谈行政管理工作中办公室的沟通协调作用

郭丽

山东送变电工程有限公司 山东济南 250118

1 充分认知办公室沟通协调的重要性

办公室是这个单位的中心。这是一个综合性的管理部门。它具有全面的协调功能。单位管理和谐规范，办公室在决策中起着决定性作用。著名的管理科学家巴纳德认为，沟通是一个组织的成员联系起来实现共同目标的一种手段。这表明了通信协调在办公室工作中的重要作用。办公室的工作很复杂。它包括起草、修改、报告和分发各种文件，不断寻找工作的新发展，取得新的进展，组织新的经验，开发亮点，实施各种管理制度，以建立工作标准。做好工作领导和审批工作，及时反馈工作进度，收集相关档案资料。每次会议、每次活动、每次部署和每次行政接待都反映了办公室的严谨、周到和热情。在良好的沟通和协调能力的基础上，我们可以展示好单位的形象，使我们的工作有序。

2 沟通协调工作的职能

2.1 上下级间的协调

一是做好领导间“润滑剂”。由于领导间出发点及分管的工作不同，提出的要求也不同，因此自身要胸有全局，高度重视，对领导之间的意见，及时沟通，削除误解，求得共识。二是做好领导与群众间“粘合剂”。要积极维护领导、领导和群众的团结。正确传达上级领导的精神，准确反映领导工作的意图，在统筹处理政务时，充分调动人民的积极性，冷静、平等对待人民，认真听取彼此的意见，充分了解对方的困难，准确反映真实情况，积极帮助提出想法、想法和对策。三是做好领导决策的“催化剂”。坚持以科学的态度、与时俱进的工作姿态，不断探索、不断创新，为办公室发挥枢纽作用注入活力，为领导正确决策提供服务，增强领导的凝聚力、向心力和战斗力。

2.2 平行关系协调

首先，在各个部门之间建立和谐关系。办公室人员要对不同部门的工作有基本的了解，采取合理的方法保持不同部门之间的关系，使每个员工都能感受到真诚。这样，就可以充分发挥各部门之间的协调作用，实现全面发展的目标。二是促进员工之间的沟通。在日常工作中，各部门在思想认识等方面存在一定差异。有些部门只注重工作，而忽视其他部门的要求。这将逐渐导致疏远。针对这些问题，办公室应全面考虑，从不同角度协调，将公平精神渗透到工作中，促进不同部门员工之间形成和谐关系。

2.3 下级关系的协调

以下的协调就是深入基层，真诚为人民服务。首先要相信别人。信任是一种力量，只有在信任之后，才能充分发挥个人的潜力，要知道人是好的，用人是信的，充分调动群众的积极性和创造力，实现人尽其所能，才使其发挥作用。第二，要真诚。放下优越的态度，真诚地去群众，把群众团结起来，做群众的知心人、热心人、贴心人，让群众敞开心扉，畅所欲言，形成良好的沟通机制和氛围。如，习近平到庆丰吃包子，不仅拉近了与群众的关系，提升了亲和力，还在群众中树立了美好形象，平易近人的一面充分体现出来。第三要带头。常说“站着命令”不如“干着指挥”。“干着指挥”其实是一种无声的命令。这种命令比有声的、文字的命令更有效，更有威力[1]。

3 行政管理工作中办公室沟通协作对策研究

3.1 对管理制度加强健全

在单位管理工作中，为了促进办公室的沟通与协作，首先要完善管理体制，使各项工作都能跟上，实现管理工作的规范化。在原有规则体系的基础上，对工作程序进行了规范，以防止经验做法的发生。单位负责人应当从书写、办公、工作等方面严格执行程序，明确作业方法。此外，还应对工作关系进行梳理，以确保分工的明确性，从而促进行政工作的有效实施，将定性和定量相结合，提高评价比重。

3.2 掌握沟通与协调工作技巧有效提升服务质量

沟通协调能力是办公室人员工作的基本素质，也是不可或缺的关键环节。做好办公室的沟通协调工作，要有一定的沟通技巧和协调能力，解决工作中的不同意见和要求，促进团结合作。达成共识，使工作有序和谐。办公室的沟通和协调技巧应首先注意角色意识，而不是越位，注意领导的上传和分配，传达领导指示不要擅自做出决定，不要修改领导的意见，避免自以为是。在与人沟通时，注意方法的适当性，不要强迫大家服从，尽量用沟通的形式解决矛盾，用协商的语气达到意见的统一，而不以领导为己，任不同意见存在。尽可能谨慎，避免不必要的协调障碍。其次，把握沟通协调的关键点，大事化小，小事化了。办公室的工作本身就很繁杂，很多问题交织在一起，容易问题呈现复杂化状态，办公室人员要具有耐心和细心，保持嘴勤、眼勤、腿勤和脑勤，及时把握细节，关注事情的发展状态，及时介入沟通，尽可能的把矛盾解决在萌芽状态中，对于群众性的事务工作，要认真负责，牢记于心，注意倾听群众的意见，与上级领导做好沟通，采取具体事情具体解决的处理办法，把握关键点，化解关键矛盾，及时抓住有利时机，理顺关系，做好沟通协调，做到工作效率事半功倍。

3.3 进一步发挥各项职能

办公室作为贯彻领导决策、反馈员工意见的主要机构，应提高自身服务意识，以发展为大局，增强工作的主动性与计划性，通过办文、办会、办事等环节把握好程序关。最后，办公室应树立勇于创造、勇于进取的精神，依据新形势要求来发现问题、提出问题最后解决问题。作为领导的“参谋”，办公室应将工作重点放到主动参谋上，对当前形势认真研究，对管理业务认真钻研，对重要的民意、各种突发事件准确反馈，办公室应善于发现新信息，把握事物发展规律，为领导提供更加科学更加合理的参考服务[2]。

有鉴于此，办事处虽然没有任何权力，但在实际行政工作中发挥着不可替代的作用。在新时代的背景下，该办公室在行政部门的沟通和协调职能也得到充分利用。因此，有关部门应根据与办事处的沟通和协调职能，运用适当的工作技能开展这项工作。通过本文对行政工作中办公室的沟通和协调作用的一系列简要论述，希望能为促进行政工作的发展提供一些参考。