基于档案信息知识化利用的思考

2018-12-05薛春艳

现代商贸工业 2018年13期

关键词：知识化管控档案管理

薛春艳

(延吉市进学社区卫生服务中心，吉林延吉 133000)

对于档案信息而言，属于重要的资源，协调各方面工作之间的关系，筛选最佳的工作方式，加大知识资源管理力度，在合理管理的过程中，提升整体管理工作效果，优化管控体系与模式。

1 档案信息知识化利用思路分析

1.1 科学引入知识化的管理思想

在档案信息知识化利用管理期间，应科学引进知识化的管理思想，树立合理的思想观念，创建现代化的管理框架，积极借鉴国内外知名企业的先进管理经验，科学开展档案管理工作。在经济全球一体化发展的过程中，我国科学技术也在逐渐创新，知识成为社会经济发展期间的主要动力，应筛选最佳的知识经济发展模式，明确其中的重要内容，在严格管理的过程中，形成先进的管控体系。科研单位在实际发展的过程中，需明确创造与分享知识的实际情况，将科研单位作为使用知识的主要组织，针对战略资源进行合理的分配与协调，创建科学的管理体系。在实际发展的过程中，还可以加强知识管理与开发力度，提高总有效率，在合理开展知识产权管理工作的过程中，预防知识流失问题。

1.2 将知识资源作为主要的管理方向

在档案知识资源实际管理的过程中，需丰富具体的管理内涵，明确管理工作中各方面内容，了解各类档案的实际影响特点，在知识管理的过程中，针对知识资源进行科学的分析与协调，在合理管理的过程中，能够提升知识资源的协调效果。为了更好的开展知识资源管理工作，还需做好设计工作与研究工作，明确原始记录数据信息，将档案作为主体内容，总结科研成果与资料，创建档案系统，提升整体工作效果。同时，在实际工作中，需明确文档知识的实际情况，了解显性知识内容，明确知识财产的特点，适当的开展档案知识化利用管理活动，明确具体的工作目的与要求，创建先进的管理与控制体系。对于档案资源而言，需创建新型的管理模式，根据环境特点与实际情况，充分发挥自身的职能作用，加大核心管理力度。且在工作中，需针对档案知识资源进行科学的管理，加大档案资源的开发与整合力度，在智能化服务的过程中，实现档案知识资源共享，满足当前的工作要求。

1.3 明确发展契机与基础内容

对于档案信息知识化与数字化而言，属于档案信息资源建设的主要内容，需开展档案资源的分级鉴定工作，在有序整理与管理的情况下，利用扫描数字技术等，开展文书与科研档案数据信息的扫描工作，了解具体的资料，对其进行科学的收集与管理，提升档案知识化利用工作效果，满足当前的实际发展需求。

1.4 明确具体的知识资源管理目的

对于知识资源管理工作而言，需明确具体的工作目的，针对各个机构与科研工作人员进行合理的管理，了解知识资源的管控特点与要求，创建合理的管理机制。在实际工作中，需针对档案知识化的资源内容与结构等进行科学的设计，协调各方面工作之间的关系，提升档案管理中科研工作的创新水平，建立现代化与先进性的管理模式，在新时期发展的过程中，提升整体工作效果。同时，在档案信息知识化利用期间，应了解具体的工作内容与方式，合理针对知识资源进行配置，在科学管理与控制的过程中，形成现代化的管控体系，提升整体工作效率与质量，满足当前的发展需求。

2 档案信息知识化利用问题分析

目前，我国在档案信息知识化利用的过程中，经常会出现一些问题，无法根据当前的工作要求创建先进的知识化利用机制，严重影响各方面工作效果，甚至出现难以解决的问题。具体问题以下几点。

2.1 缺乏正确的观念

在档案管理期间，管理机构未能树立正确观念，没有意识到档案信息知识化利用的重要性，在实际工作期间，未能针对信息资源进行有效的整合，难以全面提升整体工作的可靠性与有效性。

2.2 未能适应数字化的发展需求

在档案信息知识化发展期间，未能适应数字化的发展需求，没有针对各方面工作内容与要求等进行严格的管控，且在实际工作中，缺乏合理的数字化设计方式与技术方式，严重影响档案信息知识化的利用效果。

2.3 缺乏统一的管理

当前，很多档案还分散的进行管理，没有开展统一的监督与维护，无法针对档案进行信息知识化的利用与控制。一些档案在管理中，没有形成信息资源系统，难以创建合理的管理体系，无法在科学的管理方式之下总结经验。且在管理工作中，未能创建现代化与先进化的知识观念，导致档案信息知识化利用工作效率与质量降低。

3 档案信息知识化利用措施分析

在档案信息知识化利用的过程中，需采取科学的措施解决问题，遵循现代化的设计工作原则，创建档案信息知识化利用平台，更好的进行管理与控制，提升整体管控工作效率与质量，具体措施为以下几点。

3.1 遵循现代化的设计原则

在针对档案进行知识化利用的过程中，应遵循现代化的设计工作原则，对档案资源进行集中且统一的管理，提升信息与知识的利用效果，在合理管理与科学加工的过程中，创建程序化与系统化的管控体系，明确各方面工作目的与要求。同时，在实际工作中，需遵循精简且高效的工作原则，针对档案管理机构进行合理的设计，提升信息的自动化处理水平，减少工作人员的配置量，建设高素质人才队伍，提升整体工作效率。且在工作中还需遵循规范化的工作原则，制定完善的规章制度，提升业务流程的完善性与合理性，在创建知识资源管理平台的过程中，提升管理工作的科学性与规范性，满足当前的发展需求。

3.2 完善发展结构与发展功能

在档案信息知识化利用期间，需创建知识资源管理平台，提升资源管理工作效率与质量，在文件与档案管理的过程中，针对内在与外在的显性知识科学管理与控制，总结丰富的经验，掌握先进的管理技巧，在档案科学管理与控制期间，提升资源的利用效率，达到预期的管控目的。首先，需创建知识资源库系统，在资源库系统的支持下，提升各方面知识的转化效果。其次。需创建知识资源的整合系统，在相互整合的过程中，满足当前的知识资源整合及时性与先进性，在全面收集数据信息与知识内容期间，提升数据加工处理效果，统一开展管理工作，建立系统化的管控模式。最后，应建立知识资源的服务系统，在科学管理期间，能够通过合理的服务方式解决问题，在严格管理的情况下，提高管控效果。

3.3 完善管理工作模式

档案信息知识化利用的过程中，针对工作模式进行创新与完善，明确档案管理目的与要求，创建现代化的组织机构，综合性与协调性的使用档案资源，在科学整合科研数据信息的基础上，提升知识资源的开发效果。同时，需明确具体的规模与特点，创建知识资源库系统，提升管理工作可靠性，明确各方面机构的职能作用，了解知识资源的管理内容与要求。