新形势下加强高校档案管理工作的思考

王瑞玲

海伦市业余体育运动学校 黑龙江海伦 152300

1 档案管理的重要性

在高校发展历程中，档案是最为原始的数据记录，其重要性不言而喻。档案管理的重要性主要体现在如下几个方面：

1.1 对教育教研具有借鉴与参考作用

高校档案见证着高校形成、变化及发展的全过程，还贯穿高校教育教学及组织管理各个方面。档案非常真实地记载着高校运行、教学管理的轨迹，属于高校的信息资源。高校的教育教学发展离不开档案的启示，更是丰富教学管理的重要手段。

1.2 教育教学管理的依据与载体

高校档案是随着教育教学活动逐渐形成的，属于第一手资料。高校发展的相关材料、优秀教师事迹报告、工作总结等，均是教育教学的依据与经验。高校档案体现出高校的基本面貌与全部活动，更是高校教育教研的缩影，对高校发展具有重要载体作用。

1.3 高校文化的组成部分

档案属于高校宝贵的财富，是高校的科学文化。所以高校档案管理属于教育教学管理的重要组成部分，对维护学校合法利益、探索新的教育教研方法等各方面具有积极作用。高校档案中有极大一部分记录着高校教育教学的经验与成果，体现出高校总体的教育教研水平，是高校全体师生的智慧结晶。

2 新形势下加强高校档案管理工作的方法

2.1 进一步强化高校档案管理工作的重视程度

对于高校档案管理工作的重视程度，需要进一步提升。在日常工作中加大档案管理的宣传力度，促使档案管理的安全意识深入人心。进一步提升档案管理的工作环境及影响力，督促高校领导加大重视程度。与此同时，强化高校档案管理者的服务意识，使其更好地为使用者服务，强化师生对于档案管理的重视程度及对于档案管理工作的支持力度。强化高校档案管理的宣传力度，提升各个部门的综合管理意识，使大家在日常工作中重视档案的管理工作。档案的管理者要将其作为一个有价值有意义的事情去对待，全心全意地为大家服务，使高校档案管理者在思想上认识到档案管理工作的重要性和优越感。

2.2 强化高校档案管理的相关机制建设

对于高校的档案管理工作，需要进一步健全其管理的相关机制，建立有效的监督机制，保障高校档案管理工作的合理实施。进一步明确档案的管理职责，细化责任，促使每个档案管理者都清晰地知道自己的职责及任务。推进高校档案管理工作的规范化。与此同时，强化领导的监督机制，对相关的档案管理工作进行不定期突击检查。改善不规范的管理现状，制定规范的档案管理方案，完善相关的规章制度，简化档案管理的相关程序及流程，建立一套行之有效的自上而下的规范管理制度，使高校档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

提高档案管理人员的综合素质水平是促进高校档案管理现代化建设的又一项重要举措，由于人力资源才是档案管理工作的主体，因此高校中档案管理人员的管理能力、道德品质、思想内涵以及工作责任感均能够对档案管理的工作效率带来直接性的影响.在日后的工作中，高校管理者应当从如下几个方面入手来提升档案管理人员的综合素质：首先，高校管理者要在社会中广招优秀人才.在制定招聘信息时一定要明确强调应聘人才需要具备完善的档案管理专业知识与丰富的管理经验，并且还要接受系统化的岗前培训教育活动.其次，高校管理者如果想要将档案管理人才长时间地留在高校中，就必须要从工作环境、管理政策以及薪资待遇等多个角度入手来给予档案管理人员以支持，了解他们真实的想法与需求.最后，高校管理者要进一步完善分配体系，制定出奖罚分明的管理制度，将优秀员工树立为部门典型，利用榜样的力量来带动起其他档案管理人员的工作积极性.此外，高校管理者还要定期展开岗位培训，将培训重点放到计算机技术与系统软件操作等方面。

2.4 加强管理信息化建设

随着计算机网络技术快速发展，档案管理信息化是管理工作必然趋势。因此要加强档案信息化，就要更新传统的管理思想认识，高校高层应给予高度支持，投入完善硬软件设施所需的资金，购买管理信息化必须的各种硬软件，包含计算机、网络、扫描仪及打印机等各种设施设备，同时还要培养档案管理专业化人才，只有信息化建设设施及人才都配备齐全，才能真正建立信息化管理平台，发挥档案管理信息化的功能。而且还要加强档案室的防潮、防火及防盗工作；才能真正提高高校档案的管理水平。

2.5 创新档案管理手段

在信息化高速发展的时代，单一的档案管理手段已经无法适应新形势的发展。随着社会形势的发展变化，对高校档案工作的需求与日俱增，档案工作所涉及的范围也越来越大。这就需要改革当前高校档案管理手段，推陈出新，开创管理模式新思路、新方法。一方面，加强档案工作服务力度，加大创新档案服务模式，如搞好档案信息化建设，提供网络服务，为档案使用者提供各种需要的信息；转变服务观念，提供主动、个性、高效的档案服务；加强与其他高校的沟通与合作，实现资源的优化配置与高效共享等。另一方面，创新管理技术，为高校档案管理提供科学技术的支持。加大对档案工作的投入力度，配置所需要的现代化设备；充分利用现代信息技术，广泛开发各类管理软件，提高高校档案管理的效率；建立、完善高校查询系统，促进档案管理的网络化、信息化。

总之，从高校档案管理实践来看，在管理中还存在各种问题，影响到档案管理水平和服务能力。因此，加强与改进管理工作具有实用价值，需要引起我们的重视。