浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策

文/王青 果帅珂 李小翠 王敏 宋昕 李汝恬，辽宁电力中心医院

在社会经济迅速发展的背景下，信息技术得以迅速发展。当下我国已然进入了信息时代，信息管理与信息应用已然成为了我国社会经济发展的重要举措。档案信息化管理工作可谓是一项十分复杂的工程，能够有效提升档案管理工作效率与质量。但是当前档案管理工作依旧存在诸多问题，严重影响到了档案管理工作的顺利开展。鉴于此，本文深入分析“信息时代档案管理工作面临的问题及对策”具有极为重要的现实意义。

1　信息时代档案管理工作面临的诸多问题分析

1.1　缺乏规范的档案管理信息化标准

传统档案管理工作要想实现信息化管理，就需要推广使用各种档案管理软件。虽然档案管理软件能够将档案内容实现信息化与数据化，但是依旧存在诸多问题，具体表现在系统建设与网络建设不协调，造成档案信息难以实现共享，同时由于不同软件的兼容性不一致，导致一些系统难以满足当前需求[1]。此外，我国并没有建立统一的信息化标准，不利于档案信息化管理工作的开展。

1.2　档案安全性不足

通常情况下，电子档案管理系统的登陆需要两个环节的保护，具体为登录名的验证以及密码保护。但是一旦密码或者用户名泄漏，将会让一些不法分子恶意进入系统当中，盗用信息或者更改信息，这样一来严重影响到了档案使用的安全性。

1.3　缺乏完善的法规体系

近年来，我国对档案管理工作引起了高度重视，并且颁布了相应的法规，但是档案信息化管理法规并不是十分完善，难以满足时代发展的实际需求。这一问题已然受到了重视，并定期更新档案管理法规，为档案信息化管理提供相关法律依旧。然而实际情况是档案信息化管理的实现并不是一日之功，还需要长时间实践与修正。

2　信息时代档案管理工作问题相对应的解决措施分析

2.1　加强信息化建设，确保管理软件兼容

信息时代档案管理工作实现信息化管理是一项十分重要的工作，信息化管理主要目的是实现档案信息共享，以此充分发挥档案信息的价值。为此，档案管理部门首先需要加强信息化建设，具体为采用当前最为先进的信息技术，同时实现档案自动化处理，从而有效提升档案检索效率[2]。此外，为了确保档案信息化建设早日完成，就需要档案管理部门对各系统进行编程，利用计算机技术对档案信息实现自动分类，并进行存储，以此实现软件的兼容。这样不仅仅有助于实现档案信息的共享，还能够实现档案信息数据化，有利于长时间保存。

2.2　制定统一规范的档案信息化管理标准

档案管理部门制定统一规范的档案信息化管理标准对档案管理工作的开展具有极为重要的现实意义。尤其是在信息技术快速发展的今天，档案信息化管理手段的增多，就需要制定统一规范的管理标准，才能为档案管理工作的开展提供一定的指导。值得注意的是在实际管理过程中，必须采取有效措施落实这一标准，避免管理标准的流于形式。除此之外，在实际管理过程中，需要实施责任制，并明确各岗位的工作内容，才能确保日常档案管理工作顺利开展，从而有助于促进档案信息化管理水平的提升。

2.3　提升档案安全性与完善相应法规

档案信息的安全直接关系社会经济发展，为此有必要提升档案信息的安全性，具体为更新管理理念，提升档案管理人员的安全意识。最为主要的是对档案管理系统实施监控，避免不乏分子侵入[3]。除此之外，档案管理部门需要在计算机系统当中安装最新版本的杀毒软件，定期做好杀毒工作，同时做好档案信息数据备份，以此提升档案的安全性。

档案信息化管理的安全保障，关键在于是否具有完善的相应法规。为此，相关部门需要结合时代需求，深入分析当前档案管理需求，对当前档案信息化法规加以完善，以此满足档案信息化管理发展需求。

3　结语

综上所述，随着社会经济的迅速发展，人们对档案信息的重视度逐渐增加。尤其是在信息时代，档案管理作为企业日常管理工作尤为重要的一部分，直接关系到企业的可持续发展。为此，档案管理部门需要更新传统管理理念，注重信息化建设，制定统一规范的档案信息化管理标准、提升档案安全性与完善相应法规，才能确保档案管理效能的充分发挥。

【参考文献】

[1]鲁明君.议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].经贸实践,2017,19:186.

[2]王学武,马迎秋,于长海.信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析[J].中国卫生产业,2017,17:65-66.

[3]都业慧.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.