管理心理学与档案管理

张琛

摘要：档案管理，对每个单位、个人来说，都是不可或缺的，在单位的发展、个人的晋升及选调中发挥重要作用。但由于档案管理本身未能直接产生经济效益，不一定能切实得到单位的重视，管理过程又比较繁琐、枯燥乏味，久而久之，可能会让工作人员产生倦怠心理，从而导致档案管理工作不够细致，甚至出现档案缺失、录入错误等可能。因此，如何激发档案管理人员的工作积极性、主动性，提高工作人员的管理效率，是每个单位都必须要重视的问题。本文从档案管理人员的心理特征表现开始谈起，分析出现这些心理问题的原因，并从心理学的角度探讨该如何有效发挥档案管理人员在工作中的积极作用。

关键词：管理；心理学；档案管理

管理心理学，是将心理学的相关理论运用于档案管理中，观察人们在管理工作中的心理特征，分析产生这些心理问题的原因，从心理学中寻找可供解决的办法，从而调动人们的积极性，以更大的热情投入到档案管理工作中。档案，是每个人、每个单位各项较重要的实践活动的真实记录，对于单位、个人来说，都是一笔重要的历史财富。但就档案的收集、整理、入库等工作来说，日复一日，是非常枯燥乏味的。基于档案管理在每个单位的重要性，对档案管理工作人员应用管理心理学，是十分有必要的。

1档案管理人员的心理情况分析

档案管理人员可能会较普遍存在的职业心理问题，又称为“职业枯竭症”，是工作人员们在长时间处于繁复、重复性较强的工作中而产生的身心疲惫感，在这一过程中，没有因直接出明显的工作成绩而产生的喜悦，也没有任何有效的激励机制而激发的积极性，是一种主要源自心理上的疲乏感。

1.1心理问题表现

1.1.1缺乏职业幸福感

职业幸福感同生活上的幸福感一样，主要是衡量人们对自身所从事职业的满意程度，通过职业带给自己的成就感与满足感。档案管理是一项精细而又反复的工作，需要工作人员们日复一日的整理档案，发现其中缺失的部分，向相关人员收集并编入原档案，对原有的档案需要做好保存，对新入档案需要做好记录及编目。有工作人员需要用到档案时，或者涉及到某工作人员的升迁、选调时，需要帮助检索、寻找、核对档案。每一阶段还需要做好档案的统计工作。工作过程重复性强，很难出现什么新鲜的内容。所以，在长久循环往复的工作中，人们较易出现厌烦的消极情绪。

1.1.2缺乏工作自主性

由于工作内容过于枯燥、重复，工作人员往往缺乏主动性、积极性，缺乏对工作的热情。可能会导致工作中出现失误，档案管理不严格，出现档案缺失、档案泄露等不良行为，在面对前来借调档案的职员态度不佳，或者进行档案整理、收集等工作时拖拖拉拉，工作效率低下等。在工作中就更不会有积极主动的干劲，导致整个档案管理部门如一潭死水，没有任何活力与激情。

1.1.3缺乏职业认同感

由于档案管理并不能直接出成绩，产生经济效益，或者科研成果等，提高单位、院校的知名度，所以许多单位往往把主要关注点放在能直接产生效益的工作上，对档案管理工作却缺乏应有的重视，投入不多，资金不足。许多单位档案室设备陈旧，管理方式落后，仍主要为手工操作，给管理人员带来极大的负担。而且由于资金方面投入不足，多数管理人员没有接受定期专业培训的机会，接触不到国内外较前沿的管理系统、管理技术。再加上没有有效的激励机制，管理人员普遍待遇不高。所以，就檔案室内部人员来说，往往会因为缺乏单位对自己的职业认同感而认为这项工作做好做坏一个样，也就从心理的源头上对该项工作丧失的应有的职业热情。

1.2心理问题产生原因

档案管理人员出现上述心理问题，究其原因，主要考虑有客观及主观两方面，即工作性质、内容，与工作人员本身素质、心理调节能力及价值取向等问题导致。经深入分析，主要归纳为如下几点。

1.2.1档案工作性质、内容

一项有挑战性、时刻迸发新思维新内容的工作，会充分激发人们的工作热情，激发工作活力；反之，一项缺乏挑战性，工作内容又总是雷同或类似，每天进行的工作环节也都是相同，日复一日的重复性工作，很难会给人带来新意，再加上每日的工作任务繁重，就好像在高速上驾车，长时间的高速、匀速驾驶易使人产生倦意一样，长时间从事这样的工作也会让人出现厌倦心理。档案管理就是这样一种工作，不管是内容还是工作过程，重复性强，整体面对白纸黑字的档案，永远是重复的收集、整理、保管工作，没有任何能让工作人员受到激励的机制，操作过程还要受到条例规章的严格限制，时间一长，会让人们失去热情与动力。

1.2.2缺乏有效的激励机制

建立有效的激励机制，是任何单位管理的核心，除了一些物质、经济上的奖励，还有个人发展的激励。有效的激励机制，能极大促进员工的工作积极性，提高工作效率，并发挥员工在工作上的创造力。但由于许多单位对档案管理缺乏重视，专项经费不足，对档案管理人员缺乏必要的定期培训，导致工作人员的业务知识长时间得不到更新，自己也缺乏主动学习的热情，在工作上得过且过；绩效考核上未能建立科学合理的标准，就更加难以激发工作人员在档案管理上的积极性。而且，长期处于封闭的工作环境中，人与人之间缺乏交流，会明显影响工作人员的情绪，给心理上带来一定压力，使得工作人员丧失认同感与归属感。

1.2.3对新的工作职能难以适应

随着社会信息化的发展，许多单位的档案管理建立起相应的信息平台，需要档案管理者门在对本身业务知识精通的情况下，还有熟悉计算机操作，熟练使用网络，以达到现代化社会对档案信息化的要求。同时，档案管理工作也逐渐向“服务型”转变，逐渐走向开放的工作模式，对档案服务的要求越来越高，档案工作者的工作职能也逐渐发生了转变，需要兼顾导航信息、提供档案、帮助查询服务、建立信息化档案库等多种职能，这些转变都对工作人员的业务素质、综合能力、心理适应能力等提出了较高要求。若工作者们适应不了这些要求与工作职能上的变化，也可能会因此引发各种工作相关的心理问题，直接影响工作效率。

2管理心理学在档案管理中的重要性

2.1有利于加强思想教育，调动工作积极性

档案部门负责人应加强对管理心理学的学习，帮助其掌握下属工作人员的心理变化规律，分析他们的心理现状及产生原因，从心理学的角度寻找解决办法，分析他们的思想、行为转变的特点，让思想教育工作开展得更有针对性，获得更好的效果。重视工作人员在物质与精神上的需求，在可能的合理的范围内，对其需求尽量满足，让工作人员感到自己能得到上级的重视，感到自己的工作与在工作中的付出是有意义的，是被单位所需要的，从而找到认同感。在这种被充分认同的感觉影响下，会让工作人员在工作中更有活力，更有激情，甚至会想到积极主动的开展工作，主动去发现工作中存在的问题，主动寻找更好的解决方法，不仅极大提高工作效率，而且会让整个部门脱离以往的倦怠、拖沓的工作作风，面貌一新。

2.2有利于整合人力资源，加强人才队伍建设

在充分而深入的学习管理心理学后，部门负责人可以运用心理学的理论与方法，对下属工作人员不同的心理需求、工作特长、性格特点、行为动机等进行分析，在具体工作分配上能选择更加适合的人去做，尽可能做到物尽其责，人尽其用，有助于人力资源的充分整合。同时，经过对管理心理学各种理论方法的掌握，负责人可以通过对工作人员的特点分析，对其优缺点了解的更为充分、深入，对他们适合什么、不适合什么了解的更全面，在开展专业技能培训时，能更有针对性的安排人员参加，让人员在自己欠缺的项目上加强培训，从而让下属工作人员得到更全面的个人发展，综合素质得以明显提高，整个档案管理部门的人才队伍建设更为有力。

3管理心理学在档案管理中的应用策略

3.1突出人本主义的管理理念

档案管理工作，需要由人去展开并落实，所以，加强档案管理，尤其从管理心里学的角度去加强档案管理工作，说到底，即是需要加强对管理人员的管理工作。每名工作人员都有自己独特的个性，有不同的心理需求和物质需要，对自己的个人发展要求也不同。管理，是建立在人的基础之上的，部门负责人应仔细分析下属每一名工作人员的特点，因势利导，因地制宜的开展管理。只有当工作人员们感觉到自己被重视了、被关心了，才会以更大的热情回报单位。所以，单位需要建立科学、合理的激励机制，根据档案工作的特点制定相应的绩效考核标准，及合理的奖惩措施，以最大化激发人员的工作积极性。

部门负责人需不断更新工作方法，也可以考虑开展针对档案管理方面的各项活动，如知识竞赛、技能竞赛等，一方面设立相应奖项，调动人员的参与积极性，为枯燥的工作注入活力，另一方面，借着竞赛之名，可以加强工作人员对本专业知识技能的钻研力度。单位需要加大对档案管理部门的经费投入，定期开展相关人员知识、技能培训，以及计算机网络知识、应用的培训，让工作人员不断接受新的管理理念，获得个人素质的提高，并在晋升、调职等个人发展上设立有效机制，进一步提高人员积极向上的工作斗志。

3.2培养团队精神

团队精神，在每一个单位、每一个部门都不可缺少的，是将部门或单位内部所有人员凝聚在一起的“粘合剂”，能让整个单位或部门的人员心往一处想，劲往一处使，齐心协力干好工作，为达到单位或部门不同阶段的目标而奋斗。因此，部门管理人员在平时工作中，需多强化组织意识，培养团队精神，促进下属工作人员之间的彼此信任、彼此依赖、互帮互助的关系，培养他们拥有共同的价值观，以及为本部门发展而奋勇前进的精神。在具体管理中，可适当创造宽松的工作氛围，多鼓励，少责骂，帮助人员正确认识自我，突出情感化的管理特色。

4小结

总之，管理心理学能有利于加强思想教育，调动人员工作积极性，整合人力资源，加强人才队伍建设，在档案管理上发挥极为重要的作用。单位及部门负责人需要充分运用管理心理学知识、方法，认真分析下属工作人员的心理问题与原因，有针对性的提出解决办法，提高整个部门的凝聚力，以及提高档案管理工作效率。

参考文献：

[1]王云伟.孙卫克.管理心理学在卫生监督体制改革中的应用探讨[J].卫生软科学，2002，16，（2）：31-33.

[2]戴翠萍，张玲.管理心理学在高校档案管理中的应用[J].社会科学论坛，2005（12）：106-108.

[3]张海萍.档案就是历史人生就是档案--21世纪档案管理心理学的思考[J].山东档案，2008，（5）：58-59.

[4]戴喜梅.管理心理学在档案管理中的应用[J].河南理工大学学报（社会科学版），2009（03）.

[5]李輝，鄢淇.将管理心理学引入档案管理工作的思考[J].兰台世界，2009，（02）：12-13.

[6]张巍.试论管理心理学在档案管理工作中的应用[J].时代教育（教育教学版），2012，（15）.

[7]孙啸天.浅议管理心理学在档案管理中的优势作用[J].办公室业务，2014，（19）：85.