企业文书档案管理滞后性探讨

2018-11-25中铝宁夏能源集团有限公司徐冬梅

办公室业务 2018年24期

文/中铝宁夏能源集团有限公司徐冬梅

对于企业发展而言，文书档案管理工作显得十分关键，它既是对企业发展历程的有效记录，同时也可以为企业今后发展规划提供有效指导。在企业的经营管理过程中，会涉及到诸多的档案材料，这些都是企业发展的重要信息资源，一旦丢失和损坏，必将极大地影响自身的生产和经营水平，所以提高文书档案管理质量和效率就显得十分重要，相关领导需要给予高度重视。

一、企业文书档案管理特点分析

相对比其它类型的档案，企业文书档案具有以下几方面特点：第一，文书档案是企业各项生产和经营活动的有效记录，它记录了企业的整个发展历程，可为企业后续发展战略的制定提供科学依据。第二，文书档案是企业档案管理工作开展的基础，只有对其进行有效收集和整理后，才会完善不同类型的企业档案。第三，文书档案与其它类型的档案并不是相互独立的，二者之间有着密切的联系，它们是立档单位全宗的重要组成部分，共同组成企业的全宗档案。

二、企业文书档案管理滞后性研究

现阶段，大部分企业的文书档案，在制度化和规范化方面存在严重的滞后性。

（一）档案收集的滞后性。文书档案收集存在严重的滞后性：第一，文书档案收集作为企业档案管理工作开展的基础和前提，对于后续资源集中化管理有着重要的影响。但是由于企业文书档案涉及内容广泛，较为分散，给收集工作带来困难，造成档案材料收集不齐全、不完整。第二，企业各个部门对于文书档案的积累要求和重视程度不同，这在一定程度上影响了文书档案的收集效率和质量，使其出现严重的滞后性。

（二）档案开发利用的滞后性。文书档案收集是档案管理工作的前提，而文书档案的开发利用是档案管理的最终目标，同时也是核心所在。目前，大部分企业并没有意识到文书档案开发利用的重要性，一些文书档案长期闲置在档案室内，得不到很好的开发和利用，使其失去了固有的价值和存在意义。还有一些企业虽然重视文书档案的开发利用，也建立了相应的档案管理信息软件，但是由于软件开发深度不够，使得系统检索与纸质档案无法实现有效衔接，同样无法满足全文检索的新要求。

三、企业文书档案管理出现滞后性的原因

（一）管理意识相对薄弱。现阶段，大部分企业在档案管理方面投入人力、技术、设备相对较少，加之文书档案整理工作相对枯燥和繁琐，档案人员积极性不高，管理意识薄弱，导致文书档案管理形式化较为严重，最终出现严重的滞后性。

（二）档案管理制度不规范。企业文书档案管理工作的开展离不开制度的指导和制约，这是档案管理工作开展的重要保障。目前很多企业档案管理制度与实际脱轨，档案管理制度中没有明确反馈和考核，岗位职责划分不清晰，制度形同虚设，无法发挥出实质性作用。

（三）缺乏软硬件配置。软硬件方面的投入是确保文书档案有效开展的关键，一旦投入力度不够或者配置水平较低，会极大地影响后续的管理水平。目前大部分企业对档案硬件的配置都没有给予足够重视，甚至有些企业没有专门的档案储存场所，文书档案散失严重，管理极度混乱；在软件方面，由于配置的档案管理信息软件开发深度不够，限制了档案资源的开发利用。

（四）档案队伍建设存在问题。由于企业机构改革，档案管理队伍出现严重不稳定性，这极大地限制了档案管理效率和水平的提升。另外，随着档案信息化建设水平的不断提升，一些经验丰富的档案管理人员，信息化能力却严重不足，无法适应档案信息化管理的新需求。

四、企业文书档案管理滞后性的应对措施

（一）加强档案的重视力度。企业的重视对于文书档案管理水平的提升有着十分重要的作用：第一，企业应加强人才、技术和设备等方面的投入力度，为后续文书档案管理工作的高效开展奠定坚实的物质基础。第二，要提高档案人才队伍的建设，不断提高档案人员的专业理论知识和信息化能力，确保档案管理工作的有效开展，从而促进企业自身的进一步发展。

（二）加强档案管理意识。企业应在内部开展广泛的、多种形式的档案宣传和教育工作，普及档案管理相关知识，提高企业员工对档案管理的了解、认识和支持程度，为企业文书档案管理工作营造健康、有序的环境，促进企业文书档案管理各项工作的顺利开展。

（三）完善档案管理制度。制度建设对于文书档案管理水平的提升有着重要作用，为了确保制度建设的有效性，企业应根据实际情况，结合档案管理的需求，制定相关的制度和标准，为文书档案管理工作的高效开展提供制度指导。另外，文书档案管理制度和标准的建立应严格把控细节，同时明确考核与反馈相关问题，最终确保文书档案管理发挥出实质性价值。