着自己的经验之谈，他们认为工程档案质量和工程质量紧密相关，只有过程控制的严格，竣工交付资料的水平才会高，工程质量才有保障。

2 档案信息化管理研究

档案的信息化管理是将现代信息技术与档案管理有机地结合，主要体现在管理计算机化、信息网络化和储存多元化。档案信息平台在满足合理性、效益性和安全性的同时，必须具有技术性、虚拟性、集成性、便捷性和开放性。

（1）合理性。在运用数字化处理档案文件的过程中，严格遵循国家和地方档案管理规定，构建完善和适应的法律体系。循国家和地方档案管理规定，构建完善和适应的法律体系。不相容的情况。

（2）效益性。档案信息需与轨道交通工程的经济、社会效益相融合，采用科学有效的数字化手段处理轨道交通工程的一系列重要档案，以获取更大的经济、社会效益，避免人力、财力与物力方面产生的浪费。

安全性。结合实际需求，不断加大网络安全技术的研发力度，注重各项安全措施的科学运用，为档案信息安全提供有力保障。

纸质文件通过扫描手段转为档案信息资料；原生电子文件通过计算机软件转变成合理的电子文档。

（3）集成性。利用有限的空间保存无限的档案资料。

（4）开放性。打破档案地域隔绝的弊端，及时方便读取、调用。

便捷性。为检索提供方便。

（5）技术性。利用计算机软件生成档案管理流程，提高工作效率。档案信息管理平台需要有一个庞大的数据库，用元数据进行管理，达到电子文件真实性、凭证有效性和储存长久性，方便管理和及时查询。

3 优化档案管理带来的效益

3.1档案信息化

不仅帮助工作人员及时、准确地完成档案信息数据的记录、登记，也有效减少工作人员繁重的工作量，即一链接口不仅可以完成对各个系统的统一链接，还能高效整理、归类各个系统中有价值或者需要存储的信息数据，为管理人员开展各项工作提供一定便捷，也有助于增强其工作准确性、有效性，大幅度提升管理效率。

3.2资源合理利用档案资料信息化，为后期准确查找、高效利用提供有力支持，促进档案信息跨部门、跨地区，合理利用为企业领导、各级管理者在作出各项决策过程中提供有力参考。

3.3提高档案管理人员素质档案信息化管理平台搭建后，加强信息化培训，提高档案管理人员素质，使档案管理人员不仅具备丰富的专业知识与信息化管理技能，还能沉着、有效地解决信息化管理中出现的各类难题。同时档案管理人员应积极投入到轨道交通工程建设中，不论是前期的图纸设计、修改调整，还是中期的施工完善，以及后期的验收交付等环节，掌握一手资料，提高工程档案信息化管理水平。

另外，结合实际，加强计算机、相关设施设备、运行环境安全防护力度的培训，让档案管理人员通过内外网物理隔离、电磁屏蔽等有效手段达到防护目的，确保档案资料的安全性。

4 结束语

档案管理是一项较为全面、长期且具体的工作，加强档案信息化管理不论对轨道交通工程前期建设，还是后期维护，都能提供借鉴依据。在给予足够重视的同时，结合现代档案管理提出的各项需求，不断加强信息化管理研究，积极引用更先进、多样化的管理措施、手段，构建完善、有效的管理制度与体系，从而将信息化管理模式的优势充分发挥出来，提高我国轨道交通工程档案管理水平。

[1]卢庆军.信息化技术在地铁工程档案管理中的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2014（16）：2635-2635.

[2]苟咏惠.成都地铁建设工程档案管理系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2014.

[3]苏明.信息化技术在地铁工程档案管理中的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2012，（21）.