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大数据与传统档案

2018-12-06牛建军

商品与质量 2018年43期
关键词:数字化企业

牛建军

天津航天机电设备研究所 天津 300301

现在的社会是一个高速发展的社会,科技发达,信息流通,人们之间的交流越来越密切,生活也越来越方便,大量数据就是这个高科技时代的产物。

1 大数据

最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡,麦肯锡称:“数据,已经渗透到你赶紧每一个行业和业务职能领域,成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用,预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”“大数据”在物理学、生物学、环境生态学等领域以及军事、金融、通讯等行业存在已有时日,却因为近年来互联网和信息行业的发展而引起人们的关注。

1.1 大数据的优势

在现今社会,大数据的应用越来越彰显他的优势,它占领的领域也越来越大,电子商务、020、物流配送等,各种利用大数据进行发展的领域正在协助企业不断发展新业务,创新运营模式。有了大数据这个概念,对于消费者行为的判断,产品销售的预测,精确的营销范围以及存货的补给已经得到全面的改善和优化。

1.2 大数据的独特之处

在大数据时代,可以分析更多的数据,有时候甚至可以处理和某个特别现象相关的所有数据,不是随机采样而是全部数据;拥有大数据不再需要对一个现象刨根问底,只要掌握了大体的发展方向即可,适当忽略微观面上的精确度,会让我们在宏观层面拥有更好的洞察力;在大数据时代,无须再紧盯事物之间的因果关系,而应该寻找事物之间的相关关系,相关关系也许不能准确地告诉我们某件事情为何会发生,但是它会提醒我们这件事情正在发生。

1.3 大数据价值所在

当你仍然在把微博等社交平台当作抒情或发表议论的工具时,华尔街根据民众情绪抛售股票;对冲基金依据购物网站的顾客评论分析企业产品销售状况;银行根据求职网站的岗位数量推断就业率;投资机构搜集并分析上市企业声明从中寻找破产的蛛丝马迹;美国疾病控制和预防中心依据网民搜索分析全球范围内流感等病疫的传播状况;美国公司将全球夜景的历史数据建立模型,在过滤掉波动之后,做出了投资房地产和消费的研究报告;麦当劳、肯德基以及苹果公司等旗舰专卖店的位置都是建立在数据分析基础之上的精准选址;沃尔玛通过数据挖掘重塑并优化供应链;卓越亚马逊、淘宝则通过海量数据的掌握和分析为用户提供更加专业化和个性化的服务;智能电网、智慧交通、智慧医疗、智慧环保等都与大数据技术与应用息息相关。大数据带来的巨大价值正渐渐地被人们认可,它通过技术的创新与发展,以及数据的全面感知、收集、分析、共享,为人们提供了一种全新的看待世界的方法。

2 大数据与企业

2.1 企业决策的基础

迅速膨胀的数据,决定着企业的未来发展,虽然很多企业可能并没有意识到数据爆炸性增长带来问题的隐患,但是随着时间的推移,人们将越来越多地意识到数据对企业的重要性。在商业、经济及其他领域中,决策将日益基于数据和分析而做出,而并非基于经验和直觉。

2.2 企业实力的体现

在这样的时代,数据就是一个公司的软实力,就好像一个无形的资产,蕴含着很多的机会和信息。公司可以根据这些数据发现自己的不足和管理漏洞,及时的改变和处理,延长企业的寿命,增加企业的资产和竞争力。一个公司的数据库越大就代表这个公司的实力越强,未来发展的可能性也就越大越好。所以一个好的企业应该未雨绸缪,从现在开始就应该着手准备,为企业的后期的数据收集和分析做好准备,当面临铺天盖地的大数据的时候,以确保企业能够快速发展。

2.3 企业的数据源

很多企业在发展的过程中,积累了大量数据资源,这些企业数据包括企业发展历程、竞争态势、市场分析、发展趋势、人力资源、科技研发、管理信息、客户资源等,对企业可持续发展具有重要的战略意义。通过充分利用大数据技术对海量的数据资源广泛搜集、深度挖掘、归纳分析和开发利用,可以为企业制定发展战略、重构商业模式、优化生产流程、完善产品设计、把握竞争优势、抢占市场先机、实现精细管理等提供基础支撑,助力企业转型升级。

3 档案、数据与企业

档案是企业最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息资源聚集地,覆盖了企业经营活动中的所有内容。随着现代信息化技术和档案理论及管理实践的发展,企业档案的概念已经从传统的公函文件、文书音像资料等,延伸至企业生产经营管理过程中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史信息记录;而档案管理也从传统的保存、保管、提供利用,拓展为企业知识资产和信息资源全生命周期管理的行为。档案作为企业数据链的重要组成部分,应适大数据时代要求,调整职能定位,发挥自己的作用。

3.1 追本溯源前伸归档的范围

现在很多企业的档案还囿于传统的收集管理模式,重视“怎么样”忽视“为什么”。档案馆中完整保存着产品的初样、正样、生产过程情况,事件完成情况、结果,缺乏的是为什么生产这样的产品,进行改进的前提、要求的文字记载。就如我所最初组建和三次搬迁,过程很清楚,原因只有老人们口头的三线建设;一个产品的铺设物由毛毡改成塑胶垫依据是对方的技术要求,而容易起毛影响洁净度只存在于技术人员的记忆中、口头解释中,这些才是最重要的信息。现今各类数据的利用分析正是这“为什么”的最好解答,档案部门在收集归档时,应把范围扩大一些、侧重前伸向这样的“为什么”这才是完整的档案,最全面的数据信息[1]。

3.2 强化档案网络链接数据源点

几乎每个企业都有源源不断的数据需要收集,无论是社交网络还是车间传感设备,无论是企业发展战略,还是生产流程,了解企业各个数据源的运行、生成、利用,了解过程中都产生了什么数据,把这些分散的、独立的各个源点汇集到档案这个大的数据集合中,而不是各自为政,互不相通,真正发挥档案作为企业核心数据储能池的作用,用最全、最强的储备,为大数据的整合、分析、利用做好前期准备。

3.3 档案数字化势在必行

大数据是对大量的文字、图表、图像、音频、视频等的集成分析,传统的档案管理还停留在各类信息库房实体管理的基础上,无法满足大数据的利用要求,所以档案数字化势在必行。档案数字化是利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。随着计算机技术和网络技术在档案管理领域的渗透,数字化的信息通过网络可以更加便捷、快速地进行交流和传递,从而大大提高了档案信息的利用效率,档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命。

(1)数字化中的“存量”与“增量”。档案数字化是一项耗费时间、人力、物力、财力的大工程,要处理好“存量”和“增量”的关系。“存量”是档案馆中已经完成归档保存的档案,这一部分档案丧失了大数据的“时效快”的特点,它的利用率并不是太高,对于“存量”档案可以按门类、时间前后、参考借用情况和生产经营辅助效用等标准,经过鉴定后由重到轻、由近期到长远逐步推进开展,对于一些“存量”档案可以仍按传统方法管理,减少工作量,避免存储空间的占用、检索的难度。档案数字化的重点应放在“增量”档案上。“增量”档案是指新接收的档案资料。现今企业管理部门的数字化进程不断加快,大部分企业已办公自动化,在工作中形成了大量的电子文件材料,在现行管理体制下,档案部门在收集归档时不仅收集纸质实体,还应将这些电子信息一并归档,这样的数据资源更利于融合、重组,形成一个效能整体、效率更高的新的资源系统[2]。

(2)档案数字化的难点。档案数字化建设是一项系统工程,硬件的建设、管理系统的开发,还涉及到档案数据安全、利用共享、数字化管理系统、加工系统的功能要求以及运行过程中可能出现的问题,这些都是档案工作中亟待解决的问题,相关制度的完善和人员的缺乏更是档案数字化的瓶颈。

3.4 档案工作者的能动性

(1)大数据是最近几年才兴起的词语,而并不是所有的人都非常了解,企业档案工作者要多关注这方面的技术和工具,学习相关的知识和技能,以确保能够面对大数据时候做出正确的应对。

(2)档案数字化是档案界新的工作目标,囿于各种原因,有很多企业还没有开展这项工作,但作为档案工作者却应在工作中开始档案的数字化进程。用现有的技术、现有的条件接收、著录、整合电子档案,用一个个小的数据源推动企业数据库的发展,应对大数据的需求。

(3)编制检索工具、开展档案编研、进行分类整合,加强档案的开发利用,挖掘档案库存资源,为企业生存经营提供多角度、全方位、有价值的服务,使档案数据源转化为现实的生产力[3]。

4 结语

大数据时代的到来,改变着世界生活的方方面面,数据成为了重要的生产因素,正在重构很多传统行业。企业档案作为企业生存发展的客观记录,是企业数据的基础,在新环境、大背景下具有不可估量的价值。

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