加强涪陵页岩气田工程项目档案管理的实践与思考

覃 锋

(中国石化江汉油田档案管理中心，湖北 潜江 433124)

工程项目档案是真实记录项目建设全过程，进行建设项目施工评价、施工质量管理的依据，也是企业管理经验、成果的体现。涪陵页岩气田是全球除北美之外最大的页岩气田，是国家能源局设立的“国家级页岩气示范区”，是国土资源部设立的“页岩气勘查开发示范基地”。涪陵页岩气田开发建设以来，工程项目档案管理以服务气田开发建设为重点，严格落实“三纳入”、“四参加”要求，积极推动涪陵气田档案管理工作，促进了气田一期工程项目规范化、标准化、制度化管理。涪陵页岩气田焦石坝区块一期北、中、南区产能建设项目档案，以优异成绩通过中国石化档案专业验收。

1 项目档案管理现状

1.1 档案管理网络体系健全

针对涪陵页岩气田建设项目规模大、周期长、参建队伍多、归档工作任务重等特点，坚持档案管理与勘探开发同步、与项目实施过程同步、与生产经营同步的要求，油田档案管理中心积极指导和帮助涪陵页岩气公司建立健全了公司档案主管部门——公司相关业务部门——参建单位项目部三级档案管理网络体系。同时，组织专家团队具体实施涪陵页岩气田项目档案的管理工作，为气田工程项目档案的规范管理奠定了基础。

1.2 档案管理制度日趋完善

建立完善的项目档案管理制度体系，是科学化、规范化做好项目档案管理的重要保障。“建设项目作为一项特定的科技生产活动，普遍周期较长，参与单位较多，档案管理具有一定难度”。油田档案管理专业团队进驻涪陵页岩气田之初，便在涪陵公司的支持下，根据建设项目档案管理工作需要，按照国家、集团公司对档案工作的要求，针对页岩气勘探开发建设特点，在广泛调查各部门及工程建设各环节档案形成实际情况的基础上，组织编制印发了涵盖档案形成积累、立卷归档、整理编目、利用借阅、档案保管等方面的《涪陵页岩气田档案管理手册》，使项目档案管理工作有章可循，有据可依。

1.3 档案基础管理逐步夯实

涪陵页岩气田是中国首个投入商业开发的页岩气田，是国家级的大工程、大项目，涉及的档案资料多、管理难度大。油田档案管理专业团队，坚持从档案基础管理抓起，使项目档案管理工作高起点起步、高速度规范。一是安全责任落实到位。指导建立健全了档案安全各项管理制度，组织召开档案“八防”专题会议，制订具体方案，细化分解落实；组织开展冬季安全知识培训和库房安全教育，开展应急预案演练，提高了突发事件应急处置能力。二是日常管理严格规范。实行归档、借阅“两条线”，档案归档入口环节有专人负责接收、登记和录入；档案借阅利用环节有专人负责办理登记、核对或销账手续，两项措施确保归档入库档案账、物对口。严格中石化档案系统操作流程，明确权限和责任，确保录入数据准确。三是信息系统运用有效。积极协调帮助涪陵页岩气公司成为油田首家安装应用《中石化档案管理系统》的单位，逐步完善了档案数据录入、查询、调阅及原文挂接等功能，有效提升了工作效率和档案利用水平。探索适应网络时代的项目文件收集归档方式方法，与系统运营商沟通，扩展ERP系统其归档功能，明确归档范围、数据格式、数据传输接口标准等规范要求，实现纸质文件与电子文档同步收集归档。

1.4 项目档案过程控制到位

严密的过程管控，能有效提高项目档案建档、归档的资料效率。油田档案管理专业团队，将程序控制引入项目文件归档的整个过程，采取预期、前期、中期、末期“四期”控制，对项目文件形成、审核、积累、立卷、归档进行规范化管理、程序化控制，确保了各类项目文件归档质量在源头的可控性，做到“谁形成、谁归档、谁审批、谁负责”。同时，坚持工程档案管理与工程建设同步，提出项目文件归档要求与下达项目计划任务同步，检查项目文件形成情况与检查项目计划进度同步，项目工程档案归档验收与项目工程竣工验收同步的“四同步”原则，确保项目档案的完整、准确、系统。实行项目文件五级审核制度。交工技术文件经过施工单位、监理单位、质量监督站、建设单位、档案部门等五级审核程序，切实做到先审核，后归档。通过将项目文件质量检查纳入项目管理质量检查，将项目文件管理工作程序纳入项目管理工作程序，明确了项目全过程文件质量控制的措施与要求。通过档案部门全程参与项目文件检查及工程质量验收，监督指导部门及各参建单位项目文件形成、积累、立卷、归档工作，加强了项目文件检查监督，提升了项目档案归档质量。

2 存在的问题和不足

2.1 归档质量与要求规范存在差距

一是新事物带来的新问题。近年来由于推行工程监理制度，旧的表格不适应新的监理工程要求，监理资料的验收规范不明确，做法不统一等，使监理资料得不到及时有效归档，工程竣工资料的完整与准确性无法得到有效保障。二是人员变动大。工区一些参建单位工程竣工资料的编制人员不固定，且缺乏相应的档案专业知识，资料的整编不规范。如用纸与用墨不规范，损害了档案的保存寿命;整理方法不科学，破坏了竣工资料的系统性和成套性;资料收集不齐全、图纸标注不正确等，影响了竣工资料的完整与准确性。三是少数人员存在畏难情绪。一方面表现为各参建单位主要精力集中在施工现场，对档案重视程度有待加强。另一方面，技术员和资料员认为归档要求过于严格，担心反复整改，由此延误了收集归档工作进度。再者，档案部门反复多次指出的问题，相关人员不能一次整改到位，缺乏“举一反三”的能力，影响了收集归档工作进度，究其原因是各参建单位与档案部门在理解国家、行业档案标准和角度不同所致。

2.2 档案工作机制有待进一步梳理

一是考核机制有待进一步完善。从各参建单位归档情况看，自2016年11月将参建单位档案归档工作纳入涪陵工区承包商考核范围后，各单位引起了高度重视，在档案部门的指导下，归档质量明确提高，归档进度明确加快，考核制度发挥了积极的作用。但是公司个别部门一些项目文件归档相对迟缓，影响了项目档案整体的整编进度。二是档案机构、人员设置有待优化。公司一些部门兼职档案员因主要业务繁忙且更换频繁，致使档案工作基础薄弱，水平难以提高。另一方面专职档案员力量不足。这两个方面的因素不同程度影响到档案工作质量和效果。

3 改进的措施和建议

3.1 强化项目文件归档前端控制

探索建立“四位一体”项目文件归档前端控制机制。建立以项目管理为核心，以合同管理为依据，以财务结算工程竣工档案保证金为控制手段的管理机制，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关全过程控制的建设项目管理模式，通过建立信息反馈机制,明确合同约束条款,强化验收审核，加强单项、单位工程过程文件归档控制，加强建设项目竣工文件归档内容和归档质量控制，促进项目文件归档工作的规范化管理。

3.2 强化施工文件审核制度落实

坚持施工方、监理方、质量监督方、地面工程项目部及档案部门五级审核的施工文件移交归档流程，以施工单位自检为基础，以监理和质量监督审核为保障，强化(地面)工程项目部文件内容审批，抓好档案格式审核，明确项目档案质量控制要求，上道审核对下道审核负责。“全面收集是一个常规性的收集工作，但是重大活动文件的收集具有复杂性”。要落实档案工作“四参加”制度，有效发挥档案工作在项目文件形成、积累、归档过程中的管控作用，确保项目文件的收集、整理、移交与项目的立项准备、施工安装、中交、竣工验收同步，保证项目文件真实、齐全、完整、规范，提高项目建设工程竣工档案的质量和管理水平。

3.3 强化项目档案管理工作考核

涪陵页岩气公司亟需建立约束、考核各部门归档工作的机制，将归档质量、归档进度、资料完整性、日常管理等规范要求细化，明确考核标准，责任落实到岗位、到人头，并将考核结果纳入各部门年度绩效考核范围，通过狠抓执行、严格落实，实现责、权、利的统一和对等，进一步提升项目档案收集速度和归档质量。

3.4 强化档案管理工作机制建设

“恰当的档案工作与管理体系，是企业档案人需要着力建设的内容”。以油公司模式人力资源改革试点工作为契机，按照规范机构设置、理顺权责关系、形成精干高效的组织体系的理念，进一步优化档案机构设置，形成与国家级页岩气示范区相匹配的档案工作机构；选聘有冲劲、爱钻研、勤思考的新入职高校毕业生进入档案室工作，不断提高业务水平和管理能力，切实培育档案工作新生力量，实现公司档案管理工作的可持续发展。

[1] 上海市档案局.档案管理理论与实务[M].上海：上海教育出版社，2016，(6):194.

[2] 国家档案局组织.档案室档案的管理[M].北京：中国文史出版社，2015，(12):34.

[3] 覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].北京：世界图书出版公司，2015，(10):41.