关于新经济形势下档案管理工作的新思考

郑世民

摘 要：新经济形势下，档案管理工作越来越受到人们的重视，但是受传统管理模式的影响，现在档案管理工作中出现很多问题，首先档案管理人员综合素质不高，其次管理体系不健全，最后管理人员对其重视性不足，本文对其工作策略做出几点针对性思考，旨在改善档案管理工作效率，仅供参考。

关键词：新经济形势下；档案管理；工作；新思考

引言：随着市场经济的发展，越来越多的企业产生，其中档案管理工作是每个企业都要有的部门。随着时代的进步，档案管理工作人员要重视档案管理工作，结合新经济形势下档案资料管理手段，构建完善管理制度，促进档案管理工作高效进行。但是现在很多企业中档案管理工作现状不容乐观，所以要积极优化档案管理工作，提升档案管理水平。

一.新经济形式下档案管理工作出现的问题

（一） 档案管理人员专业素质不高

现在我国市场经济快速发展，很多工作部门需要专业人才，档案管理也是如此，档案管理需要专业素质更强的管理型人才。现在不单单是传统的纸质档案，有更多的电子档案，而是更加科学化，转向电子档案，需要管理人员不但有良好的档案管理知识，还要熟练利用计算机进行操作。但是很多企业档案管理部门人员专业素质低，甚至有的档案管理人员是其他部门临时调遣过来的，对档案管理流程不了解，计算机系统的使用更是不懂操作，不利于顺利完成工作[1]。

（二） 档案管理体系不健全

长久以来，企业部门进行工作都离不开资料信息，档案管理在其起到重要的作用。现在我国很多企业工作中缺乏健全体系，档案管理人员不知道相关制度，工作过程中经常出错，降低工作效率。另外，缺少系统的档案管理工作制度，很多工作人员工作时按照以往工作经验进行，经常出现档案缺失甚至丢失情况，找不到源头，最后不了了之，却对企业的发展带来巨大的影响。

（三） 管理人员重视度不够

每个企业的发展都离不开资料的收集和整合，科学的管理工作可以为管理者提供重要信息，提高员工工作效率。目前很多管理人员对其工作重要性了解，产生工作人员消极怠工，很多工作不能有效落实，更有甚者很多重要档案缺失。有的企业对档案管理部门投资少，很多基础设备不完善，影响档案管理工作顺利进行。

二.新经济形式下档案管理工作新思考

（一） 增强档案管理人员素质

现在很多企业单位中档案管理工作变得越来越重要，增强工作人员素质很重要，第一，管理人员明确的工作职责，加深档案管理工作重要性认识，建立奖励机制和责任体制，保证档案管理人员具有良好的责任意识，自主强化自身业务水平，加强档案管理工作创新性，积极完成工作职责。第二，管理人员经常对档案实行总体检查，发现缺少或遗漏的资料及时上报，采取有效策略解决，提高档案管理工作质量。第三，管理人员不断更新工作观念，创新工作手段，随着现代化的发展不断提高认识，防止出现思想观念不符合现代化发展的行为。现在很多企业都利用办公自动化进行办公，档案管理人员也要跟上形势，熟练掌握计算机知识，提高业务水平，及時转变思想，创建新型管理体系。相关部门对档案管理人员进行专业技术和计算机操作流程培训，保证其工作符合现代自动化办公的发展，提高管理人员责任意识。

（二） 创建档案管理工作新体系

企业运行过程中，常常出现大量的档案集中处理或者很多零散的档案的收集和整理。基于此，工作人员工作过程中时需要对每个工作过程进行详细的规划和练习，创建完整的管理体系，对相近的档案进行整理归类，对不同种类档案进行划分。迎合时代发展，建立网络档案平台，管理人员按照操作流程正确录入资料，提高录入速度，并利用计算机技术自动分类整理，实现信息化管理。由于很多档案涉及的范围比较广泛，人工分类很难进行，这时计算机信息技术充分发挥管理作用，利用计算机技术，对录入档案进行备份，通过计算机智能化对档案进行分类，减少工作人员工作量。针对电子档案，工作人员严格按照国家要求，增强计算机网络建设，保证档案管理在计算机网络安全情况下顺利进行，确保网络中档案信息的真实性和完整性，并和纸质档案内容相符。

（三） 增加资金投入，提高重视度

新经济形势下，企业要对自身档案部门提高重视，根据各部门档案资料的实际管理情况，建立专门档案资料管理室，配置复印机、扫描仪、传真机和档案柜等设施。政府部门要增加资金投入，增强档案管理设备先进性和档案保存环境优良。加快档案管理软件和设施的购进，保证档案的阅读和借阅环节的顺利进行。利用计算机进行档案的整合，改变传统工作模式，提高工作效率和档案信息存储量，提高借阅人员档案检索速度，提高工作效率和借阅效率。建立专门的人员进行资料监督检查，保证档案没有丢失和遗漏，严格按照相关法规执行工作，在资金充足情况下，建立企业内部局域网，对档案数据进行内部共享，方便各部门工作人员通过计算机查阅资料。另外，确定档案管理期限，对失效或者超过管理期限的档案，按照要求进行销毁，减少无用档案占空间。

（四） 优化档案管理流程

近几年市场经济发展迅速，各企业中档案逐渐增多，其管理工作量不断提高。但是大多数企业档案管理时问题频出，导致档案管理工作效率降低，所以各个企业要改变工作状态，优化档案管理工作流程。首先，档案管理部门要和其他部门紧密合作，保证每个部门都有专门人员进行档案收集，保证所有部门档案无遗漏，落实档案责任制，避免出现问题工作人员互相推诿情况出现。其次，档案管理相关部门之间工作流程要进行优化，做好协调工作，保证工作合理分配，避免工作分配不合理，员工产生意见。最后，工作人员落实工作职责，严格按照工作流程进行操作，严禁出现企业外部人员随意借阅内部机密档案的行为，档案管理人员在自己的管辖范围内负起管理责任，保证管理工作的顺利完成[2]。

结论：综上所述，我国大多数企业中档案管理工作面临困难，随着社会的发展，新经济形势下，办公自动化的建立对档案管理工作带来很大挑战。所以，企业管理人员要对内部档案管理体系进行改革和创新。通过增强档案管理人员素质、创建档案管理工作新体系、增加资金投入，提高重视度和优化档案管理流程等手段，保证档案工作顺利进行。

参考文献：

[1]雷东玉.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].人力资源管理，2018（04）：238-239.

[2]段竹芳.浅谈新时期企业档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（03）：97+100.