试论基层档案管理的信息化建设

2018-12-06

新商务周刊 2018年23期

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理信息化建设不仅能提高档案管理效率同时也能提高对于档案信息的使用效率，基于此，以下就基层档案管理的信息化建设进行了探讨分析。

1 档案信息化管理的主要特征

档案信息化管理的特征主要表现在：（1）便捷特征。档案管理信息化建设具有便捷化特征。档案管理信息化建设就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。（2）网络化特征。档案管理信息化建设的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。

2 基层档案管理信息化建设的重要性

档案管理作为基层单位的重要组成部分，不仅反映了基层单位工作的重要性，而且还保证了档案的安全性，对提高档案管理的质量和工作效率是非常有必要的。然而传统的档案管理工作需要耗费较多的人力和物力，对档案的维护和利用都非常不方便，大大降低了档案管理的工作效率。随着现代化信息技术的不断发展，档案管理信息化建设应运而生，档案管理信息化建设就是通过将传统档案信息化，以电子档案的形式为社会服务。通过对档案的信息资源进行分类、整理，能够提高档案的利用效率。此外，电子档案更有利于保存，便于查询，可以通过网络适时查阅，大大提高了档案的利用效率，降低了档案管理成本，有利于提高基层档案管理水平，对推进基层档案管理工作非常重要。

3 基层档案管理信息化建设存在的主要问题及其措施

3.1 基层档案管理信息化建设存在的问题分析。主要表现为：（1）档案管理意识问题。基层单位对档案工作不够重视，在确定档案人员时有较大的随意性。档案人员责任心不强，工作兼职又多，有时心有余而力不足，面对大量的材料，只能进行简单的收集、整理和保存，没有时间和精力挖掘更丰富的档案信息资源，导致档案资源浪费现象严重，收集不齐全或未整理或整理不规范，档案的服务功能和作用不能充分发挥出来。（2）档案管理人员问题。基层档案管理人员接受系统性、专业性的培训机会少，业务不精，素质不高，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，发生档案不按时立卷归档和未及时移交等情况；对现代化的计算机网络技术了解不够，没有掌握熟练的操作技能，直接影响了基层档案管理的信息化进程。（3）档案管理手段问题。基层档案室条件简陋，设备老化，甚至档案柜都不统一，更别提现代化的档案管理设备。即使配备了计算机，在实际的操作过程中，利用率很低，其它相关的管理设备配置很少。电子文件只是简单归类和保存，管理有待规范化、系统化和科学化。档案主要是以纸质载体作为实体，以手工操作为主。遇到档案的查找、编辑、分析等时，工作量巨大，步骤也繁琐。

3.2 加强基层档案管理信息化建设的措施。具体体现在：（1）树立档案现代化管理理念。信息化社会需要树立档案现代化管理的观念。要逐步实现基层档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。（2）提高档案管理人员素质。基层档案管理人员不仅要具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备信息化工作所需要的智力、知识结构及现代化管理能力。基层档案室的上级部门和主管业务部门应定期对档案管理人员进行教育培训，提高他们的档案管理专业知识，熟悉计算机网络技术的使用，更新、引进、消化、适应信息技术成果，把档案管理人员培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。（3）完善档案管理的网络化建设。全面推进基层档案室计算机和网络普及应用，提高计算机管理档案的普及率，实现计算机及相关配套设施逐步统一；逐步实现基层档案室与本部门、本系统的办公网络链接；加快不同行業的档案管理部门与市档案局之间的局域网建设，与政府办公网络平台联通，力争实现一、二级档案单位专网联通，逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。（4）加强档案管理资源数字化建设。利用计算机网络技术对档案资源进行收集、加工、处理、利用，对传统载体档案全部数字化，逐步建立起全文数据库和多媒体数据库；根据相关标准和规范，加强电子文件的归档和整理，做好电子档案的容灾备份工作，提升电子档案管理水平，实现电子档案长期保存和安全利用；实现档案信息检索方式向智能化、网络化发展，促进基层档案管理信息化。