网络出版模式下稿件处理流程的优化——以《光子学报》的实践为例

张威，艾云，郭娟

自2013年国家组织实施中国科技期刊国际影响力提升计划以来[1]，英文期刊的创办正如火如荼进行，相比于英文期刊，国内中文期刊更是数量巨大[2]，英文期刊的创办给中文期刊带来了压力和挑战，中文期刊的调整和优化迫在眉睫。中国作为科研大国，每年科研成果的发表外流现象严重，中国重要的学术成果大部分发表在国外期刊。针对此问题，2015年中国科学技术协会等部门联合发文，鼓励重要科研成果在我国科技期刊上发表[3]，这为中文期刊的发展创造了机遇，同时也对中文期刊提出了更高的要求。国内中文期刊大多延续以往的稿件处理流程，各阶段处理时间及刊出周期长，稿件处理效率低，流程各环节衔接不畅通[4]，且大部分期刊都是在当期稿件定稿印刷之后将期刊数据送到各个网络数据平台，网络在线出版滞后于纸质出版。以往的稿件处理流程已不能满足现代科学技术快速交流的需求，较长的审稿周期和见刊周期不利于最新科研进展的传播和交流[5]。网络出版作为新型出版模式，具有出版周期短、传播速度快等优点[6-7]，既可单篇出版，也可整期出版，出版方式灵活多样[8]。大部分科技期刊要么没有进行网络优先出版，要么只有针对录用稿件的网络优先出版，对于排版定稿的网络优先出版鲜有介绍[9]。排版定稿属于正式出版的单篇稿件，有明确的年卷期和页码，能够用于作者的引用，相比于录用稿件更加正式。

以往，《光子学报》（以下简称学报）编辑部稿件处理时间长，稿件见刊速度慢，最新科研成果传播迟滞。面对新的机遇和挑战，有必要对僵化的稿件处理流程进行优化和改革。作为OA期刊，2015年以来，学报借助中国知网数字优先出版平台，优化学报现有的稿件处理流程，缩短稿件审稿周期和出版周期，实现了单篇稿件的排版定稿网络优先出版，促进了最新科研成果的快速传播。本文对优化稿件处理流程中遇到的问题及相应的措施予以归纳总结，并将效果给予介绍，供期刊同仁借鉴。

一、稿件处理流程介绍

科技论文投稿方式经历了纸质投稿、Email投稿和网上投稿等方式的演变，而随着互联网技术的发展，网上投稿方式逐渐成为主流[10]。学报编辑部采用网上投稿方式，作者登录学报官网，实名注册后，稿件进入学报稿件处理平台。整个稿件的处理过程均在网上进行，作者、编辑及专家均可看到整个稿件处理流程。

（一）优化前的稿件处理流程

学报采用北京玛格泰克科技发展有限公司开发的远程稿件处理系统进行稿件处理，一篇录用稿件的处理流程及各阶段花费时间见图1。可以看出，稿件处理流程为大部分编辑部所采用的一般审稿流程。一篇稿件外审周期一般为两个月，退修周期一般为一个半月，编辑加工和排版周期一般为两个月，加上交审稿费、版面费及校对的时间，一篇稿件从收稿到见刊的周期为7个月左右，稿件处理周期较长。稿件见刊之后将当期数据送至网络出版平台，而这个过程至少需要一个月时间。

在稿件处理过程中，编辑发现若干问题。（1）外审时间过长。稿件提交两位外审专家审理稿件。审稿专家的外审时间为一个半月，超时2周后系统自动催审。一般外审至少需要一位审稿专家返回审稿意见，若遇到两位审稿专家均无暇审理，则外审时间则会延长。（2）退修时间较长。对格式的修改过程中，编辑部采用预制的退修意见，由于作者理解有偏差，容易导致多次修改，费时费力。（3）编辑加工易返工。由于退修时，编辑重点关注图表及公式是否满足排版要求，没有通读全文，当采用纸质版编辑加工时，文字描述、语言逻辑及文字中解释不清楚的地方就需要编辑再次联系作者核实修改，耗费时间且易造成录用稿件积压。（4）看校样时作者易超时。由于看校样阶段离录用阶段已经过去两三个月之久，作者不一定能够及时查看邮箱，有的作者甚至毕业离校无法联系，严重影响看校样流程。（5）见刊之后将数据送至知网，造成网络出版相对纸质出版有延迟，不利于学术的快速传播。

图1 优化前的稿件处理流程

（二）优化后的稿件处理流程

针对以上问题，为了缩短出版周期，编辑部从中国知网优先出版中获得灵感，逐步转变为单篇出版的网络出版模式，即一篇稿件收稿、外审录用之后，通过编辑加工、排版，作者校对后给定页码，此时电子版为排版定稿，之后上传知网，待该期稿件页码凑够之后送印刷厂印刷。此时，稿件的网络出版先于纸质出版，极大地提高了稿件见刊速度，且方便读者引用，加快了最新科研成果的传播速度。为实现此目的，需要对稿件处理流程进行优化和调整，经过两年时间的摸索和磨合，学报稿件处理流程最终调整为图2的处理过程。（1）部分阶段并行处理。稿件待交审理费和待外审阶段同时提交，待交版面费阶段和编辑加工阶段同时提交。减少了待交审理费和待交版面费两个阶段的等待时间。（2）缩短外审时间。外审阶段调整为3周，且超时3天后自动催审，若1周审稿意见没有返回，则自动设置为拒审，方便编辑及时更换审稿人。（3）针对格式的退修只有一次。（4）编辑加工、排版及校对不超过2周，单篇排版定稿出版。因此，一篇稿件从投稿到电子版排版定稿出版缩短至3个月左右，而纸质版出版缩短至4个月左右。

图2 优化后的稿件处理流程

二、优化后稿件处理流程示例介绍

稿件审稿流程的调整并不是一步到位的，在将近两年半的调整过程中，先后将“外审—缴费—退修—编校排版—排版定稿优先出版”各阶段进行调整。同时，将稿件页码格式由以往的连续式页码调整为编码式页码，方便稿件的替换和调整。在调整过程中，为快速处理以往录用的积压稿件，编辑部借助科云出版平台，负责积压稿件的排版和改版，同时为保证排版质量，稿件的校对和组版仍由编辑部负责。

图3 稿件处理流程实例

本节以一篇稿件处理过程为例，说明各阶段遇到的问题以及是如何解决的。一篇稿件的处理流程示例见图3。（1）部分流程阶段并行处理。稿件初审通过之后同时提交待交审理费和待外审两个阶段，稿件录用之后同时提交待交版面费和排版阶段，将财务老师和编辑老师的工作内容同步进行。（2）外审时间的选择。之前，学报外审时间设置为45天，10天之后自动催审，为缩短审稿周期并寻找恰当的审稿周期，外审时间曾经尝试设置为40天、30天、20天、15天等。当外审时间较长时，作者等待时间较长，当外审时间较短时，审稿专家不能及时处理稿件，易造成缺审。经过将近两年时间的尝试，最终，编辑选择将外审时间设置为21天，超时3天后自动催审，超时7天后自动设置为拒审。同时，外审由两位审稿专家改为三位审稿专家。图3所示稿件有两位审稿专家当天拒审，编辑及时更换审稿专家，三位审稿专家接受审稿之后均准时返回审稿意见，该稿件外审周期为16天。学报目前送三位审稿专家及21天外审时间的外审阶段设置能够保证在一个月时间里至少返回两位审稿专家意见，在缩短审稿时间的同时保证了学术质量。（3）退修阶段的优化。以往，学报将格式退修和文字编辑加工分离，造成部分工作重复进行，此外，退修阶段常采用预制的退修意见，容易造成多次退修。为此，编辑部将稿件流程中的退修和编辑加工流程合并，采用格式修改只退修一次的退修模式。第一次退修时，编辑根据审稿专家意见及作者针对审稿专家的回复及修改，决定是否需要专家复审，若不需要，提交第二次退修，对稿件进行格式修改。在第二次退修前，编辑对稿件进行电子版编辑加工，并对图表公式的格式提出规范，要求作者按照要求修改，电子版编辑加工稿件示例见图4，在word修订模式，编辑对文字、变量正斜体及图形图表进行修改，需要作者修改或者提供的，通过批注标注出来。提交第二次退修时，同时将电子版编辑加工之后的稿件发给作者，让作者在编辑加工的稿件的基础上直接修改，系统中给出的退修意见见图5。一般来说，经过此次退修，稿件已经满足排版要求。需要说明的是，优化处理流程之后的编辑加工阶段为非必须阶段，编辑可以依据作者退修之后的稿件情况决定是否再次编辑加工。如图3所示，责任编辑认为该稿件无须再进行编辑加工，故经统稿之后直接提交排版。在退修阶段，电子版编辑加工是关键，以往，编辑习惯了录用之后纸质编辑加工，对于编辑加工阶段的提前及电子版的使用需要长时间的适应和磨合，熟练使用电子编辑加工之后稿件退修效率得到了极大提高，退修周期得到了极大缩短，且返回的退修稿件满足齐、清、定的概率大大增加。（4）排版之后稿件的处理。稿件录用后，同时提交待交版面费和排版两个阶段。为提高排版效率，学报聘有一名排版专职老师，对于排版问题方便处理和沟通。排版完成后，经过校对、发稿、核实版面费之后，按期给页码，借助知网数字优先出版平台，单篇排版定稿上传，完成单篇稿件的排版定稿网络出版。当该期页码凑够之后送印刷厂印刷，完成该期的纸质出版。

图3流程所示稿件的收稿日期为2017年10月9日，外审用时16天，退修用时17天，发稿时间为2017年12月8日，计划刊出日期为2018年2月25日，稿件经定稿上传知网，中国知网发表时间为2017年12月27日，该稿件单篇排版定稿出版用时79天，比预计计划刊出时间提前了近60天。需要说明的是，该稿件由于责任编辑出差且稿件单篇排版出版时，中国知网需要进行审核，导致中国知网发表时间比发稿时间推迟了近19天左右。

三、稿件处理流程优化后对期刊的影响

学报自2015年开始进行稿件处理流程优化，经过两年多的努力，稿件处理过程逐渐稳定。学报目前实现了无纸化办公，所有稿件处理通过采编系统传递。2015年收稿量为816篇，2016年为876篇，2017年达到1012篇；2015年平均审稿周期为50天左右，2016为40天左右，2017年缩短到30天左右；2015年平均出版周期为210天左右，2016年为190天左右，2017年变为150天左右，稿件处理流程优化效果明显。2017年中国科学院传播局关于《光子学报》的审读结果为优，这是对学报学术质量和编校质量的肯定。可以预计，出版周期的缩短，必定会增加文章引用，进而提升期刊影响因子，扩大期刊学术影响力[11-12]。学报目前有两位专职编辑负责期刊的日常事务。在人员固定的情况下，稿件处理量增加，出版周期缩短，说明稿件处理流程优化后，编辑部工作效率得到极提高。

四、结语

图4 电子版编辑加工稿件

在互联网快速发展的今天，传统的出版模式已不能满足最新科学技术快速传播的需求，网络出版是以后期刊发展的趋势，为及时、有效、快速地将最新科学成果在网络上展示出来，需对稿件处理流程进行优化。一个高效、科学的稿件处理流程可以有效地提升作者、专家和编辑的工作效率，并且对期刊的稿件质量产生重要影响。每个期刊都有与自己相适应的稿件处理流程，稿件审理流程的优化不能操之过急，而应该在日常处理过程中，在分析总结的基础上逐步调整，应按照自身的特点和优势寻找适合自己的稿件处理流程。在中国知网大力鼓励网络出版的政策下，每个期刊均应把握时机，调整稿件处理流程，适应学术期刊的网络出版模式，推动中文期刊的可持续发展。

图5 给作者的退修意见