新时期政府机关档案管理工作实践分析

2018-12-06黄健敏中山市阜沙镇流动党员管理服务中心

新商务周刊 2018年9期

文/黄健敏，中山市阜沙镇流动党员管理服务中心

1 前言

档案记录着机构各种各样的信息，记录了各机关单位的历史发展轨迹。对机构来说是必不可少的文件。因此，档案的有效管理对机关管理来说至关重要，是机关效益的有效保证。当前大数据与信息时代的环境下，传统档案管理制度已经不适应机关信息管理的新发展要求。同时，在实际管理机关档案的过程中，存在着较大弊端，严重制约了档案管理制度的发展。因此，要有效提高机关档案管理的效率与成效，需要全面结合现时代环境下的信息管理要求，对机关档案管理制度进行深度剖析，继而完成改善与提高。

2 档案管理的重要性

机关档案管理的重要性体现在以下三个方面：首先，富有成效的机关档案管理工作能够使得大众熟悉政府在经济文化方面的建设情况，加强政府的公信力，树立政府良好的形象；其次，卓越的档案管理对建设我国社会主义精神文明有着一定的助推作用。任何记载都是对历史及文化的传承与发展，是镌刻在纸张上的精神财富，以历史来激励现在的我们不断朝着正确的方向前进；最后，做好机关档案管理工作，对我国档案事业的发展也有一定的益处。档案工作做得足够优秀，才能刺激我国档案事业水平的提高，使得档案资源能够得到合理利用。

3 新时期机关档案管理存在的问题

3.1 对档案管理工作不够重视

就目前而言，我国档案管理工作重视程度普遍不高，无论是基层员工还是上级领导都未完全意识到合理管理档案的重要性，使得档案管理的工作难有成效。考虑到档案管理机关来说并未带来直接性的利益或收入，领导大多只是对普通的保管与记载档案有所要求，而对档案的合理管理关心较少，上级的忽视自然而然传递给了下级，使得机关上上下下只做到了“保管”而并未形成要“管理”档案的概念。这种落后的观念严重制约了机关档案管理工作的有效进行，是与信息时代发展的脱轨。

3.2 档案存放的环境较差

规范存放档案对环境的要求是要有一定保密性，而不是简单的毫无保密措施的一间库房而已。所以，对保管档案明确的环境要求应该是具有足够的保密性，而并不是普普通通的库房或是储物室。就我国现状而言，许多机关单位存放档案的地点环境很差，缺乏一定的保密措施，很容易造成机关重要档案的遗失与破损，从而带来不可估量的损失。

3.3 档案交接存在问题

机关在人员变动时档案的交接工作极其重要，但也是问题多发点所在。大部分进行档案管理的人员并不是全职工作，如若管理人员因各种原因发生工作调动或者是直接离开工作单位时，在档案交接方面的程序不够标准和规范，会出现档案资料不全、缺东缺西的情况。由此看来，有必要建立一个档案交接管理系统，来对档案交接工作进行规范化和细致化，避免由交接不规范产生的各种复杂问题。

3.4 档案管理人员水平较低

档案管理水平不佳，负责管理人员水平较低是主要原因之一。管理人员未经过专业性的培训与实际操作，对基本性的工作，如收集、整理、装订与归档熟练不高，严重影响档案管理工作的正规性与及时性，加上机关对这一方面的工作重视度较低，聘请的人员往往不是全职工作，且不同管理人员的水平参差不齐，使其在档案管理过程中容易出现记录有偏差、不规范的情况，从而大大影响了机关档案的真实性与客观性。

4 对新时期机关档案管理提出的对策

4.1 增强档案管理意识

新时期机关管理的复杂性日渐凸显，档案作为重要的信息载体，重要性也不言而喻。这就要求机关上上下下提高对档案管理的重视程度，增强档案管理的意识。可以采取的措施有：开设各类讲座以及利用线上媒体积极宣传档案管理相关知识，联合各部门管理层参与，从高层领导开始以身作则，强调档案管理的必要性与重要性，将档案管理相关知识渗透机关管理各个层面。除此之外，领导层还要设立严格的档案管理监督制度，对工作人员的管理工作提出严格要求，定期检验其工作成效来获得反馈，而对暴露的问题进行及时的改正，确保档案管理工作的有效进行。

4.2 合理改善档案存放环境

档案的存放环境关系着档案管理工作的安全性。要选择较为密闭、宽敞的库房来对档案进行统一的存放和管理，同时还要注意避免将其他与档案管理无关的器具与档案存放在一起，将档案存放室与普通的办公区域分离开来。档案管理库房还应该具有绝对的安全性，有充分的保密设施。存放设施应合理设计，这样能避免档案文件的丢失与破损等，对档案保存时限有很大提高。最后，还要为档案保管库房制定严格的出入规定，以防重要档案的丢失等。

4.3 改进档案管理制度

在现有档案管理制度的基础上进行必要的升级。例如，档案管理制度的制定一定要从实际出发，不可凭空想象，要具备相应的可行性与合理性，所制定的制度也要符合所在机关关于档案管理方面的真实情况与发展要求；档案管理制度还要同时考虑对基层工作人员与高层管理人员的普适性与特殊性，除了基本的重视档案管理意识的培养以外，还要根据不同层次的人员要有不同的要求。