浅谈如何加强事业单位档案信息化建设

2018-12-06李小军

商品与质量 2018年50期

李小军

吕梁市城市管理综合行政执法队山西吕梁 033000

事业单位作为社会经济持续增长的重要组成部分，随着事业单位改革和发展下，档案总量逐渐增长。作为事业单位内部管理工作的主要内容，档案管理借助信息技术开展工作，可以有效提升档案管理信息化水平，降低人工劳动强度，提升档案管理工作效率和质量，为事业单位管理和决策提供可靠依据。尤其是计算机技术快速发展，逐渐衍生出众多先进的档案管理软件，促使事业单位档案管理工作逐渐朝着信息化和技术化方向发展。加强事业单位档案管理信息化建设，可以为后续工作提供支持，带来更大的经济效益。

1 档案信息化建设的现状

档案信息化建设是利用现代信息技术建立、管理、利用档案的过程。现代信息技术的发展使档案的利用、管理等工作事半功倍。这一过程能够提高档案信息的社会化服务程度，为档案工作中出现的问题提供了新的解决方法和思路，为事业单位的档案管理工作提供了新模式，新观念，这有利于提高事业单位文书档案管理的现代化水准。一般而言，档案信息化建设包括三个部分：档案信息的数字化建设、档案网络建设、图书馆档案建设。档案网站是档案信息化建设落实的具体表征，其运用不可忽视。档案网站包括宣传、服务、和交流功能。数字档案馆能够为使用者提供一种方便快捷的查阅档案信息的途径，是指通过网络远程获取档案。目前来看，档案信息化建设技术并不够成熟，且未能与市场紧密结合。

2 档案信息化建设背景下优化档案管理的建议

在档案信息化背景下，合理组织开展档案管理工作，要结合信息时代的影响制定各项管理措施，构建科学合理的档案管理模式，为档案信息化管理的优化发展提供相应的支持。在档案信息化建设的背景下，对档案管理进行优化创新可以从以下方面入手加以解读。

2.1 调整管理方式，健全信息资源管理体系

在初步认识到档案信息化建设重要性的情况下，各单位要想促进档案信息化建设实现持续稳定发展，提高综合建设效果，就应该结合具体的情况分析档案管理工作的基本情况，并制订科学的管理方案，不断提高管理信息化程度。通过分析档案信息化建设背景下的档案管理改革工作，能够看出档案管理信息化建设与传统纸质化档案管理工作存在明显的差异。在具体建设实践中，各单位需要结合电子档案和数字档案的实际情况对管理工作加以调整，进而构建更加完善的管理体系，不断提升综合管理效能。一方面，各单位要结合档案管理信息化建设的工作需求不断完善管理制度，并结合制度规范制订相应的管理方案，对管理流程加以明确，确保在信息化管理模式下，如果其中一个环节出现了管理问题，能结合实际情况对各项管理措施加以调整，避免各环节问题影响信息档案的完整性，为档案管理工作的稳定发展奠定坚实的基础。另一方面，各单位要不断完善档案信息管理制度以及法制化发展进程，创新档案综合管理工作，在完善制度体系的前提下提高档案管理工作的基本效能，保障档案管理工作的综合发展成效。

2.2 推动传统档案管理手段和信息技术整合

我国当前事业单位在档案管理工作中，传统档案管理手段仍然占据主体，通常是以纸质档案和电子档案并存为主，只有推动传统档案管理手段和信息技术整合，才可以有效提升档案管理信息化水平。尽管当前信息技术不断推陈出新，档案管理逐渐朝着复杂化和多样化方向发展。故此，应该推动档案管理手段拓展和创新，定期组织档案管理人员培训和考核，帮助档案管理人员可以充分掌握相关软件和硬件，学习相关设备维护知识，充分发挥信息技术优势，实现传统档案管理和信息化档案管理有机结合，提升档案管理工作效率和质量。

2.3 完善档案信息化安全监督制度

在执行事业单位档案信息化建设的过程中，要重点关注档案信息的安全问题，保证其在严格的监管与监督机制下顺利进行。首先要设置档案读取的访问限制，将事业单位工作人员的身份信息录入档案信息系统中，对于不明身份的外部访问者要统一进行拦截并核对其IP地址与身份，务必做好档案信息的保密工作。其次要注意内部工作人员的访问，将每一个访问者的身份、时间、档案读取与操作处理都进行记录并上传，避免部分领导或工作人员借用职务之便随意篡改或泄露他人的信息与重要档案内容，杜绝不法行为与私自牟利行为的发生。最后，要做好档案信息化管理工作的对应监督工作，让管理人员处于有力监督下，既能起到制约规范作用，还能够提高档案管理人员的工作效率，实现档案信息化系统的高效运转。

2.4 整合档案信息资源，完善基础设施建设

推动档案信息化建设，首要一点是完善相关基础设施，打造一支数字化档案馆。档案馆建设中，应该配备专门的档案干部队伍，丰富档案馆馆藏，借助检索工具来提升档案资源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同时，档案管理部门需要结合实际情况选择合理的方法管理电子档案，加大资金投入力度，不断完善硬件和软件设施，促进档案管理系统不断更新和完善，建立操作性较强的实施平台。对于传统的纸质档案资料，可以逐步电子化录入到系统，实现纸质档案资料和电子档案资料并存，整合档案信息资源，推动事业单位档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率和质量。