办公室行政管理精细化思路探讨

马晓艳

金堆城钼业集团有限公司 陕西渭南 714102

1 企业办公室的作用与价值

办公室是企业的重要后勤保障部门。各方面的信息、各种动态信息和信息将在办公室融合。办公室管理员需要帮助上级以及职能部门，提高他们的工作效率和质量，进而能够成为办公室的“管家”，并同步做好办公室上传下达工作。办公室能够做好安全、省钱、省时、满意的工作，才能真正体现企业的办公价值。

2 企业行政管理存在的问题

2.1 管理者的管理意识低

通常管理者的管理意识强弱决定了一项管理工作是否科学合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意识是一项良好素质。当管理者的管理意识足够精细，管理工作才能够深入贯彻的执行，能够充分考虑到各方面的因素以及需要，并及时提出解决方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精细化的客观条件。然而通过实际工作中调查发现，大多企业中的管理层人员通常缺乏精细化的管理意识，对一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意识操作，导致管理工作进行的缓慢拖沓，甚至无法进行。

2.2 管理制度不够健全

通过分析大多的企業的组织结构图，会发现了解到很多组织结构都偏粗劣，很多部门的管理工作有特别大的相似性，而且管理工作的叙述概念较笼统，一般都没有针对不同的办公室制定不同的管理办法。因此导致管理人员的工作同样概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无及谈精细、创新。同样的在某一部门中，管理人员对于低层管理人员分工不够明确，责任落实不具体，因此对于激发工作人员的积极性也不利，对于管理工作的开展也带来了一定程度的消极性。管理工作一部分内容是对工作人员的奖惩，存在的问题便是绩效考核制度明确却缺乏考核执行，尽管制定了绩效考核制度，然而在具体的实践工作中却无序混乱，落实不到具体。

2.3 管理目标模糊

在人的需求层次理论中，刺激引发需求，需求决定动机，而动机则决定了一个人的行动。动机即目的、目标，如果没有明确的目标，则无法实施有效的行动，因此有一个明确的目标，对于企业的办公室行政管理工作来说也是非常重要的。然而普遍存在的问题就是办公室行政管理工作中，管理工作没有明确的目标，仅凭经验来进行管理工作，脱离实际，既而也增加了管理工作的负担，又无法有效的完成管理工作。

3 完善企业办公室行政管理的措施

3.1 加强企业文化建设

负责企业办公室行政管理的人员可以说是企业发展的核心。因此，企业在发展中应重视“以人为本，和谐发展”的理念，减少员工在工作中的加班时间，保护员工的合法权益不受侵犯。此外，有必要提高员工的福利水平，关注员工的生活，组织一些活动，加强管理人员与基层员工之间的协调与沟通，以增进员工之间的友谊，互帮互助。这样，合作方之中的一些员工也可以体验到一种舒适和谐的办公文化，感受到企业文化的人文关怀和尊重。从长远来看，员工对企业的忠诚度会得到提高，员工会更愿意留在工作岗位上，并有更多的精力投入到自己的工作中。这样不仅增强了员工之间的感情，而且更好地激发了公司管理者的诚信工作，也有助于公司开展更多的工作。

3.2 加强和完善企业办公室的行政管理体制

建立一个合理、完善的管理体制是一个好企业的重要组成部分。有一套完整的行政管理体系，不仅可以明确员工的具体任务和工作时间，而且可以明确划分员工的职责，使工作分配给每个人都能使员工有使命感和合作意识。此外，通过建立管理体系，完善了行政人员解决工作中的问题的能力，建立了管理人员理性思考的能力。通过总结各利益相关者的建议，总结企业管理的解决方案，优化行政管理解决方案，结合企业实际情况，建立行动指导和制度，进而提高企业办公室的效率和质量。

3.3 企业办公室所有行政人员的服务意识

企业办公室是各类工作和决策的监督者和执行者。它不仅是协调各部门之间的关系，监督日常工作，而且是整个企业的“物流中心”，为企业的正常运转提供各种服务。它的服务意识是调节各部门关系的基本力量，也可以很好的替代政策层对人员的尊重和关注。当管理者对自己严格要求时，企业需要培训管理人员，提高他们的服务意识，帮助管理者实现部门的任务和工作，为专业服务的人创造良好的服务和舒适的工作环境。此外，加强管理者的服务意识也能更好地处理。

3.4 加强企业办公室所有行政人员的创新意识和思维突破

办公室的所有管理人员都需要改变传统管理的思维，有意识地创新企业的管理模式。我们可以通过定期或不定期的头脑风暴来分解问题，以形成思维上的突破，增强团队凝聚力。以工作中出现的具体问题为出发点，具体分析具体问题，总结经验教训，总结正确的工作行为和创新服务，加强行政团队内部的沟通与协调。传统行政工作缺乏灵活性，以强制命令的形式执行。今天，企业管理可以借鉴国外一些企业的思路，突破传统习惯，改变落后的企业管理理念，鼓励管理者继续为企业管理提出更新建议。此外，要重视企业办公室行政人员的专业培训，提高领导水平，提高管理创新意识，体现行政管理人员工作的具体价值。

4 实现办公室行政管理精细化的对策

4.1 大力推广企业文化

企业文化是一个企业的无形资产，好的企业文化可以让员工增强归属感和工作热情。在行政化管理中可以加强企业文化推广，增强企业员工的凝聚力。可以定期举行一些企业活动来宣传企业的精神文化，让员工在轻松的氛围里工作，随时关注员工关于工作的一些想法。推广企业文化的方式主要可以从以下几个方面着手：第一，可以通过开晨会，年会的方式来宣讲公司价值观念；第二，可以让员工进行自我总结，自我评判工作是否达到了公司标准；第三，建设公司网站，宣传公司的思想，方针以及最近公司内部发生地重大事件；第四，进行定期的团建活动，比如团队聚餐，郊游等活动，在活动中贯穿企业文化价值观。

4.2 完善制度化管理

奖惩制度可以对犯错的员工进行约束，也可以激励优秀员工更好的工作。企业内部非常有必要形成一套规范完整的企业规章。只有这样才能够保障正常的工作进度，促进公司良性发展。对于掌握企业的商业机密的相关部门员工，企业一定要加强对其的管理约束。在制定企业制度的时候要根据企业实际情况考虑，具备可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越严越好，一定要保证企业员工大多数认同，可以通过网络无实名投票的方式，考察员工对于某项制度的认可度。

4.3 建立科学的人事组织结构

有竞争力的公司必须是分工明确，人事组织结构科学的。这就要求企业一定要对内部的人事组织进行相应的调整。调整企业人事组织的过程主要包括以下几个方面：第一，是形成营销部门、技术人员和研发部门之间联系整合的管理形式；第二，是需要监立符合市场动态变化的效益核心运行机制；第三，是根据企业的经营要求，设置编制岗位，对认识管理制度进行完善，使之更加符合现代社会的发展要求。第四，在社会中选聘更多优秀和有经验的专业性人才。

4.4 激励员工创造更多价值

建立科学的激励制度。适当的对优秀员工进行激励，可以提高他们的工作热情，也能够对其他员工进行激励。这就是所谓的“人性化管理”，这样可以让员工获得存在感和归属感，激励他们创造更多的价值。比如，对每个月和每个年度的业绩最高的员工进行一定奖励。

4.5 全面提高员工的素质

进一步提高员工的综合素养，从理论学习与专业能力两方面入手，确立办公室管理的重要性。作为企业的管理人员，要为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。企业可以在员工入职前对其进行培训，具体可以通过多媒体教学方式，或者邀请优秀员工进行演讲的方式对员工进行培训和指导。

5 结语

总之，行政管理是办公室高效办公的重要前提，针对办公室的工作内容繁多的状况，明确管理职责，确认管理方式，是帮助企业走出困境的必然之举。基于办公室管理工作的重要性，迫使其必须走规范化、科学化以及精细化的道路，建立科学的企业内部相关管理规定，使办公室管理的精细化意识能够有效深入到办公室人员的思想里，从而提高企业的管理效率，降低企业的管理成本，达到一定的管理成效。所以，办公室行政管理精细化思路，可以有效地推动企业内部的运作和发展。