对新时期科研院所办公室文秘工作的思考

2018-11-25中国石油勘探开发研究院办公室党委办公室王影

办公室业务 2018年24期

文/中国石油勘探开发研究院办公室（党委办公室）王影

文秘的主要职责多为辅助管理、综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。科研单位以从事某行业、领域的科学研究为主要任务，因此，科研单位办公室文秘主要是直接为领导、主管部门或本单位科研人员提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。其主要职责包括协助领导处理日常事务，承担重要会议及活动的筹备、组织与服务；撰写决策文件、领导讲话、汇报多媒体及工作总结等文字材料；管理公文流转及印章；及时传达领导的决策、意见，并收集反馈各单位的意见建议；完成上级部门及领导交办的临时性事务等。办公室文秘发挥着以文辅政的重要作用，是其他岗位人员难以替代的，需要有一定的基本能力。

一、科研院所办公室文秘工作的特点

（一）业务领域广泛，专业性强。科研院所主要以某领域核心研究为主要任务，领导多以技术型、学术型为主，其议事决策、办公会议、科研汇报等都具有很强的专业性。这就要求文秘人员特别是从事文字工作的文秘人员除了基本公文基础以外，要有一定的所在单位科研专业知识。

（二）人员配备少，工作量大。与政府部门不同，科研院所领导一般很少配备专职秘书，基本模式是办公室文秘人员统一服务于多位领导。虽然有相对的工作分工，但文秘事务繁杂且兼顾多项工作，一定程度上降低了工作效率。且科研工作的特殊性使得科研院所文秘人员加班常态化，工作质量也大打折扣。

（三）涉及核心技术和机密，保密性强。科研单位大多涉及该领域的核心技术、前沿技术，其数据、图件、报告等都有不同级别的保密要求，对文秘人员也有专门的保密要求，在材料组织过程中要严守保密红线。

二、科研院所办公室文秘基本能力探讨

（一）办事能力。办公室文秘工作事务性强，需要根据不同要求完成领导交办的任务。办事能力是多种能力的合力，是一种综合能力。首先要有理解领悟能力，能够快速、全面地领悟交办者的意图，避免延误工作甚至把事情办砸；其次要有分析应变能力，根据不同事件、不同人物的特殊性，综合分析，在诸多事件中梳理思路，明确主次缓急，并根据实情灵活变通，有条有理地分别办好。

（二）交际与表达能力。办公室文秘作为沟通上下的枢纽部门，每天都要接触不同的人群，要善于沟通交际，才能起到桥梁纽带作用。美国教育学家卡耐基经调查后指出，一个人的成功85%要靠他的人际关系和处世技巧。善于语言表达，才能做好上传下达、总结汇报、组织接待等工作；善于文字表达，才能及时、快速完成会议纪要、汇报多媒体、领导讲话稿等材料。与人打交道，要和善有礼貌，言谈举止礼节修养是必备条件，还要善于思考，勤于积累，做好调查。

（三）速记与操作能力。文秘工作者经常要撰写会议记录与纪要，因此需掌握现代化的书写技术。运用辅助记录方法快速、准确、高效地记录语言信息，能够弥补录音机（笔）的缺陷，在科研院所会议记录及一些特殊接待场合、保密会议等工作中经常用到。同时，还要熟练掌握并应用办公自动化软件及设备。

（四）专业学习能力。如前所述，科研院所办公室文秘对专业性要求更高，这就要求文秘具有一定的专业学习能力。仅仅具备职业秘书的素养是远远不够的，即使是从科研专业转岗的文秘人员，也要不断学习其他领域的专业知识。首先要了解单位主要研究方向，主要领导的业务方向，通过科研生产例会、科研汇报、科技讲座等途径不断积累和掌握行业和单位的科研动态、最新成果等，不断加深专业深度，延展专业广度，才能在起草工作报告时根据不同的业务板块进行梳理、总结、提炼，不至于不得要领；同时也避免在会议记录时面对专业词汇无所适从；避免在传达领导意见时词不达意。

三、做好科研院所办公室文秘的策略思考

（一）恪守职业道德，严守保密底线。现阶段我国职业道德最基本的要求是爱岗敬业。作为文秘，经常会接触不同层面的领导，参加各类会议，整理各种学术报告，接触到单位的核心业务和专业机密，不断与不同的人打交道、出入不同的场合，这就要求文秘人员时刻注意加强保密意识，随时保持警惕，做到不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不该写的不写，杜绝有意泄密，避免过失泄密，这是文秘人员最基本的职业道德底线。

（二）加强业务学习，提高综合素质。文秘工作事务繁杂，工作量大，又处于关键重要岗位，是领导与各部门甚至对外的工作桥梁，言行文辞都会影响单位的形象，文秘人员应不断学习积累，提高自己的综合素质。作为政治性、政策性都强的岗位，首先要提高政治素质，要不断学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，不断提高政治坚定性、敏锐性，学会运用辩证唯物主义思想思考和解决问题，做一个政治素质过硬，紧跟时代潮流的人。其次要提高业务素质，加强学习培训，根据业务要求和工作侧重不断学习，提升文字综合、政策研究、事务管理等业务能力，同时还要不断学习科研领域的基础知识和前沿技术，更好发挥参谋作用。

（三）加强身心锻炼，锤炼坚韧品质。身体是革命的本钱。秘书岗位的从属性、服务性、繁琐性、艰苦性对文秘人员的工作有较强影响，临时加班开会、通宵赶文字报告可以说是家常便饭，这不仅要求秘书人员要有良好的身体状态，还要有积极面对工作强度的良好心态。业余时间加强体育锻炼，培养一项体育爱好，在锻炼身体的同时也能放松和调整心态，以便以更加充沛的精力和体力投入下一步工作中。文秘工作有时候是干在前面，吃在后面，夹在领导和同事之间难免会有心理不平衡的时候，这就要求文秘人员培养豁达的胸怀，树立正确的服务意识，端正态度，锤炼品格，把自己摆在学习者、服务者的位置，完成好本职工作，不断提升个人品质。

（四）抓好细节落实，提升服务质量。细节决定成败，文字工作要做到精益求精，服务工作要做到细致入微，程序组织要规范有序，在领导身边工作更要时刻谨记一个“细”字，否则工作中的马虎大意将造成无法弥补的错误。比如组织会议、接待等日常事务，对每一项工作的时间、地点、人员等都要仔细梳理，急事急办，特事特办，避免因事务繁杂出现纰漏。培养好的工作习惯，注重细节落实，规范严谨，提高效率，提升服务质量。

（五）提升创新意识，激发思想活力。创新是引领发展的第一动力，科研单位更要注重创新创效。作为科研院所办公室文秘人员，要用做科研的态度去做好科研生产服务。文秘工作的创新，并不是闭门造车，而是对以往工作中的传统和经验“扬弃”的过程，继承好的经验和做法并不断向更加完善、高效的方向发展。这就要求文秘人员在工作中勇于解放思想，勇于探索，敢于运用新思路、新方法、新举措，推陈出新，适应新时代高速发展的要求，激发思想活力，创造生动活泼的工作新气象。