提高高职院校秘书职业素养的探索与实践

陈金苗　刘惠玲　邓秀芬　何标

摘要：随着时代的发展，社会对高职院校的重视程度越来越高，领导的综合素质不断提升，对秘书人员的素质要求更加严格。秘书是协助领导办理日常事务，服务领导，起到承上启下、信息督查和参谋助手的作用。因此，对秘书的职业素养要求很高，其岗位工作的综合性、重要性和专业性较强。作为一个重要的角色，应不断学习，需要具备良好的心态，敏锐的观察力，扎实的文书功底，较强的口头表达能力，综合协调能力和服务全局的工作态度。根据自身多年在高职院校的秘书工作经验，以广州华商职业学院为例浅谈提高高职院校秘书职业素养的探素与实践。

关键词：高职院校 秘书 职业素养 实践

一、秘书职业素养的重要性

职业素养是指在职业过程中的综合表现，包含职业技能、职业精神、职业道德、职业作风、职业行为和职业意识等方面。本文主要从秘书的职业能力、职业形象和职业心理等方面进行论述。秘书人员的工作需要有细心、耐心和恒心，随着各项工作的规范，综合性、专业性也越来越强。高职院校秘书人员必须具备扎实的文书功底、严谨细致的工作作风和埋头苦干的拼搏精神，才能有条不紊地开展此项工作。秘书的职业素养是在长期的学习和工作实践以及生活磨练中积累形成的，作为直接为领导服务的工作人员，对秘书人员的职业观念和职业素养有更高的要求。因此，研究秘书职业观念和素质问题有着重要的意义。

二、高职院校秘书职业素养的现状

秘书工作繁琐，大多数秘书专业不对口，工作不上心，上班迟到、早退现象明显，思想态度不端正。高职院校秘书人员需要较强的责任心和服务意识，特别是民办高职院校工作压力大、任务重，秘书工作千头万绪，涉及广泛。秘书工作不仅要处理锁碎的事情，还要处理好人际关系，要有轻重缓急意识，但是只要掌握了工作的规律，切实运用时间管理，才能做到忙而不乱。

（一）秘书“办文”、“办事”效率有待提高。高职院校秘书作风不扎实，得过且过，不敏捷，没有文书功底，对文书工作程序不熟悉，业务知识和操作技能欠佳。没有具备“办事”素养和自我管理能力、工作积极主动和保密意识等。秘书不善于处理人际关系，对同事、领导的沟通交流方式有待提高，没能有效地协调工作，影响秘书工作的完成。高职院校的秘书要使自身成为最有竞争力的秘书人才，关键要具备扎实、深厚的专业知识和娴熟的业务技能，其中“办文”能力是必备的职业素养。

（二）秘书“办会”意识不强。秘书人员做好“办会”工作，有利于改进机关工作作风，提高会议效率。作为高职院校秘书，无论是正式会议还是非正式会议，都应该做好会前准备，会中跟进和会后总结。高职院校的秘书缺乏处理会中突发事件的能力，没有应对预案和措施的意识。会议结束并不意味着会务工作的完成，高职院校秘书人员对送别参会人员，安排接送人员，安顿暂留人员的服务意识不强。对处理会议和善后工作不细致，不稳妥。秘书对筹备、组织和保障会务工作能力有待提高。

（三）秘书缺乏交际的艺术技巧。赞美是真诚的、健康的、发自内心的。既可以给对方带来快乐，赢得对方的好感，有利于做好秘书工作。高职院校秘书通常没有认真倾听他人讲话，作为秘书人员倾听他人的情感和态度，既体现你的涵养，又表示你对他人的关心，任何人都需要倾听对象。“己所不欲，勿施于人。”成功的高职院校秘书是善于听取对方的言论，善于理解对方的意见和意图，站在对方的立场上考虑问题，为对方着想，给组织和个人带来稳定的、长远的利益。在人际交往中，秘书人员缺乏应变能力。因为交际活动要去适应变化的情境，缓和气氛，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈的话题，模糊地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。

三、提高秘书职业素养的能力

（一）培养秘书的职业素养，提高业务能力。作为一名高职院校的秘书，应该锻炼和培养自己独立思考的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。秘书人员应是足智多谋，善于谋划。秘书人员成为综合性人才，既有过硬的专业知识，又要有广博的知识面。这些在无形中会散发出独特的魅力，有助于人际关系、工作能力的提升。在领导决策前，秘书人员需要通过与各部门沟通，了解各部门情况信息，为领导决策提供信息咨詢。在领导作出决定后，应跟踪执行情况及时反馈。这些都需要秘书人员具备较强的组织协调能力，与各部门保持良好的关系。

（二）保持积极健康的心态，正确认识秘书的职业。秘书需要具备坚韧的意志，从容淡定的心态。把旺盛精力和聪明才智用到钻研业务和提高工作能力上。秘书如果没有良好的心理素养，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的高职院校秘书人员，应学会保持良好的心态，坚定信心和意志，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观的心态。

（三）坚持对领导忠诚的态度，树立秘书职业形象。高职院校秘书具有上传下达，协调沟通，增加组织凝聚力，树立良好的形象，坚持TPO原则。俗话说“干一行，爱一行”，秘书保持对工作的认真和热情，高职院校秘书尤其要有这种工作态度，秘书对领导不能表里不一，言不由衷。秘书须忠实地履行岗位职责，要亲自执行，不推诿，不拒绝；遵守工作时间，不做任何与本职工作不一致的事物，不利用职务之便为自己捞取好处。秘书是领导的得力助手，要知密不泄密，要守口如瓶，尊重领导的个人隐私。

结语：综上所述，秘书工作人员需要较强的业务能力和组织协调能力，善于处理日常事务，具备较强的变通性和灵活性。要忠于职守，服从领导，更要谦虚谨慎，总之一句话：低调做人，高调做事。秘书工作时间长、任务重，对秘书来说更是一种考验。高职院校秘书要具备以上的意识，才能真正适应办公室工作，才能在秘书岗位上游刃有余，职业素养是相辅相成，缺一不可的。高职院校对秘书人员提出了更高的要求，只有不断地加强自身的职业道德素养、业务素养和心理素养，才能克服思想上的偏差，才能在本职岗位上取得更大的成绩。